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5 Risiken von Filesharing: So tauschen Sie Dokumente sicherer aus

Hand aufs Herz: Nutzen Sie öffentliche Filesharing-Dienste und/oder verschiedene Collaboration-Tools auch für den Austausch von geschäftlichen Dokumenten? Sie wären damit bei Weitem nicht alleine. Laut einer aktuellen Umfrage versenden 75 % der Arbeitnehmer geschäftskritische bzw. sensible Informationen über solche Dienste, wovon ein Drittel kürzlich wegen unsachgemäßem Datenaustausch verwarnt wurden. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit einer einheitlichen ECM-Plattform die dadurch entstehenden Risiken vermeiden und stattdessen für einen sicheren Dokumentenaustausch sorgen.

Dokumentenaustausch

Seit der Arbeit im Homeoffice nutzen viele Arbeitnehmer vermehrt Filesharing-Dienste und Collaboration-Tools wie selbstverständlich auch für den geschäftlichen Austausch. Die Gründe dafür liegen auf der Hand: einerseits die einfache Benutzung solcher Dienste und damit die unkomplizierte Bereitstellung an Dritte sowie andererseits die mangelnde Verfügbarkeit von Alternativen im Homeoffice bzw. Unternehmen. Doch für den unternehmensübergreifenden und Datenschutz-konformen Austausch, für die einfache Ablage von Dokumenten und für die sichere Steuerung der Zugriffsberechtigungen.

Welche Risiken entstehen für Unternehmen?

Aus unserer Erfahrung haben viele Unternehmen oft gar keine Kenntnis, wie Mitarbeiter*innen mit geschäftskritischen oder schützenswerten Daten und Dokumenten umgehen. Oder das Vorgehen wird in Ermangelung einer besseren Alternative einfach geduldet. In vielen Fällen wird dies erst im Rahmen eines Workshops zur Einführung neuer Software-Lösungen festgestellt – oder im schlimmsten Fall, wenn Compliance-Verstöße bereits rechtliche Folgen haben.

Wenn Compliance nicht eingehalten werden kann, sollte das schon Grund genug sein, die Nutzung von Filesharing-Diensten zu überdenken. Dazu kommen aber auch noch weitere Risiken, denen sich ein Unternehmen aussetzt:

1. Kein Überblick über die Verteilung & Aufbewahrung von Dokumenten

Dieser Punkt sorgt bei vielen Verantwortlichen Kopfschmerzen: Es werden Dokumente ge- und verteilt, die einen besonderen Schutz benötigen, geschäftskritische Informationen beinhalten und in der Cloud gespeichert werden. Man verliert den Überblick über Zugriffe, Ablageorte und was darüber hinaus mit den Dokumenten passiert ist. So werden nicht nur die eigenen File-Systeme zu sogenannten Informationssilos, sondern es kommen auch noch die Filesharing-Dienste hinzu, mit denen jeder Anwender nach seinen Anforderungen Dokumente hochladen und teilen kann. Das Risiko für das Unternehmen liegt insbesondere in der unstrukturierten und unkontrollierten Verteilung der Informationen, die zu Compliance-Verstößen führen, z.B. in puncto EU-DSGVO oder Geschäftsgeheimnis-Gesetz. Außerdem sind so verteilte Informationen nur schwer wieder auffindbar und fehlen dann z.B., wenn ein Kunde Auskunft wünscht sowie generell bei der täglichen Bearbeitung von Vorgängen.

Mit Doxis4 gewinnen Sie die Kontrolle zurück. Per Regelwerk wird definiert, welche Anwender welche Dokumente überhaupt teilen dürfen und mit wem. Gibt es besonders schützenswerte Dokumente, dürfen diese nie geteilt werden. Die Dokumente bleiben unter der Kontrolle vom Unternehmen. Sie werden nur über eigene kontrollierte Bereiche, Server und Storages geteilt, die on-premises installiert sind oder die in speziell hierfür vorgesehenen Bereichen der Doxis4 Cloud (in Deutschland oder in der EU) liegen. Durch die fortwährende Kontrolle der geteilten Dokumente können Zugriffe überprüft, geteilte Dokumente überwacht und gesteuert werden.

2. Die Zugriffskontrolle wird individuell gesteuert – oder gar nicht

Mit wem teile ich über einen Filesharing-Dienst meine Dokumente? Auch wenn man einzelne Personen über Einladungen und Passwörter berechtigen kann, so werden auch immer wieder offene Links ohne jeglichen Zugriffsschutz verteilt. Ganz gleich auf welchem Wege es passiert, die Einstellungen sind dem Teilenden vorbehalten. Eine Kontrolle – insbesondere eine zentrale Überwachung – ist überhaupt nicht möglich. Ein Zugriff auf private Konten bei den Diensten wird wohl niemand verlangen (können). Insbesondere wird dieses Vorgehen bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten und Kunden kritisch. Denn dieser Umgang mit Informationen und Dokumenten wirkt oft nicht professionell und führt natürlich zu Fragen, wie es denn um die Sicherheit der Informationen generell bestellt ist. Das kann das Image eines Unternehmens negativ beeinflussen oder sogar dazu führen, dass aus Compliance-Gründen keine Geschäftsbeziehungen zustande kommen.

Ein ECM wie Doxis4 hingegen bietet zentrale Kontrollmöglichkeiten. Entweder durch administrative Vorgaben, wer welche Dokumente wie und mit wem teilen darf, oder durch entsprechende Berichte und Protokollfunktionen über Audit Trails und Auswertungen. Wer es besonders sicher haben möchte, kann auch einen Freigabe-Workflow vor dem Teilen nutzen, um das Vier-Augen-Prinzip einzuhalten.

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3. Keine Klarheit über die Aktualität von Dokumentversionen

Beim manuellen Teilen eines Dokumentes kann vieles schiefgehen. Habe ich die aktuellste Version mit den neuesten Änderungen gespeichert oder bearbeitet es gerade noch jemand? Ich weiß es nicht. Daher kann das, was ich über meinen Filesharing-Anbieter hochlade, schon wieder veraltet sein oder war nie aktuell. Wenn sich zwischen dem Teilen und der Bearbeitung durch einen Geschäftspartner etwas ändert, werden die falschen Informationen für die nächsten Bearbeitungsschritte genutzt. Schlussendlich steht mir im Filesharing auch hierfür keine wirkliche Kontrolle zur Verfügung. Da alles, was ich teilen kann, entweder aus dem Dateisystem, meinem E-Mail-Postfach oder sogar meinem ECM-System kommt. Was aber danach noch mit dem Dokument passiert, ist unklar und kann nicht transparent nachverfolgt werden. So schleichen sich Fehler ein, an produktives arbeiten ist nicht zu denken und Mitarbeiter*innen sind frustriert.

Die Versionshistorie und Versionierung eines Dokumentes ist zentraler Bestandteil der Funktionen eines ECM-Systems. Dies sorgt dafür, dass Sie jederzeit mit Haupt- und Arbeitsversionen, aktuellen und alten Versionen einen kompletten Überblick über den Lebenszyklus eines Dokumentes haben – und Ihr Geschäftspartner ebenso. Er wird stets die aktuellste veröffentlichte Version sehen. Je nach Ihren Wünschen auch den kompletten Lebenszyklus.

4. Für die Dokumentensteuerung stehen nur wenige Funktionen bereit

Filesharing-Dienste bieten rund um die Dokumente meist nur wenige Funktionen an. Wenig Komplexität und Einfachheit ist auch ein Grund ihres Erfolgs. Dokument hochladen, freigeben, runterladen, bearbeiten und wieder hochladen sind meistens die Abläufe, die hier verwendet werden. Gleichwohl sind das Prozesse, die einem Unternehmen nur bedingt reichen können. Zwar kann ich so grundlegend an einem Dokument „zusammenarbeiten“, aber die Dienste bieten nur wenige Funktionen an, die darüber hinausgehen. Nehmen wir an, man muss mehrere Dokumente teilen, bearbeiten, versionieren und freigeben. Sind solche Prozesse nachvollziehbar abbildbar?

Insbesondere bei den Themen Dokumentensteuerung im Rahmen geschäftlich vorgegebener Prozesse haben ECM-Systeme wie Doxis4 einen wichtigen Vorteil. Dabei spielt es bspw. bei Doxis4 keine Rolle, ob Sie ein einziges Dokument teilen möchten oder Ihren Kunden im Rahmen eines Workflows mehrere Dokumente samt Historie zur Freigabe schicken möchten. Ihr Kunde erhält alle notwendigen Informationen samt der dazugehörigen Aufgaben, kann Ergänzungen, Annotation, Notizen oder neue Versionen hinzufügen und die damit verbundenen Freigaben durchführen – vollständig dokumentiert und nachvollziehbar. Und auch wenn mehrere Beteiligte ein Dokument prüfen und freigeben sollen, lässt sich das mit einem Workflow direkt abbilden. Diese Möglichkeit zur Prozesssteuerung ist für beide Seiten ein wichtiger Punkt, da die Zusammenarbeit entsprechend übersichtlicher, einfacher und transparenter verläuft.

5. Die Zahl der Anwendungen steigt – und wird eine zusätzliche Hürde

So verführerisch eine einfache Filesharing Lösungen auch aussehen mag: Sie führt am Ende dazu, dass Mitarbeiter*innen immer mehr (eigene) Anwendungen nutzen. Eine so wachsende Schatten-IT-Landschaft birgt nicht nur aus Compliance-Sicht ein hohes Risiko. Sie schafft bei der täglichen Arbeit Medienbrüche und neue Informationssilos, was sich früher oder später als großer Nachteil in Sachen Produktivität erweist. Davon kann jeder ein Lied singen, der ständig zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln und ständig wegen nicht mehr auffindbarer Informationen nachfragen muss.

Die Kunst liegt nun darin, den aus Filesharing-Lösungen gewohnten Komfort in einem System bereitzustellen, dass unternehmensweit von allen Mitarbeiter*innen gern (!) genutzt wird und sowohl hinsichtlich der Usability als auch aus Compliance-Sicht alle nötigen Anforderungen erfüllt. Bei Doxis4 können Anwender*innen Dokumente einfach per Link teilen – auch mit Externen über einen geschützten Workspace. Das Teilen eines Dokuments oder auch einer ganzen Akte findet unter Zuweisung einer besonderen Zugriffsberechtigung für genau diese Anwender*innen statt ohne dass sie davon beeinträchtigt werden. Die übersichtlichen Oberflächen und die Möglichkeit, Doxis4 auf jedem Endgerät zu nutzen, erleichtern die ortsunabhängige Zusammenarbeit zusätzlich. Es ist im ganzen Unternehmen der zentrale Einstiegspunkt für die Arbeit mit und den Austausch von Dokumenten, sodass zusätzliche Filesharing-Lösungen nicht mehr notwendig sind.

Smarte Alternative zu Filesharing-Diensten

Prüfen Sie, wie Ihre Mitarbeiter*innen aktuell Dokumente untereinander austauschen und wie dies bei der Zusammenarbeit über Ihre Unternehmensgrenzen hinweg aussieht. Wenn zahlreiche Filesharing- und Collaboration-Tools genutzt werden, ist das ein sicheres Zeichen dafür, dass sich eine einheitliche Lösung wie Doxis4 lohnt. Wie Sie damit Dokumente sicher und transparent teilen und damit Ihre Zusammenarbeit, Produktivität und Compliance verbessern, zeigen wir Ihnen gerne in einer Live-Demo. Hier können Sie unverbindlich Ihren kostenfreien Termin buchen ⯈

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