Customer Storys & Lösungen

Purchase-to-Pay & Order-to-Cash bei der AUGUST STORCK KG

| Marc Volquardsen

In Sachen Digitalisierung müssen alle Lösungen wie Zahnräder ineinandergreifen, damit Prozesse einwandfrei laufen – und zwar nicht nur jetzt, sondern auch in den nächsten Jahren. Wer hier allein auf SAP setzt, hat aber nur eine halbfertige, halbintelligente Lösung. Komplett wird sie durch ein ECM wie Doxis4, das im Zusammenspiel mit SAP flexibel kombinierbare Bausteine bietet, die sich auch in Zukunft zu neuen Lösungen weiterentwickeln lassen. Die AUGUST STORCK KG hat auf dieser Basis Purchase-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse automatisiert, mit denen sie ihren Geschäftsbetrieb nachhaltig sicherstellt.

Blicken wir auf die letzten Monate zurück, hat sich gezeigt, dass viele Unternehmen in Sachen Digitalisierung noch Nachholbedarf haben: Mitarbeiter saßen ohne Zugriff auf Dokumente und SAP-Daten im Homeoffice, Geschäftsprozesse kamen zum Erliegen: Umsatzeinbußen sind vorprogrammiert! Um aktiv dagegen vorgehen zu können, brauchen Unternehmen intelligente Strategien und Lösungen für die Digitalisierung ihrer Informationen und Prozesse. Lösungen, die nicht nur jetzt für schnellen Erfolg sorgen, sondern auch in Zukunft helfen, dem Veränderungsdruck standzuhalten – getreu dem diesjährigen DSAGLIVE-Motto „Zukunft mit Weitsicht! Nachhaltig gewinnt". Ein Unternehmen, das dieses Motto schon lange beherzigt, ist die AUGUST STORCK KG, die seit über 25 Jahren ihre Geschäftsprozesse mit SAP und Doxis4, der Enterprise Content Management-Plattform der SER Group, umsetzt. 

AUGUST STORCK: Inbound Automation für weltweit schnelle & transparente Prozesse

Compliance-Anforderungen, schnelle & sichere Lieferungen, übersichtliche Buchhaltung: So wächst Doxis4 bei AUGUST STORCK mit allen Anforderungen

Nachhaltige Digitalisierungsstrategie bei STORCK

Als Süßwarenhersteller setzt STORCK seit langem alles daran, dass Rohstoffe und Betriebsmittel pünktlich und vollständig in der Produktion eintreffen sowie Fertigwaren zur gewünschten Zeit in der erwarteten Menge und Qualität im Handel sind. In der aktuellen Lage steigt die Herausforderung, all das zu gewährleisten. Die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Handel muss mehr denn je über Distanzen hinweg funktionieren, schnelle flexible Prozesse sind unerlässlich, um auf Änderungen rechtzeitig zu reagieren. Hätte STORCK nur SAP im Einsatz, wäre das nur bedingt möglich! Mit dem ERP lassen sich zwar Bestellungen, Aufträge und Rechnungen als digitale SAP-Belege abwickeln, die dazugehörigen Original-Dokumente wie eingehende Angebote, Lieferscheine oder Rechnungsformulare können damit aber zunächst nicht digital abgelegt oder prozessiert werden. STORCK hat darum bereits Mitte der 1990er sein SAP um eine Enterprise Content Management (ECM)-Plattform ergänzt. Mit Doxis4 von der SER Group stellt das Unternehmen die richtigen Informationen – in und außerhalb von SAP – zur richtigen Zeit und im richtigen Prozesskontext bereit, erleichtert Mitarbeitern das Treffen von Entscheidungen und automatisiert zeitraubende manuelle Tätigkeiten. „Als jahrzehntelanger SAP- und SER-Kunde hat sich die AUGUST STORCK KG mit vielen Trendthemen im ERP- und ECM-Bereich auseinandersetzen und diese bewerten müssen“, erklärt Dirk Stentzel, IT-Projektleiter im Cross-Functional Application Management der AUGUST STORCK KG. War es anfangs die Fragestellung „Wie können SAP R/2 und das elektronische SER-Archiv integriert werden?“, ging es nach der Umstellung auf SAP R/3 Anfang des neuen Jahrtausends um mehr als eine revisionssichere Ablage: Prozesse sollten auf Basis digitaler Informationen unternehmensweit gesteuert werden: „Eine verlässliche Konstante in der gesamten Digitalisierung ist seit Beginn des Einsatzes von SAP R/3 die konsequente Nutzung der SAP-Schnittstellen zu Doxis4 und des SAP Business Workflows. Wir ergänzen diese mit den Stärken der Doxis4-Plattform, z.B. um Informationen zur Weiterverarbeitung in SAP aus den Eingangskanälen zu extrahieren oder wenn es um das Steuern von Dokumenten ohne SAP-Bezug geht.“

Vom Rechnungseingang zu weiteren Schritten im Purchase-to-Pay- & Order-to-Cash-Prozess

Beim Thema Prozessautomation startete STORCK mit dem automatisierten Rechnungseingang. Der Fokus von SAP liegt auf der belegweisen Buchung der Informationen, das Prüfen und Freigeben der Rechnungen deckt es aber so nicht ab. Heute übernimmt Doxis4 Intelligent Invoice Automation for SAP in Verbindung mit dem SAP Business Workflow diese Schritte mit vollautomatischen Buchungen. Das spart den Mitarbeitern in der Buchhaltung manuellen Aufwand und geht zudem weitaus schneller. Doxis4 erkennt dank KI-basierter Verfahren die relevanten Rechnungsinformationen und kann durch Abgleich mit bestehenden SAP-Informationen schon vor der eigentlichen Buchung wichtige Parameter für die Weiterverarbeitung identifizieren. STORCK kann so z.B. Skonti besser ausnutzen und sicherstellen, dass seine Lieferanten rechtzeitig bezahlt und Mahnungen reduziert werden. Nach den positiven Erfahrungen mit der Rechnungsverarbeitung fasste STORCK weitere Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess ins Auge: „Wir haben sukzessive weitere Inbound-getriggerte Geschäftsprozesse mit Doxis4 abgebildet und konnten so z.B. die Produktivität im Finanzwesen, Einkauf und der Fertigwarendisposition nachhaltig steigern und die Prozesssicherheit erhöhen“, freut sich Dirk Stentzel. Mit Doxis4 münden alle zentralen Eingangskanäle (Papier, E-Mail, EDI) in automatisierten Buchungen, z.B. Rechnungen in SAP FI, Auftragsanlagen in SAP SD und Einkaufsbelege in SAP MM. Ein umfangreiches Routing-Regelwerk sorgt dafür, dass notwendige Freigaben oder Nacharbeiten den verantwortlichen Personen in Sekundenschnelle zur Verfügung gestellt und Fachabteilungen spürbar entlastet werden: „Aus Sachbearbeitern werden Prozess- und Veränderungsmanager, die ihre Prozesse nun steuern und optimieren und nicht mehr nur operativ abarbeiten!“, so Dirk Stentzel.

Neben dem P2P-Prozess hat STORCK auch die Zusammenarbeit mit dem Handel weiter optimiert. Das Abwickeln von Zahlungsavisen (Vorankündigung von Zahlungen) und etwaigen Reklamationen seiner Kunden bildet das Unternehmen daher mit Doxis4 durch automatisierte, KI-gestützte Workflows ab. Als Süßwarenhersteller unterliegt STORCK zudem zahlreichen Regularien und muss z.B. die Nachhaltigkeit von Rohstoffen oder die Unbedenklichkeit von Einsatzstoffen nachweisen. Auch diese Compliance-Anforderungen kann STORCK mit Doxis4 und SAP dokumentieren. Die gesamte P2P- und O2C-Prozesskette wird über alle beteiligten Bereiche hinweg unterstützt, lässt sich intelligent steuern und flexibel anpassen. Bei Doxis4 sind KI und Automation feste Bestandteile der ECM-Plattform, sodass STORCK selbst komplexe Prozesse – mit und ohne SAP – abbilden, jederzeit anpassen oder neu aufsetzen kann. Dirk Stentzel sieht in diesem flexiblen Zusammenspiel die Basis für nachhaltige Digitalisierung: „STORCK, SER und SAP: Das ist ein kongeniales Trio, der Fels in der Brandung der Digitalisierung!“

 

Der Artikel erschien erstmals am 21.09.2021 in blaupause 3/20.

IndustrieComplianceBPM & WorkflowsSAP

Marc Volquardsen

Moin aus Hamburg!

Ich bin Produktmanager & Lösungsarchitekt und seit 2004 bei der SER Group. Nach 15 Jahren als Lösungsberater an der Seite des Vertriebs bin ich 2020 in das Produktmanagement für Lösungen gewechselt. Dort konzipiere ich kundennahe Lösungen auf Basis von Doxis4, SAP und Salesforce – sprechen Sie mich gerne an.

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