Customer Storys & Lösungen

Informationslogistik bei Krone

| Julia Pedak

In der Krone-Gruppe waren vor der Doxis4-Einführung sämtliche Dokumente über die gesamte System-Landschaft verstreut. Nur die Fachabteilungen wussten, wo sich welche Informationen befanden. Gesucht wurde daher eine ECM-Lösung für ein unternehmens­weit einheitliches und transparentes Dokumentenmanagement. Sie sollte international einsetzbar sein, dokumentenintensive Geschäftsprozesse digital abbilden, automatisieren und mit elektronischen Akten unterstützen. Eine wichtige technische Anforderung war die Integrationsfähigkeit in die führenden SAP-Systeme. Bei der Wahl des Anbieters wurde nach einem deutschen ECM-Hersteller gesucht, der bei Supportanfragen schnell greifbar ist.

eAkten bringen Ordnung in die Abteilungen

Im ersten Schritt löste Krone das Altarchiv auf und überführte den Altdatenbestand ins neue Doxis4 Archiv. „Unsere rund drei Millionen Altdokumente haben wir mithilfe des Migrationskonzepts von SER schnell, sicher und im laufenden Betrieb auf Doxis4 migriert“, erinnert sich Lars Schmerge, ECM-Projektleiter bei der Bernard Krone Holding. Dann baute Krone eine elektronische Aktenstruktur als zentralen Bestandteil der SER-Lösung auf. „Wir haben zunächst damit begonnen, Dokumente wie Leergutbegleitscheine, Auftragsbe­stätigungen oder Warenbegleitscheine nach und nach einzuscannen und zentral in elektronischen Lieferanten-, Kunden- und Auftragsakten in Doxis4 abzulegen. So haben unsere Vertriebsmitarbeiter jederzeit Zugriff darauf“, schildert Lars Schmerge. Weitere Abteilungen wie der Einkauf oder die Technikabteilungen folgen.

Alles bereit für den ersten Arbeitstag: Onboarding-Workflow

Die einheitliche Doxis4-Technologieplattform ermöglicht den kontinuierlichen Ausbau des Krone-ECM. Immer mehr Geschäftsprozesse sollen mithilfe von Doxis4 automatisiert und beschleunigt werden. So steht für Mitte 2018 die Einführung von Personaleintritts- und -austritts-Workflows an, die mit Doxis4 BPM umgesetzt werden. Sie steuern alle Aktivitäten zur Bereitstellung der technischen Ausstattung für neue Mitarbeiter bzw. wickeln die Rückgabe beim Austritt aus dem Unternehmen ab.

Fit für die Zukunft: Lieferantenanbindung 2020

Unter dem Namen „Lieferantenanbindung 2020“ startet Krone ab Mitte 2018 das Projekt „Lieferantenportal“. Doxis4 soll hierbei eine zentrale Rolle spielen und ans Portal angebunden werden. Stellen die Krone-Lieferanten im Portal beispielsweise eigene Zertifikate, technische Zeichnungen oder QS-Schweißprotokolle bereit, können diese automatisiert der elektronischen Lieferantenakte in Doxis4 zugeordnet werden. Sie stehen dann für die Krone-Mitarbeiter unternehmensweit zur Verfügung. „Das wäre ein wahrer Benefit für unsere Qualitätssicherung, die diesen Dokumenten dann nicht mehr hinterherlaufen müsste“, freut sich Lars Schmerge.

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Julia Pedak

Was mich an Doxis4 begeistert? All die Möglichkeiten, die sich daraus für Sie ergeben – und über die ich im SERblog schreiben darf. Denn als Redakteurin bei SER und Master der Germanistik habe ich Tinte im Blut. Ich suche nach den spannendsten Storys und Lösungen, die Sie bei Ihrer Digitalisierung weiterbringen.

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