Customer Storys & Lösungen

Elektronisches Stadtarchiv & digitale Bürgerservices bei der Stadt Dresden

| Julia Pedak

42 Kilometer Akten mit 4.200 Urkunden, 123.000 Karten und Plänen, 517.000 Fotos und 45.000 Bibliotheksbeständen aus 800 Jahren: Dieser Schatz an Erinnerungen befand sich bis vor kurzem analog im Stadtarchiv Dresden, dem zweitgrößten Kommunalarchiv Deutschlands. Doch nicht nur Relikte vergangener Zeiten lagerten dort. Auch die Verwaltung bewahrte ihre Unterlagen hier auf – ausgedruckt in Papierordnern. Heute arbeiten Verwaltung und Archiv digital. So ermöglichen sie den Bürger*innen kontaktlose Services und können gesetzlichen Anforderungen zur Archivierung noch besser nachkommen.

Dresden

Papierlos Anträge stellen und Bescheide bekommen. Das ist für die Dresdner fast schon selbstverständlich. Die Stadtverwaltung ist bereits seit über 20 Jahren flächendeckend mit Hard- und Software ausgestattet, nutzt für den Schriftverkehr schon längst kein Papier mehr und setzt auf eine elektronische Verfahrensgestaltung. 2025 sollen schließlich alle Ämter mit elektronischen Akten und Bescheiden arbeiten. Was dem bisher im Wege stand, war das Papierarchiv der Stadt. Wie sollen hier digitale Unterlagen im Original aufbewahrt werden? Ihre Ausdrucke gelten als Kopie. Zehn Jahre alte CDs oder Disketten kann man schon heute kaum noch lesen. Die Stadt Dresden hat daher mit Doxis4 und der SER Group eine digitale Lösung für die Archivierung eingeführt – was sich bei den aktuell nötigen Kontaktbeschränkungen als echter Gewinn erweist.

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Dresdner Verwaltung läuft digital

Die letzte Hürde zur digitalen Verwaltung wurde mit der Digitalisierung des Dresdner Stadtarchivs aus dem Weg geräumt. Damit war Dresden auch die erste sächsische Kommune, die der gesetzlichen Pflicht zur Digitalisierung nachkommt. Zusammen mit SER brachten der Eigenbetrieb IT-Dienstleistungen und das Archiv der Stadt das Projekt ins Rollen. „Etwa die Hälfte der städtischen Ämter produziert mittlerweile elektronische Unterlagen“, so Stadtarchiv-Direktor Thomas Kübler. Das können per Software erstellte Entscheidungen über Bürgeranträge sein, Karten, Fotos, Audiomitschnitte von Sitzungen oder auch SMS-Nachrichten, mit denen ein Amtsleiter wichtige Anweisungen gibt. All das archiviert die Stadt jetzt mit der auf Doxis4 basierenden Archivlösung DiPs.kommunal. Damit erfüllt Dresden nicht nur gesetzliche Vorschriften, sondern bietet Bürger*innen modernsten Service: Entscheidungen werden digital viel schneller getroffen, Papierberge verschwinden und nicht zuletzt schont das digitale Arbeiten und Archivieren Umwelt und Stadtkasse.

Bei der Eröffnungsfeier im Mai 2019 betonte OB Hilbert den hohen Stellenwert, den die Digitalisierung für Dresden hat: „Ohne konsequente Digitalisierung unserer Verfahren sind flexible Angebote, wie sie Bürger*innen erwarten, nicht realisierbar. Und für unsere Mitarbeiter*innen ist die Digitalisierung ein Schritt in neue, moderne Arbeitswelten. Digitale Verwaltung eröffnet uns hier völlig neue Möglichkeiten.“

Von zu Hause ins Archiv

Elektronische Akten, Tonprotokolle, Pläne und andere digitale Zeugnisse der aktuellen Zeitgeschichte müssen kommunale Verwaltungen elektronisch aufbewahren und öffentlich zugänglich machen. Dafür stellt die Stadt Dresden ihren Bürger*innen das Archiv online unter dresden.de/stadtarchiv kostenfrei bereit. Sie können Unterlagen dort per Volltext ganz bequem zu Hause durchsuchen – ein Service, der schon vor dem Lockdown auf regen Zuspruch stieß. Die umfassenden Recherchemöglichkeiten waren ein Grund, warum die Landeshauptstadt Dresden dabei auf die Lösung der SER Group setzt. Aber auch das Thema Sicherheit spielt eine große Rolle. Denn Datenschutz, Urheberrecht, Schutz- und Aufbewahrungsfristen sowie archivgesetzliche Grundlagen dürfen nicht verletzt werden. Erst wenn all diese Punkte geprüft sind, stellt die Stadt Unterlagen online öffentlich bereit. Der Weg von der Entstehung bis zur Archivierung wird dabei lückenlos dokumentiert und die Daten sind als Sicherungskopie in einem weiteren geheimen Archiv gespiegelt. Für die wachsende Datenmenge plant Dresden 1,5 Terabyte Datenplatz pro Jahr ein – das auf Doxis4 basierende Archiv wächst dabei problemlos mit.

Langzeitarchivierung nach internationalem Standard

Bürger*innen erhalten über das digitale Archiv Zugang zu zahlreichen Zeugnissen der Zeitgeschichte, z.B. Originalmitschnitte von Rathausgesprächen, Pressekonferenzen und Stadtratssitzungen. So können sie einfach in die historischen Brennpunkte hineinhören – und das auch noch in den nächsten 100 Jahren. Denn nachträglich digitalisierte Archivalien wie z.B. Disketten, Videos oder Tonbänder werden in den Langzeitformaten WAVE, RF64 und MPEG-4 gesichert. Für Akten kommt PDF/A zum Einsatz. Damit entspricht die Archivierung den nationalen und internationalen Standards an ein Open Archival Information System (OAIS), zu denen die SER-Lösung konform ist.

Kommunenübergreifendes digitales Gedächtnis

Neben Dresden haben bereits Großstädte wie Köln, Mannheim und München ein derartiges Archiv zum Laufen gebracht. SER war bereits Projektpartner der Stadt Köln, die mit dem LWL in Münster eine Langzeitarchivierung für alle Kommunen in NRW bereitstellt. Eine solche übergreifende Lösung ist auch in Sachsen geplant: „Wir haben dieses System so entwickelt, dass es auch für andere Kommunen in Sachsen nutzbar ist“, so der Dresdner Digitalbürgermeister Peter Lames. 

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Julia Pedak

Was mich an Doxis4 begeistert? All die Möglichkeiten, die sich daraus für Sie ergeben – und über die ich im SERblog schreiben darf. Denn als Redakteurin bei SER und Master der Germanistik habe ich Tinte im Blut. Ich suche nach den spannendsten Storys und Lösungen, die Sie bei Ihrer Digitalisierung weiterbringen.

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