Innovation & Technologie

Doxis4-Innovationen, die Ihr Unternehmen 2020 voranbringen

| Bärbel Heuser-Roth

Sie sind es satt, mit veralteter Technik umständlich Vorgänge abzuarbeiten? Sie möchten endlich Ihre tägliche Arbeit effizienter gestalten und reibungsloser mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern zusammenarbeiten? Dann sollten Sie die Informationen in Ihrem Unternehmen nahtlos mit Ihren Prozessen vernetzen. Lassen Sie Inhalte automatisch mit intelligenten Verfahren erschließen und überall dort bereitstellen, wo sie gebraucht werden – egal in welchem Anwendungssystem sie liegen. Doxis4 macht genau das: Es erleichtert Knowledge Workern das Leben 2020 mit vielen neuen Funktionen– ob on-premises, hybrid oder komplett in der Cloud.

Ein besonderer Fokus liegt in diesem Jahr auf systemübergreifendem Informationsmanagement, das u.a. intelligente Verfahren für eine automatisierte Inhaltsanalyse einsetzt, um Anwender noch mehr zu entlasten. Neuerungen, die dieses Ziel unterstützen, sind u.a. Enterprise Search und neue Konnektoren für eine bessere Interoperabilität von IT-Systemen mit Doxis4, z.B. für Microsoft Teams. Dazu integriert SER immer mehr intelligente Verfahren in Doxis4-Plattform und -Services. Für die Umsetzung Ihrer ECM-Projekte bieten Ihnen neue SaaS- und Managed Services-Angebote alle Freiheiten, um on-premises-Installationen zu ergänzen oder sukzessive in die Cloud zu verlagern.

Agiert selbstständig: AutoML

Wahre Wunderdinge werden vom Einsatz intelligenter Verfahren (KI) in der Unternehmens-IT erwartet: autonome Prozesssteuerung, automatische Analyse und Bereitstellung von Informationen aller Art etc. Das Potenzial dieser Technologien ist sicherlich vorhanden. Und eingesetzt zur „Cognitive Document Automation“ können sie Geschäftsprozesse eigenständig mit relevanten Informationen anreichern. Aber zur Umsetzung konkreter Projekte ist eine Menge Erfahrung und KI-Know-how nötig, z.B. von hochspezialisierten Data Scientists. Sie müssen in der Lage sein, für jeden Anwendungsfall das passende Verfahren zu identifizieren, entsprechende Systeme aufzusetzen und sie sinnvoll zu trainieren.

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Sie können den Weg zu einem intelligenten Informationsmanagement in Ihrem Unternehmen verkürzen und Ihre Data Scientists entlasten, wenn Sie zur Verarbeitung der Informationsbestände eine Content Services-Plattform einsetzen. Jedenfalls dann, wenn diese Plattform KI-Technologien in „intelligenten“ Services quasi schon mit an Bord hat. SER integriert sukzessive Machine Learning-Algorithmen direkt in die Doxis4-Plattform und verfolgt dabei (auch) einen „AutoML“ Ansatz. Dieser automatisiert die Entscheidung, welcher Algorithmus für welchen Anwendungsfall geeignet ist und welche Features überhaupt gelernt werden sollen. Ein Anwendungsfall ist z.B. das Erkennen von Ähnlichkeiten in Texten, um Dokumente mit vergleichbaren Inhalten zu finden. Ein erstes Release der Doxis4-Plattform mit integrierten AutoML-Fähigkeiten wird im Lauf des Jahres veröffentlicht.

Für spezialisierte Anwendungen wie die Post- und die Rechnungseingangsverarbeitung hat SER den Doxis4 Classification & Extraction Service mit vorkonfigurierten Templates ausgestattet, mit denen in der Praxis schnell entsprechende Projekte realisiert werden können. Darüber hinaus lassen sich mit diesem Cognitive Service viele weitere Szenarien mit automatisierter Erschließung von Informationen abbilden. Mit der Learning Information Extraction beispielsweise werden unstrukturierte Dokumente automatisch analysiert und gewünschte Inhalte ausgelesen. So können z.B. Verträge automatisch nach bestimmten Klauseln durchsucht und im Vertragstext enthaltene Angaben zu den Vertragspartnern ausgelesen werden. Der Doxis4 Classification & Extraction Service wird ebenfalls in diesem Jahr weiter ausgebaut.

Doxis4 als „Information Hub“

Datenbanken, Server, Microsoft SharePoint, Fileverzeichnisse – Informationen liegen in Unternehmen in zahlreichen Quellen – meist isoliert und schwer auffindbar. Geschäftsprozesse enden aber nicht an Systemgrenzen, ganz im Gegenteil. Für einen Vorgang werden oft Informationen aus verschiedenen Anwendungen und Abteilungen benötigt. Kundenbezogene Informationen finden sich z.B. im CRM, in den E-Mail-Postfächern von Vertriebs- und Service-Mitarbeitern, in der Buchhaltung und evtl. auch in der Rechtsabteilung. Wenn Sie dann in jedem einzelnen System jeder Abteilung nach den benötigten Inhalten suchen oder erst Kollegen darum bitten müssen, kostet Sie das eine Menge Zeit – Zeit, die Sie sinnvoller verbringen könnten.

Um Ihnen diese Mühe zu ersparen, erweitert SER in diesem Jahr die Suchmethoden in Doxis4 für den Umgang mit verteilten Inhalten und Informationen. Als eine Art „Information Hub“ sucht Doxis4 system- und abteilungsübergreifend, im Unternehmen oder auch über Unternehmensgrenzen hinaus nach gewünschten Inhalten. Der Vorteil gegenüber reinen Search Engines: Mit Doxis4 können Sie gesuchte Inhalte nicht nur finden und öffnen. „Search to Action“ mit Doxis4 bedeutet, dass Sie im Anschluss an die Suche noch viele weitere Aktionen durchführen können, beispielsweise Workflows starten, externe Inhalte in Akten zusammenstellen, Inhalte kommentieren, Metadaten ergänzen und schließlich die Inhalte bei Bedarf selbst nach Doxis4 überführen und so revisionssicher ablegen.

Als zentralen Einstieg in die unternehmensweite Suche können Sie auch die sogenannte Federated Search verwenden. Damit suchen Sie übergreifend (föderiert) nach Inhalten in anderen Systemen, ohne dass diese externen Quellen zunächst in einen gemeinsamen Volltextindex aufgenommen wurden. Dies ist vor allem für „Line of Business“ (LoB)-Systeme relevant, wenn Sie z.B. strukturierte SAP-Daten dynamisch in elektronischen Akten anzeigen lassen möchten.

Vorkonfigurierte Lösungen & Integrationen

Es liegt auf der Hand: Sie starten schneller in die tägliche Arbeit mit elektronischen Akten oder Freigabe-Workflows, wenn Sie dafür vorkonfigurierte Lösungen oder Lösungsvorlagen verwenden. Das Grundgerüst einer Standardlösung ist in den meisten Anwendungsfällen gleich, Sie passen es nur noch an Ihre individuellen Anforderungen an. Eine der ersten neuen Doxis4-Lösungen wird eine einfache elektronische Akte sein, die sich auf der Doxis4-Plattform schnell implementieren lässt. Je nach Abteilung ergänzen Sie z.B. noch einige spezielle Aktenregister – fertig! Innerhalb kurzer Zeit können Sie Ihre Aktenlösung produktiv nutzen. In den kommenden Monaten wird SER weitere solcher Lösungen entwickeln und bereitstellen. „Doxis4-Neueinsteiger“ gehen damit schneller und mit minimalem Aufwand mit Projekten produktiv.

Auch die Integration von Doxis4 mit ERP-, CRM- und Collaboration-Systemen treibt SER kontinuierlich voran. Lösungen zur Integration von SAP inkl. SAP Fiori und Salesforce stehen schon zur Verfügung, die Microsoft Teams-Integration folgt 2020.

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Das Mittel gegen E-Mail-Chaos

Totgesagte leben bekanntlich länger. Das gilt nicht nur für die E-Mail, sondern auch für das E-Mail-Chaos. Vereinbarungen mit Geschäftspartnern verschwinden nach wie vor in persönlichen Postfächern, wichtige E-Mails gehen in der Fülle neuer Posteingänge unter usw. usf. Die E-Mail als elektronischer Geschäftsbrief hat weder an Bedeutung verloren, noch ist das in absehbarer Zeit zu erwarten. Und so bleibt es für Unternehmen eine wichtige Aufgabe, E-Mails möglichst automatisiert dem jeweils dazugehörenden Geschäftskontext zuzuordnen, damit die digitale Korrespondenz anschließenden Geschäftsprozessen auch zur Verfügung steht.

Mit Intelligent Context Control (ICC) integriert SER eine smarte Funktionalität in Doxis4 SmartOutlook Plus, die E-Mails als Geschäftsdokumente behandelt und im dazugehörenden Kontext verwaltet. Sie macht dem Benutzer in Microsoft Outlook Vorschläge zur Ablage von Mails in den dazugehörigen Geschäftskontext und verhindert die Mehrfachablage von E-Mails. Die Lösung erscheint 2020 in einer vollständig überarbeiteten Version.

Flexibel: on-premises, hybrid oder in der Cloud

Die Zeit für reine on-premises Installationen neigt sich auch beim Enterprise Content Management dem Ende zu. Für immer mehr Unternehmen überwiegt der Gewinn an Flexibilität die Bedenken gegenüber Cloud-Lösungen. Sicher spielt auch immer öfter der Wunsch eine Rolle, schneller innovative Technologien nutzen zu können, ohne selbst Know-how, Personal und Infrastruktur dafür aufbauen zu müssen. Neue Angebote für unterschiedliche Szenarien geben SER-Kunden beim Deployment der Doxis4-Lösungen die größtmögliche Freiheit und Flexibilität.

Doxis4 safeLock-as-a-Service ist eine Cloud-Speicherlösung, die sich besonders als sekundärer Dokumentenspeicher (Backup) für eine Doxis4 on-premises Installation eignet. In der Überzeugung, dass On-premise- und Cloud-Angebote in Zukunft koexistieren werden, entwickelt SER Doxis4 so weiter, dass on-premises und Cloud Deployments mit derselben Architektur umgesetzt werden können. Zum Einsatz kommt, was das Geschäftsmodell eines Kunden am besten unterstützt: Doxis4 on-premises im Unternehmen oder im eigenen Rechenzentrum bzw. einer Private Cloud; Doxis4 als komplette Saas-Lösung, oder im hybriden Einsatz. In hybriden Szenarien können Unternehmen ihre On-premises-Installation mit SaaS-Angeboten ergänzen. Es können sogar – als Ergänzung zur eigenen Inhouse-Lösung – einzelne Managed Services einfach hinzugebucht werden, z.B. für die Klassifikation von Dokumenten oder für die Umwandlung in andere Formate (Rendition). Die Doxis4-Cloud-Angebote werden weiter ausgebaut.

Mit seinen intelligenten Innovationen unterstützt Doxis4 Sie 2020 dabei, Ihre Informationen noch besser mit Ihren Prozessen zu vernetzen und Ihre Informationsinfrastruktur flexibel an Ihre Geschäftsmodelle anzupassen – ob on-premises, hybrid oder komplett in der Cloud. Damit bringt Doxis4 Sie bei der digitalen Transformation entscheidend voran und schafft die Voraussetzung, dass Sie auch in Zukunft wettbewerbsfähig bleiben!

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Bärbel Heuser-Roth

Bärbel Heuser-Roth beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Informationslogistik, Prozessmanagement und Compliance-Themen sowie den Einsatzmöglichkeiten intelligenter Verfahren zur automatisierten Erschließung von Informationen. Dazu gehören auch die Untersuchung und Dokumentation verschiedenster Enterprise Content Management-Projekte in Unternehmen und Organisationen.

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