Customer Storys & Lösungen

5 Fragen, die Ihnen beim Auflösen von Informations­silos helfen

Einen einzigen Speicherort für alle Ihre Dokumente und Daten gibt es nur selten. Sie liegen in den verschiedensten Systemen und werden dort oftmals auf unterschiedliche Art und Weise verwaltet, aufbewahrt oder vor fremden Blicken – nicht immer beabsichtig – „geschützt“. Die sich daraus ergebenden Umstände werden schnell deutlich: Sobald Sie auf diese verteilten Inhalte zugreifen wollen, geht die Suche los. Was fehlt, ist eine Lösung, die mehr Effizienz in das Verwalten und Bearbeiten von Dokumenten bringt und damit Geschäftsprozesse optimiert.

Prüfen Sie doch einfach anhand der 5 folgenden Fragen, welches Verbesserungspotenzial in Ihrem Unternehmen besteht:

  1. Finden Sie Dokumente, die thematisch oder inhaltlich (bspw. zu einem Geschäftsvorgang) zusammengehören, ohne zwischen verschiedenen Anwendungen wechseln zu müssen?
  2. Können Sie dafür sorgen, dass nur berechtigte Mitarbeiter*innen Zugriff hierauf haben und dies sowohl nachvollziehen als auch nachweisen?
  3. Lassen sich gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Anforderungen an weitere Compliance-Vorschriften (z.B. EU-DSGVO) ohne großen Aufwand für alle Dokumente umsetzen?
  4. Können Sie die Dokumente nachvollziehbar steuern, z.B. mit Workflows und damit Ihre Geschäftsabläufe digital abbilden?
  5. Ist immer eindeutig, zu welchem Vorgang, Lieferanten, Kunden etc. ein Dokument gehört und in welchem Zusammenhang es genutzt wird?

Sofern Sie eine oder mehrere Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, gibt es viel Potenzial, dass Sie ausschöpfen können, um Ihre tägliche Arbeit produktiver zu gestalten. Wie Ihnen ein ECM dabei hilft, sehen Sie im Folgenden.

Die richtigen Dokumente zusammenbringen

Grundsätzlich wird es in jedem Unternehmen immer eine Vielzahl von Systemen und Anwendungen geben, in denen Daten und Dokumente liegen: E-Mail-Programme, ERP, CRM und Fachanwendungen, Archive und Datenbanken, das Filesystem sowie die zunehmende Zahl an Collaboration-Lösungen wie z.B. Microsoft Teams. Daher sind die möglichen Schnittstellen eines ECMs wie Doxis4 zu diesen Systemen so immens wichtig. Erst mit ihnen erhalten Sie die Möglichkeit, die gesamten Inhalte zusammenzubringen, zu konsolidieren oder über Enterprise Search systemübergreifend verfügbar zu machen. Und erst wenn dies geschehen ist, lassen sich Informationen auch mit Künstlicher Intelligenz erkennen, analysieren und im richtigen Zusammenhang darstellen. Doxis4 verfügt über Standard-Schnittstellen für zahlreiche Systeme und hält zudem zertifizierte Schnittstellen für SAP und Microsoft-Anwendungen bereit, sodass Informationen sicher zusammengeführt werden können.

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Zusammenführen heißt: Zentral managen und bereitstellen

Informationen zusammenzuführen ist nur der erste Schritt. Als nächstes geht es darum, sie auch steuern zu können. Informationslogistik ist unser Stichwort: Es bedeutet, die richtigen Informationen, zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Vorgang nutzen zu können. Eine Strukturierung dieser Inhalte ist daher wichtig. Mehrheitlich wird das über einheitliches Metadatenmanagement erreicht. Über Metadaten in den Inhalten ist erkennbar, aus welchem Kontext es stammt, um welche Dokumentart es sich konkret handelt (Rechnung, Vertrag, Anfrage etc.), wer es wann erstellt hat usw. Einheitlich heißt, dass diese Metadaten sowohl für Dokumente als auch für ganze Akten, für Daten und für Vorgänge vergeben und verwaltet werden, wodurch all diese Inhalte z.B. in einer übergreifenden Suche auffindbar sind und miteinander im richtigen Kontext verknüpft werden können.

Wenn mehrere z.B. Informationen mit der gleichen Projektnummer erkannt werden, lassen sich alle Inhalte automatisch in der entsprechenden Projektakte in Doxis4 zusammenführen: ERP-Daten, Projektanträge, Rechnungen etc. Damit zusammenhängende Informationen z.B. zu Lieferanten oder Partnern des Projekts lassen sich ebenso finden und verknüpfen, sodass ein vollständiges Bild des Projekts entsteht.

Dokumente als Teil von Geschäftsprozessen verstehen & digitalisieren

Warum lohnt es sich, Informationen so zusammenzuführen? In Ihrem Unternehmen spielt nicht nur der einzelne Fall, das einzelne Dokument oder der einzelne Auftrag eine Rolle. Alle diese Geschäftsprozesse hängen miteinander zusammen und ergeben ein Gesamtbild. Wenn Informationen fehlen, ist das nicht nur für einzelne Mitarbeiter*innen frustrierend, die danach suchen müssen. Alle Aufgaben und Prozesse, die mit einem bestimmten Dokument einhergehen, geraten ins Stocken, wenn Informationen fehlen. Und das wirkt sich aus: Auf den Kunden-Service, auf Produktionsprozesse, Lieferantenbeziehungen, das Einhalten von Compliance. Mit Doxis4 führen Sie Informationen und Vorgänge im richtigen Geschäftskontext zusammen und heben die Grenzen auf, die durch einzelne Anwendungen entstehen. So können Informationen und Geschäftsprozesse von Anfang bis Ende digitalisiert und nachvollziehbar gesteuert werden.

Wie Sie Ihre Informationssilos auflösen und dadurch für mehr Produktivität sorgen können, schauen wir uns gerne mit Ihnen gemeinsam an: Kontaktieren Sie uns hier ⯈

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