Customer Storys & Lösungen

ECM & BPM bei Neways Electronics Riesa

| Bärbel Heuser-Roth

Neways Electronics Riesa (ehemals BuS Elektronik) fertigt Leiterplatten und elektronische Baugruppen nach Maß. Bei Änderungswünschen seiner Kunden passt der Elektronik-Dienstleister die Produktion flexibel an. Mit Doxis4 erhalten die Produktionsmitarbeiter alle änderungsrelevanten Unterlagen ohne Verzögerungen: Digitale Fertigungsakten und Workflow-gesteuerte Änderungs- und Dokumentationsprozesse unterstützen Neways Riesa wirkungsvoll in der Arbeitsvorbereitung, Qualitätssicherung und Fertigung.

Komplexe Pläne für die Positionierung von Bauteilen auf einer Leiterplatte wurden bisher immer wieder kopiert und ausgedruckt. Feine Bauteilreferenzen und -polungen konnten die Mitarbeiter mit der Zeit so kaum noch erkennen. „Wir haben uns damit beholfen, komplexe Zeichnungen in einzelne Ausschnitte aufzuteilen, um alle Details genau erkennen zu können. Aber irgendwann ist das auf Papier nicht mehr machbar“, berichtet Falk Müller, Leiter der Arbeitsvorbereitung. Ablaufpläne, Bauanleitungen und Schaltpläne brauchten zudem viel Platz, das manuelle Einsortieren in Akten und die Verteilung in der Produktion kosteten wertvolle Zeit. Damit individuelle Kundenwünsche prompt umgesetzt werden können, müssen alle relevanten Fertigungsunterlagen jedoch aktuell und direkt zur Hand sein. Mit elektronischen Akten und digitalen Workflows ist das heute möglich.

Erprobtes Konzept – schnelle Umsetzung

Das ECM-System Doxis4 überzeugte Neways Riesa mit seiner modernen Bedienoberfläche, einer guten Usability und umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten. Auch die Mehrsprachigkeit der Software und die Aussicht, elektronische Akten auch in anderen Unternehmensbereichen einführen zu können, waren dem Unternehmen bei der System-Auswahl wichtig. Anfang 2015 fiel der Startschuss für das ECM-Projekt mit einer umfangreichen Bedarfsanalyse durch die ECM-Experten von SER. Im Frühjahr begann bereits die Testphase, darauf folgten die Einrichtung des Produktivsystems, die Schulung der Mitarbeiter und die Installation der Software in der Arbeitsvorbereitung und der Qualitätssicherung. Nach nur einem halben Jahr übernahm Neways Riesa das System in den produktiven Betrieb.

Informationen und Prozesse vereint

Digitale Dokumente und elektronische Fertigungsakten unterstützen bei Neways Riesa die Produktion und die Qualitätskontrolle. Doxis4 kombiniert dafür ECM und BPM auf einer Technologie-Plattform und verbindet so Informationen und Prozesse: Ablauf- und Stromlaufpläne, Stücklisten sowie Arbeitsanweisungen werden in elektronischen Fertigungsakten gespeichert und den Produktionsmitarbeitern direkt an ihren Arbeitsplätzen zur Verfügung gestellt, die dafür sukzessive mit PCs ausgestattet werden. Das Erstellen und Ändern der Dokumente durch die TAV-Abteilung (Technische Arbeitsvorbereitung) sowie die Prüfung und Freigabe durch die Qualitätssicherung und den TAV-Leiter werden durch Doxis4 über den gesamten Prozess gesteuert. Neue und aktualisierte Dokumente können damit ohne Zeitverlust direkt an die Produktion weitergegeben werden.

Vom Altbestand zum neuen Standard

Für rund 3.000 verschiedene Produkttypen werden derzeit Fertigungsakten in der Produktion von Neways Riesa benötigt. Seit der Einführung von Doxis4 wurden aus dem Papier-Altbestand bereits über 3.500 Dateien und mehr als 320 eAkten erstellt, weitere 800 neue eAkten kommen pro Jahr dazu. Für die Erstellung neuer Unterlagen nutzt das Unternehmen dabei einheitliche Standards: In Doxis4 sind Vorlagen hinterlegt, mit denen Dokumente nach einem gleichbleibenden Muster erstellt werden können. Fertigungsabläufe und -informationen für verschiedene Bereiche enthalten einen einheitlichen Dokumentenkopf mit der jeweiligen Baugruppenbezeichnung. In vorkonfigurierten Feldern sehen Mitarbeiter, welche weiteren Informationen nötig sind. Das hilft sowohl bei der vollständigen Erstellung als auch bei der schnellen Sichtung der Dokumente. Doxis4 erlaubt außerdem die Verknüpfung der Fertigungsakten mit Kundenunterlagen, z.B. Bestellungen oder E-Mails mit Änderungswünschen. Alle fertigungsrelevanten Dokumente sind damit im Kontext des Produktionsauftrags zusammengefasst und können mit den vielseitigen Recherchefunktionen von Doxis4 bequem durchsucht werden. Die Verbesserung gegenüber der langwierigen Suche in Papierplänen und -Unterlagen war sofort spürbar: „Das ist eine echte Arbeitserleichterung, wenn man bedenkt, dass manche Platinen mehrere tausend Bauteile enthalten können“, erklärt TAV-Mitarbeiter Christian Döring.

Schnelle Änderungen, perfekte Qualität

Die hauseigene Datenbank für Änderungsmitteilungen (ÄMI) ist bei Neways Riesa ein entscheidendes Tool zur Erstellung und Verwaltung von Änderungen an Baugruppen. Hier sind in Formblättern die Eckdaten der Änderungen mit ihrem Umfang, dem Gültigkeitsdatum, der betroffenen Baugruppe und der Benennung des dazugehörenden Betriebsauftrags beschrieben. Durch die Integration der ÄMI-Datenbank in Doxis4 werden Änderungsmitteilungen stundenaktuell auf dem digitalen Deckblatt der Fertigungsakte angezeigt. So kann Neways Riesa Änderungswünsche von Kunden noch während des bereits laufenden Betriebsauftrags berücksichtigen. Auch bei kurzfristigen Änderungen muss die Qualität ungebrochen stimmen. Doxis4 bietet daher eine Schnittstelle zum ERP-System von Neways Riesa. Dort hinterlegte Arbeitspläne können z.B. mit den Unterlagen der elektronischen Fertigungsakten direkt abgeglichen werden, um die korrekte Umsetzung aller Prozesse zu überprüfen und die hohe Qualität von Neways Riesa sicherzustellen.

Auf der Agenda: Unternehmensweites ECM

Neben der Arbeitsvorbereitung und der Fertigung will Neways Riesa Doxis4 auch in weiteren Bereichen einsetzen. Diese Möglichkeit wurde bereits bei der Software-Auswahl berücksichtigt, erklärt Falk Decker, Leiter der Datenverarbeitung: „Unser Ziel war von Anfang an, eine ECM-Lösung einzuführen, die nicht nur die Anforderungen der Fertigungsakte abdeckt, sondern auch offen für eine Ausweitung auf andere Unternehmensbereiche sowie Dokument- und Aktenarten ist.“ Neben digitalem Management von Verträgen, Lieferscheinen und Rechnungen wünscht sich das Unternehmen jetzt vor allem abteilungsübergreifend verfügbare elektronische Kundenakten. Damit wird die Angebotserstellung und Auftragsbearbeitung in Zukunft einfacher und Neways Riesa -Kunden erhalten noch besseren Service.

ProduktionElektronische Akten

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Bärbel Heuser-Roth

Bärbel Heuser-Roth beschäftigt sich seit vielen Jahren mit Informationslogistik, Prozessmanagement und Compliance-Themen sowie den Einsatzmöglichkeiten intelligenter Verfahren zur automatisierten Erschließung von Informationen. Dazu gehören auch die Untersuchung und Dokumentation verschiedenster Enterprise Content Management-Projekte in Unternehmen und Organisationen.

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