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7 Entscheidungskriterien für die Einführung eines DMS

| Julia Pedak

DMS-Anbieter gibt es viele, die Longlist steht relativ schnell. Beim Kürzen wird es dann kniffliger: Funktionalität, Integrationsfähigkeit in die vorhandene IT-Infrastruktur, Möglichkeiten zum Gestalten digitaler Prozesse – welches Dokumentenmanagement-System erfüllt Ihre Anforderungen an all das am besten? Um das herauszufinden, sollten Sie die folgenden Punkte für sich klären.

7 Entscheidungskriterien für die Einführung eines DMS

1. Welches Ziel wollen Sie durch die DMS-Einführung erreichen?

Ein DMS bringt zahlreiche Verbesserungen: Es ermöglicht digitales, ortsunabhängiges Arbeiten, reduziert Kosten und Aufwand in der Vorgangsbearbeitung, erleichtert das Einhalten gesetzlicher Vorgaben wie Aufbewahrungsfristen u.v.m. Was sind für Sie die ausschlaggebenden Gründe? Das hängt zum einen von Ihrer Branche ab: Versicherungen wollen z.B. ein hohes, ständig wachsendes Dokumentenaufkommen bewältigen und gleichzeitig ihren Kundenservice verbessern. Sie setzen das DMS z.B. für die Antragsbearbeitung und für Regulierungsprozesse ein, steuern damit verbundene Dokumente vom Posteingang an digital und schaffen mit eAkten die 360-Grad-Sicht auf Versicherte. Andere Branchen wie Pharma & Life Sciences nutzen das DMS, um z.B. QM-Prozesse zu dokumentieren, Dokumente für Forschungs- und Zulassungsprozesse schneller zu lenken und bei all dem Compliance-Anforderungen wie GMP-konformes Records Management einzuhalten Neben dem bloßen Wunsch nach einer digitalen Bearbeitung von Dokumenten ergeben sich also noch viele weitere Gründe, die je nach Unternehmen eine andere Priorität haben und sich entsprechend auf die Anforderungen an das Dokumentenmanagement-System auswirken.

Daneben spielt der Digitalisierungsgrad eine weitere wichtige Rolle: Unternehmen, die gerade erst anfangen, Prozesse zu digitalisieren, geht es oft erstmal um die grundlegende Digitalisierung von Papier und den dadurch möglichen uneingeschränkten Zugriff auf Informationen. Wer dagegen bereits ein DMS oder Archiv nutzt, das funktional z.B. nicht mehr aktuellen Compliance-Anforderungen genügt oder weiter ausgebaut werden kann, wird das Augenmerk eher auf diese Themen richten. Was auch immer ihr Hauptbeweggrund ist, schauen Sie sich auch die weiteren Vorteile an, die Sie durch ein geeignetes Dokumentenmanagement-System erzielen können. Um das Herauszufinden, sollten sie sich mit allen Beteiligten an einen Tisch setzen: Was wünschen sich Anwender in puncto Usability, welche Herausforderungen möchte die IT durch die DMS-Einführung lösen, worauf legen Datenschutzbeauftrage und Betriebsrat Wert? Es lohnt sich, hier in gemeinsamen Workshops den Bedarf zu klären, damit Sie später nicht feststellen müssen, dass Funktionen entweder fehlen oder gar nicht genutzt werden.

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2. Wie passt das DMS in Ihre bestehende IT-Infrastruktur?

Ganz ohne digitale Unterstützung arbeitet heute kein Unternehmen mehr. Umso ausgereifter die IT-Landschaft, umso komplexer ist sie – meist durch historisch gewachsene, aufwändig gekoppelte Systeme. Bei der Einführung eines DMS sollten Sie daher schauen, wie sich das System in die bestehende Infrastruktur integrieren lässt. Welche Systeme und Prozesse müssen verknüpft werden, wo fließen Informationen zusammen? Schließlich soll das neue DMS dabei helfen, Informationssilos aufzulösen und Prozesse durchgehend zu digitalisieren, statt die IT-Landschaft noch komplizierter zu machen. Dabei stellt sich auch die Frage nach dem Deployment-Modell: Wollen Sie das DMS on-premises oder in der Cloud betreiben oder bevorzugen Sie hybride Szenarien? Hier sollten Sie überlegen, welche Anforderungen Sie bezüglich Skalierbarkeit und Hochverfügbarkeit haben und welches Szenario zu Ihrer IT-Strategie passt. Bedenken Sie auch, ob Sie ausreichend IT-Ressourcen für Einführung, Administration und Wartung bereitstellen können. Eine SaaS-Lösung nimmt Ihnen in diesen Punkten Arbeit ab und lässt sich zudem schneller einführen. Möchten Sie den IT-Aufwand auf Ihrer Seite noch stärker reduzieren, sollte der DMS-Anbieter Managed Services für Betrieb, Konfiguration und Support anbieten, sodass Sie sich hier um nichts kümmern müssen. Erörtern Sie diese Punkte vorab zusammen mit dem DMS-Anbieter, um nicht nur die Einführungsphase Ihres DMS-Projekts, sondern auch den Aufwand im laufenden Betrieb kalkulieren zu können.

3. Wie sind Sie organisatorisch aufgestellt?

International verteilte Niederlassungen von Handelsunternehmen, dezentraler Klinikverbund, Bank mit geplanter Fusion: Überlegen Sie, wie Ihr Unternehmen derzeit aufgestellt ist und wie sich die Organisationsstruktur in Zukunft entwickeln wird. Wollen Sie expandieren, heißt das: mehr User, mehr Dokumente, mehr E-Mails und Daten, eventuell auch getrennte Mandanten. Sie brauchen in diesem Fall ein DMS, das mitwächst – aber erst dann, wenn Sie skalieren wollen. Wie „groß“ das DMS sein muss, hängt zudem auch von Ihrer Branche ab: Pharma-Unternehmen müssen Dokumente schon allein aus gesetzlichen Gründen länger aufbewahren als Unternehmen aus einem nicht regulierten Umfeld. Bei Bauprojekten, die mehrere Jahre dauern, ist eine nachvollziehbare Dokumentation für die Fertigstellung unabdingbar und muss entsprechend lange archiviert werden. Gleichzeitig kommen jeden Tag weitere Dokumente neu hinzu. Gerade ein großes Unternehmen wie z.B. der SER-Kunde DHL muss täglich einen Dokumentenzuwachs von bis zu 13 Millionen bewältigen. Das DMS umfasst bei diesem Konzern ein Dokumentenvolumen von einem Petabyte! Solche Massen kann nicht jedes System fassen – zumal bei ca. 5.000 Zugriffen pro Minute auch die Performance nie schwächeln darf. Bei internationalen Unternehmen wie DHL erfolgen diese zudem von Anwendern auf der ganzen Welt. Das DMS sollte daher auch mehrsprachig nutzbar sein, um die Zusammenarbeit zwischen internationalen Standorten so einfach wie möglich zu gestalten. Das von DHL eingesetzte DMS Doxis4 ist beispielsweise in 13 Sprachen lokalisiert und unicodefähig, sodass hier nicht nur die für User sichtbaren Oberflächen übersetzt werden, sondern auch Metadaten, wodurch z.B. die Suche nach Informationen ebenfalls mehrsprachig funktioniert. Zudem unterstützt es Löschsperren und -fristen, die je nach den gesetzlichen Anforderungen der Standorte unterschiedlich ausfallen und alle berücksichtigt werden müssen. Prüfen Sie also vor der DMS-Einführung, wie Sie organisatorisch aufgestellt sind und ob Ihr neues DMS entsprechend international einsetzbar, skalierbar und hochperformant ist, sodass zeitgleiche Zugriffe und Suchanfragen von mehreren Tausend weltweit verteilten Anwendern ohne Verzögerungen und Ausfallzeiten möglich sind.

4. Wo existieren Dokumente in Ihrem Unternehmen – und außerhalb davon?

Fileserver in Abteilungen, Archive an unterschiedlichen Standorten, Papierpost, die in der Unternehmenszentrale eintrifft … Dokumente entstehen und existieren an vielen verschiedenen Stellen in einem Unternehmen. Ein Dokumentenmanagement-System soll dafür sorgen, dass sie alle zentral zur Verfügung stehen. Dafür ist es wichtig zu wissen, wer alles Zugang dazu braucht und wie neue Dokumente ins DMS kommen sollen. Kann jeder User neue Dokumente ablegen? Scannen Standorte ihre Post selbst ein oder läuft das über einen zentralen Posteingang oder einen externen Scan-Dienstleister? Neben entsprechenden Zugängen und Workflows, mit denen ein DMS die Digitalisierung und Steuerung von Dokumenten ermöglicht, stellt sich hier auch die Frage nach dem Einhalten von Compliance-Vorgaben. Wer darf überhaupt Dokumente im DMS ablegen, einsehen, bearbeiten und löschen? Je nach gesetzlichen und internen Compliance-Anforderungen sind unterschiedliche Zugriffsberechtigungen und Schutzmechanismen nötig. Das gilt erst recht, wenn Sie Dokumente mit externen Dienstleistern, Lieferanten und Kunden austauschen. Eine moderne, State-of-the-Art-Lösung wie Doxis4 stemmt all diese Anforderungen, da es sich hierbei um eine Plattform für unternehmensweites, intelligentes Informationsmanagement handelt, die zudem eine sichere Collaboration-Lösung für die Zusammenarbeit von Teams, aber auch für externe Geschäftspartner mitbringt.

Zusammenarbeiten im Doxis4® iRoom®

Sehen Sie im Video, wie Sie Dokumente mit externen Geschäftspartnern im Doxis4® iRoom® sicher austauschen können und sie direkt in Ihre Geschäftsprozesse einbeziehen.

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5. Welche Aktenstruktur ist sinnvoll?

Die Aktenstruktur der meisten Unternehmen ist über Jahre gewachsen und dadurch womöglich nicht mehr zeitgemäß. Die Umstellung auf ein Dokumentenmanagement-System bietet die Chance, hier für eine neue, sinnvollere Struktur zu sorgen. Achten Sie daher darauf, wie die elektronischen Akten des DMS zu Ihren Anforderungen passen: Führen sie Dokumente im Kontext zusammen und verknüpfen sie diese auch mit Vorgängen? Hier trennt sich die Spreu vom Weizen: Ein DMS mit „echten“ Akten stellt Dokumente nicht nur als gefilterte Trefferliste bereit, sondern behandelt die Akten als eigenständige Informationsobjekte mit eigenen Metadaten. Solche eAkten haben eine Registerstruktur, in der sich Anwender leicht orientieren können. Außerdem können sie jederzeit einfach weitere Akten der gleichen Art anlegen oder sie automatisch vom DMS erstellen lassen, z.B. eine neue Lieferantenakte beim Anlegen eines neuen Lieferanten in SAP. Weitere Vorgänge, wie z.B. das Anfordern und Prüfen der Zertifikate dieser Lieferanten, lassen sich bei einem DMS, das wie Doxis4 ein integriertes BPM mitbringt, zudem direkt aus den eAkten starten. Im Gegensatz zu „Möchtegern-Akten“ sind richtige eAkten auch flexibel durch die Anwender anpassbar: Sie verknüpfen z.B. Lieferantenakten mit Akten für Bestellungen und ergänzen sie um dynamische Register, um schnell die Informationen zu erhalten, die sie für ihre tägliche Arbeit brauchen, wie beispielsweise alle noch offenen Bestellungen der letzten zwei Monate.

Überlegen Sie also, wie eAkten Mitarbeiter bei der täglichen Arbeit und der Suche nach Informationen unterstützen sollen, welche Metadaten, Registerstrukturen und Dokumentklassen dafür nötig sind und wie sowohl die Dokumente als auch die Akten selbst durch Berechtigungen geschützt werden können.

6. Wie sehen tägliche Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen aus?

Schauen Sie sich typische Prozesse in Ihrem Unternehmen an: Wo gibt es noch manuelle Tätigkeiten, die sich automatisieren lassen, wo müssen Mitarbeiter spontan Aufgaben bearbeiten und Entscheidungen treffen, wo arbeiten sie mit Externen zusammen? Dafür brauchen Sie nicht nur ein DMS, es muss auch die nötige Workflow-Unterstützung gegeben sein. Bedenken Sie dabei immer: Dokumente und Prozesse gehören zusammen! Es gibt kein Dokument, das nicht mit Aufgaben und Vorgängen verbunden ist und umgekehrt werden in fast allen Prozessen Dokumente bearbeitet. Daher ist es sinnvoll, bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement-Systems darauf zu achten, dass es ein System mit integriertem Business Process Management (BPM) ist. So haben Sie in einer Lösung alles, was Sie für das Bearbeiten und Steuern Ihrer Dokumente und Vorgänge benötigen, ohne dafür erst eine weitere Software einzuführen und zu integrieren. Auf dieser Basis lassen sich dann Dokumente und damit verbundene Vorgänge oder Aufgaben sowohl automatisiert als auch manuell den richtigen Bearbeitern zuweisen, Fristen werden automatisiert überwacht und alle Bearbeitungsschritte automatisch dokumentiert. Das macht die Prozesse und ihren Bearbeitungsstatus für alle Beteiligten transparent, Verzögerungen lassen sich vermeiden und Compliance-Vorgaben wie z.B. das Einhalten des 4-Augen-Prinzips bei Vertragsfreigaben sind nachweisbar. Selbst komplexe Prozesse, bei denen mehrere Abteilungen involviert sind, lassen sich so schnell aufsetzen und nachvollziehbar steuern. Sollen hier auch Kunden oder externe Geschäftspartner einbezogen werden, sollten Sie darauf achten, dass das DMS dafür Collaboration-Möglichkeiten wie virtuelle Räume bietet, in denen Sie gemeinsam sicher zusammenarbeiten und Externe einfach in Ihre Prozesse einbeziehen können.

Denken Sie auch daran, welche weiteren Anwendungen Mitarbeiter täglich nutzen: ERP, CRM, HR, Kunden- oder Lieferantenportal etc. sollten mit dem DMS einfach integriert werden können, damit die Informationen daraus im jeweiligen Vorgang zur Verfügung stehen und Prozesse ohne Medien- und Systembrüche ablaufen.

Vorgangsorientiertes DMS verbessert den Service für Versicherte

Sehen Sie im Video, wie die Alte Oldenburger Kranken­versicherung Dokumente vom Posteingang an mit Doxis4 steuert, durchgehend digital bearbeitet und so Versicherten schnelleren und kompetenteren Service bieten kann.

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7. Was passiert mit den Altakten?

Neben der Frage, wie Sie neue per Post eintreffende Dokumente digitalisieren, gilt es auch zu klären, was mit den alten Papierakten passieren soll. Es kann wirtschaftlich sinnvoll sein, nur die Dokumente aus den Bestandsakten zu digitalisieren, die Sie für zukünftige Prozesse benötigen. Gleiches gilt für Informationen auf älteren Speichermedien, die konvertiert und ins DMS überführt werden sollen. Wer wird die Digitalisierung bzw. Konvertierung vornehmen: Sie selbst oder ein externer Dienstleister? Hierbei sollten Sie die jeweils anfallenden Kosten und die Dauer in Abhängigkeit von Ihrem Dokumenten- und Datenvolumen berücksichtigen. Prüfen Sie auch, wie Ihr neuer DMS-Anbieter Sie bei der Migration von Ihrem alten DMS auf das neue Dokumentenmanagement-System unterstützen kann: Sollen die Dokumente selbst migriert werden oder z.B. nur die Metadaten, damit die Dokumente über die Suche gefunden werden können, physisch aber an einem anderen Ort liegen? Lassen Sie sich beraten, was für Ihren speziellen Fall und den jeweiligen Use Case am meisten Sinn ergibt. So gehen Sie sicher, dass der Umzug Ihrer Informationen ohne Ausfallzeiten und Datenverlust verläuft.

Wie geht es weiter?

Welche funktionalen und organisatorischen Anforderungen haben Sie an Ihr Dokumentenmanagement-System? Wir finden es gemeinsam mit Ihnen heraus und zeigen Ihnen in einer Live Demo unverbindlich, wie Sie diese mit Doxis4 umsetzen können und so Ihre Digitalisierungsziele erreichen. Vereinbaren Sie jetzt Ihren Termin ⯈

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Julia Pedak

Was mich an Doxis4 begeistert? All die Möglichkeiten, die sich daraus für Sie ergeben – und über die ich im SERblog schreiben darf. Denn als Redakteurin bei SER und Master der Germanistik habe ich Tinte im Blut. Ich suche nach den spannendsten Storys und Lösungen, die Sie bei Ihrer Digitalisierung weiterbringen.

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