Innovation & Technologie

Limitierungen von SharePoint mit ECM beseitigen: 2 Praxisbeispiele

Viele unserer Kunden nutzen Microsoft SharePoint. Jeder nutzt es zwar ein wenig anders und verfolgt andere Ziele, eines jedoch haben alle gemeinsam: Es geht um Zusammenarbeit und Dokumentenaustausch. In dieser Hinsicht macht SharePoint viele Dinge wirklich gut: Es führt den Benutzer in eine bekannte Welt der Strukturen ähnlich dem Dateisystem und verbindet dies mit der Darstellung von Informationen über Webseiten und Daten. Die integrativen Fähigkeiten in Verbindung mit Teams, OneDrive und anderen Microsoft Produkten sind auch nicht zu verachten. Im Zuge der Digitalisierung (verstärkt durch die COVID-19 Pandemie) und der häufig schon vorhandenen Microsoft Lizenzen, bekommen wir von Unternehmen immer wieder die Frage gestellt: Warum sollten wir für unsere Zusammenarbeit nicht einfach nur SharePoint nutzen?

Um diese Frage zu beantworten, haben wir Ihnen zwei Beispiele aus der Praxis mitgebracht. Im Rahmen eines Projektes bei einem global operierenden Konzern war Microsoft SharePoint mit verschiedensten Anwendungsfällen bereits jahrelang gesetzt und wurde umfangreich genutzt. Auffällig hierbei war vor allem, dass in kaum einem Anwendungsfall der Standardfunktionsumfang ausreichte oder die Limitierung von SharePoint für weitere Probleme sorgten, bspw. hinsichtlich der Erfassung von Dokumenten, der Abbildung von Geschäftsabläufen oder die maximale Speicherkapazität. Schlussendlich wurde programmiert, erweitert, angepasst, neue Lösungen und Umwege gesucht, um diese Limitierungen zu umgehen. Manchmal musste man sich auch einfach damit abfinden.

Limitierung 1: Sichere Vertragsverwaltung mit SharePoint allein ist nicht möglich

Ein konkreter Fall, wo der Konzern an Grenzen stieß, war das Verwalten von Verträgen mit Microsoft SharePoint. Dazu wurden das Metadatenmodell erweitert, bestimmte Funktionen zur Erinnerung und Benachrichtigung ergänzt, sowie eine Workflow-Lösung hinzugekauft. Außerdem wurden noch weitere Funktionen zur Volltextsuche, Vererbung von Metadaten usw. ergänzt. Manche Funktionen mussten dabei speziell für diesen Anwendungsfall entwickelt und umgesetzt werden. Besonders herausfordernd waren dabei dringend notwendige Funktionen wie Zugriffsberechtigungen, Workflows und Aufbewahrungsfristen der darin befindlichen Vertragsdokumente. Gerade diese Themen stellten in SharePoint jedoch auch gleichzeitig den größten Aufwand dar.

Während die Anwender die grundsätzlichen Funktionen aus SharePoint zur Zusammenarbeit und Dokumentenablage gut nutzen konnten, standen den Administratoren eher die „Schweißperlen auf der Stirn“.

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Limitierung 2: SharePoint verkompliziert die Zusammenarbeit in Projekten

Auch in der Zusammenarbeit von Projektteams tauchten bei dem Konzern Limitierungen auf. Denn hierzu wurde für jedes Projekt eine eigene SharePoint Seite angelegt, damit alle internen Projektbeteiligten sich austauschen konnten. Der Austausch reduzierte sich dann aber im Laufe der Zeit lediglich darauf, dass die Dokumente wie Zeichnungen und Pläne, Schriftverkehr oder Abnahmedokumente hier abgelegt wurden. Dadurch wurde ebenfalls kein weiterer Mehrwert gewonnen, da diese Ablage eben häufig nur ein etwas moderneres Dateisystem darstellt. Weitere Funktionen für den Austausch wurden schlussendlich gar nicht genutzt, obwohl sie spezifisch auch für diesen Anwendungsfall umgesetzt wurden. Die Gründe hierfür lagen allerdings etwas tiefer.

Eine Lösung für die Zusammenarbeit in Projekten war dringend notwendig. Alle Dokumente und Informationen sollten zusammengefasst und an einem Ort verfügbar sein. Was jedoch nicht bedacht wurde, waren alle Dokumente, die aus Drittsystemen kommen und eben nicht manuell dort abgelegt werden, weil der Aufwand jeweils viel zu hoch wäre. So gab es neben den individuellen Dokumenten viele weitere Quellen, die aus dem ERP-System oder aus dem Fertigungsprozess entstanden sind, und nie auf der Projektseite in SharePoint abgelegt wurden. Daher war die Sicht auf das Gesamtprojekt immer auf den Input der Anwender beschränkt. Denen fehlten dann weitere wichtige Informationen zu Abrechnungen, dem Bearbeitungsstatus, Angeboten usw., die unbedingt notwendig gewesen wären. So tat sich hier immer eine Lücke auf, die insbesondere drei Auswirkungen hatte:

  1. Die Akzeptanz der Lösung wurde nach anfänglicher Euphorie über die Jahre stets geringer. Workarounds (Schatten-IT!) waren die Folge.
  2. Der Aufwand für die Pflege und Suche der Dokumente wurde stets größer, die erhoffte Transparenz bei der Zusammenarbeit nahm dagegen ab.
  3. Fehlende Funktionen für Zugriffsberechtigungen und das Einhalten gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erhöhten das Risiko für Compliance-Verstöße.

Das Ergebnis war, dass nie alle Informationen an einem Ort auffindbar waren und Qualität und Compliance in den Projekten nur durch großen manuellen Aufwand hochgehalten werden konnten.

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Zwei Wege, ein Ziel: Die 360-Grad-Sicht auf Informationen schaffen

Grundlegend entscheidend für den Erfolg ist stets die Frage, mit welcher Software ich all diese Anforderungen erfüllen kann. Immer wieder gibt es dafür nicht die EINE Lösung, sondern eine Kombination aus mehreren.

An diesen Beispielen zum Vertragsmanagement und der Zusammenarbeit in Projekten sieht man leicht, dass man mit SharePoint allein nicht alle Themen und Herausforderungen lösen kann, egal wie viel Aufwand man reinsteckt. So lag es also auch an uns, herauszufinden, welche Wege denn tatsächlich aus Sicht der Anwender zum Ziel führen und so sinnvoll sind, dass sich hieraus ein Mehrwert für sie und das gesamte Unternehmen ergeben kann. In Verbindung mit der ursprünglichen Zielsetzung beider Teilprojekte (also Vertragsmanagement und der Zusammenarbeit in Projekten) sind wir mit unserem ganzheitlichen Ansatz einer 360-Grad-Sicht in die Workshops mit dem Kunden gegangen. Heraus kamen dabei zwei unterschiedliche Ansätze für die beiden Teilprojekte.

Weg 1: Migration nach Doxis4

Im Bereich des Vertragsmanagements wurde dabei eine Migration der bestehenden Verträge nach Doxis4 bevorzugt. Insbesondere durch die vorhandenen Standardfunktionen im Lösungspaket für das Vertragsmanagement konnte die Komplexität durch Pflege und Erweiterung der bestehenden SharePoint-Lösung massiv reduziert werden. Die Migration wurde dabei über einfache Standardmechanismen durchgeführt. Nach Abschluss und Feststellung der Vollständigkeit konnten die entsprechenden SharePoint Seiten und Dokumente gelöscht werden. In Doxis4 wurden dabei mehrere zehntausend Vertragsakten angelegt und die Dokumente aus SharePoint übernommen. Gerade die Archivierung von Dokumenten stellt dabei ein Standardverfahren dar, welches als Funktion ideal zu bestehenden SharePoint-Umgebungen passt. Dabei werden die Dokumente kopiert oder verschoben, deren Metadaten übernommen und unter den entsprechenden Richtlinien für Aufbewahrung und Zugriffsberechtigungen in Doxis4 archiviert.

Weg 2: Föderierter Ansatz

Im Falle der Lösung für das Projektmanagement musste das jedoch anders gehandhabt werden. Denn hier kamen auch einige der Stärken von SharePoint zum Tragen. Daher sollte dies für die Projektbeteiligten der zentrale Einstiegspunkt bleiben, jedoch auch durch die fehlenden Informationen ergänzt werden. So wurden zunächst die notwendigen Dokumente aus dem ERP-System und anderen wichtigen Anwendungen in Doxis4 archiviert. Über die zugehörigen Metadaten können Dokumente und Belege einfach den jeweiligen Projekten automatisiert zugeordnet werden.

Ergänzend wurde bei der Integration von Doxis4 und SharePoint die Möglichkeit eingerichtet, direkt in SharePoint Doxis4 Projektakten aufzurufen, die wiederum auf Basis der Daten in SharePoint automatisch in Doxis4 angelegt und mit den dort bereits abgelegten Dokumenten gefüllt wurde. Dies hatte dann insbesondere zwei Vorteile:

  • Alle SharePoint-Nutzer können über die integrierte Doxis4 Projektakte alle zum Projekt zugehörigen Dokumente strukturiert sehen und suchen – egal auf welchem Weg sie erzeugt und abgelegt wurden.
  • Alle Nicht-SharePoint Anwender können zudem über Doxis4 auf alle Projektdokumente zugreifen und somit auch auf die aus SharePoint abgelegten und nach Doxis4 übernommenen Dokumente.

Mit diesem föderierten Ansatz (Content Federation) werden Informationen aus beiden Systemen verfügbar und schaffen die 360-Grad-Sicht auf alle projektbezogenen Dokumente.

Ausblick: Informationen & Prozesse noch besser vernetzen

Eine Möglichkeit, die bislang überhaupt nicht in Betracht kam, wird nun als nächstes Ziel umgesetzt werden. Da bei unserem Kunden ein Projekt stets auch auf einem oder mehreren Verträgen basiert, lag es nahe, dass beide Welten – Verträge und Projekte – ebenfalls miteinander verbunden werden. Durch die Migration der Verträge nach Doxis4 und die vollständige Projektakte können nun auch die Verträge mit Projekten und die Projekte mit Verträgen verknüpft werden. Damit wurde die Rundumsicht erweitert und erleichtert insbesondere den Projektleitern auch den Zugriff und Überblick über die zugehörigen Projektverträge.

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