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Intelligentes Informations­management in der Immobilienverwaltung

| Björn Helmholz

Beim Immobilienmanagement fallen zahlreiche Dokumente an: Miet- und Kaufverträge, Gutachten, Baupläne etc. Dazu kommen die Daten in SAP Flexible Real Estate Management (RE-FX), wie z.B. die Mietfläche oder Mieteinheiten eines Objekts. Um Immobilien transparent und mit wenig Aufwand zu verwalten, müssen Sie all diese Informationen zum einen schnell finden. Zum anderen soll die dafür nötige korrekte Ablage und Dokumentation aber auch nicht zu viel Zeit und Aufwand erfordern. Hier unterstützt Sie Doxis4.

Intelligentes Immobilienmanagement mit Doxis4

Übernahme der Stammdaten aus SAP RE-FX

Über das SAP Modul RE-FX lässt sich mit der Verwaltung des Immobilienbestands eine der Hauptaufgaben im Management von Immobilen durchführen. Neben den SAP-Daten müssen Sie aber auch eine Flut an Dokumenten, die mit einer Immobilie einhergehen, verwalten und strukturieren. Mit SAP allein wird das schwierig, da in SAP die nötigen DMS-Funktionen wie strukturierte Ablage- und Recherchefunktionen fehlen. Abhilfe schafft die Verknüpfung Ihres SAP-Systems mit Doxis4 über Doxis4 smartBridge for SAP: Direkt mit der Anlage eines Objekts in SAP (z.B. Gebäude / Grundstück / Mietobjekt) wird in Doxis4 automatisch eine Immobilienakte (Doxis4 Elektronische Akte) erstellt, die Sie mit einem Klick aus dem SAP erreichen.

Automatisch erzeugte elektronische Akte

Über diese Doxis4 eAkte lassen sich Dokumente wie z. B. allgemeine Schreiben, Verträge oder Zeichnungen sowohl manuell als auch automatisiert strukturiert ablegen. Im Folgenden sehen Sie, wie das intelligente Informationsmanagement mit Doxis4 Sie dabei unterstützt.

Kontextbasierte Ablage der Dokumente

Immobilienrelevante Dokumente können durch den Anwender per Drag-and-Drop aus dem Dateisystem in die neu erstellte Immobilienakte eingefügt werden.

Dokumente zur elektronischen Akte ablegen

Diese Variante stellt aber nur eine der vielen Optionen dar, welche es ermöglicht, Dokumente in die Immobilienakte abzulegen. Schneller und einfacher geht es, wenn die Ablage automatisiert erfolgt. Gehen Dokumente z.B. per E-Mail ein, kann Doxis4 die betreffenden Anhänge automatisiert in der richtigen eAkte ablegen. Per Post eingehende Papierbelege können einfach über einen Scanvorgang mittels Doxis4 digitalisiert und automatisiert abgelegt werden (siehe auch: Dokumente digitalisieren mit Doxis4). Doch wie schafft es Doxis4, die Dokumente korrekt zuzuordnen?

Automatische Verschlagwortung & Metadatenvergabe

Bei neuen Dokumenten erkennt der Doxis4 Extraction & Classification Service, ob es sich z. B. um einen Mietvertrag, Bauplan oder ein Gutachten handelt. Darüber hinaus werden die wichtigsten Merkmale aus den Dokumenten extrahiert (z. B. Verkehrswert, Gutachter). Diese Informationen ermöglichen eine korrekte Benennung der Dokumente und die Vergabe von Metadaten, durch die sie bei einer nachfolgenden Recherche per Schlagwortsuche schnell wieder auffindbar sind.

Strukturierte Ablage im Kontext der Immobilienakte

Mithilfe der ausgelesenen Informationen übernimmt Doxis4 die automatische Sortierung der Dokumente in die korrekte Struktur der Immobilienakte. Verträge werden z.B. den Registern, Objektverträgen oder Mietverträgen zugeordnet, je nachdem zu welcher Vertragsart sie gehören. Daten wie den Verkehrswert zeigt Doxis4 direkt am Dokument an, ohne dass Sie es extra dafür öffnen müssen. So finden Sie in jeder Akte schnell und intuitiv Informationen, die Sie für die Immobilienverwaltung benötigen. Umgekehrt springen Sie von der Akte aus jederzeit zurück in Ihr SAP, um dort in den gewohnten Transaktionen arbeiten zu können. Sie verbinden mit Doxis4 Dokumente, Daten und Prozesse, sodass Sie sich umständliche Systemwechsel und ein langes Suchen nach den richtigen Informationen sparen.

Strukturierte Ablage in der Akte und Erkennung weiterer Daten

Das intelligente Informationsmanagement mit Doxis4 unterstützt Sie bei vielen zeit- und ressourcenintensiven Tätigkeiten im Zuge der Immobilienverwaltung. Neue Immobilien lassen sich so schnell in den Bestand übernehmen und die Organisation der Dokumente wird mit dem Doxis4 ein Leichtes. Alle weiteren Beteiligten erhalten über die Doxis4 Immobilienakte einen einfachen und strukturierten Zugriff auf die Dokumente und alle weiteren dazugehörigen Informationen, die sie für Ihre tägliche Arbeit brauchen. Das erleichtert und beschleunigt die weiteren Prozesse im Immobilienmanagement, wie Vermietung, Verkauf oder Portfoliomanagement. Zudem dokumentieren Sie mit Doxis4, dass alle relevanten Dokumente wie Gutachten, Verträge und Mietrechnungen sowie die dazugehörigen SAP-Daten korrekt vorliegen und bearbeitet werden und sind in Haftungsfragen jederzeit nachweisfähig. So können Sie sich auf die Verwaltung der Immobilien fokussieren und nicht auf die Verwaltung der anfallenden Dokumente.

DMSElektronische AktenKlassifikation & ExtraktionSAP

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Björn Helmholz

Hallo, mein Name ist Björn Helmholz. Im technischen Sales kann ich meine Faszination zur Technik und die Freude zum Kundenkontakt miteinander vereinen. Die Einarbeitung in neue Bereiche auf Basis von Doxis4 ist mir stets ein großes Anliegen und diese für unsere Kunden und Interessenten auszuarbeiten eine Freude.

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