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Purchase-to-Pay mit Doxis4: In 5 Schritten zur durch­gehenden Automation

| Marc Volquardsen

„Der Gewinn liegt im Einkauf“, so eine alte Kaufmannsweisheit. Und tatsächlich machen Preisverhandlungen mit Lieferanten und ein Wareneingang in Time & Budget viel aus, wenn es um niedrige Produktionskosten und höhere Gewinnmargen geht. Kein Wunder, dass immer mehr Unternehmen Beschaffungsprozesse automatisieren wollen, um hier noch weiteres Potenzial zu heben und z.B. Produktion und Dienstleistungen schneller, flexibler und transparenter planen zu können. Doch nur Teilprozesses in Einkauf und Beschaffung ins Auge zu fassen und mit SAP abzubilden, wäre zu kurz gedacht. Denn was kommt vor dem Beschaffungsprozess und was danach? Die Produktion muss ihren Bedarf per BANF melden, Rechnungen müssen bezahlt und archiviert werden. All diese Teilprozesse und die damit verbundenen Dokumente lassen sich allein mit SAP jedoch nicht abbilden. Was dafür fehlt, bringt Doxis4 mit. Unternehmen automatisieren damit den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess in fünf Schritten.

P2P Prozess mit Doxis4 & SAP

Ein Blick auf den Purchase-to-Pay-Prozess zeigt: Hier kommen verschiedene Teilprozesse zusammen, von der Bestellanforderung (BANF) über die Bestellung beim Lieferanten und den Wareneingang bis hin zu Zahlung der Rechnung. Dabei sind unterschiedliche Abteilungen involviert, mit wachsender Unternehmensgröße fallen immer mehr Dokumente und Daten an. All das digital abzubilden und zu automatisieren, verspricht einen besseren Überblick, kürzere Bearbeitungszeiten und eine bessere Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten. Und erst so lassen sich auch Folgeprozesse sicher planen, z.B. die Produktion in der Industrie, Lieferungen im Handel oder Serviceleistungen im Dienstleistungssektor. Die Frage ist nur: Wie kann man diesen komplexen Prozess von Anfang bis Ende automatisieren?

Purchase-to-Pay braucht mehr als SAP

Viele Unternehmen nutzen bereits SAP, um Teilschritte im Purchase-to-Pay-Prozess zu digitalisieren, z.B. die Bestellung oder Rechnungsbuchung. Der gesamte P2P-Prozess lässt sich damit allerdings nicht abbilden. Denn Mitarbeiter können in SAP nur Daten und Transaktionen bearbeiten, die dazugehörigen Dokumente und Vorgänge außerhalb von SAP werden nicht digital unterstützt und müssen aufwändig per Hand bearbeitet werden. Der daraus resultierende fehlende Überblick über den kompletten Purchase-to-Pay-Prozess und die vielen anfallenden manuellen Tätigkeiten haben Folgen:

  • Der Wareneingang lässt sich nur schwer planen, Waren treffen zu spät und/oder unvollständig ein, wodurch die Folgeprozesse ins Stocken geraten.
  • Beim manuellen Prüfen der Belege entstehen schnell Fehler, z.B. durch übersehene Abweichungen
  • Rechnungen werden nicht rechtzeitig gebucht, sodass Skonti verloren gehen oder Mahngebühren entstehen.
  • Gesetzliche Anforderungen an das aufbewahren von Belegen werden nicht erfüllt, das Risiko von Compliance-Verstößen und Sanktionen steigt.

Mit Doxis4 & SAP zum automatisierten P2P-Prozess

„Aus Sachbearbeitern werden Prozess- und Veränderungsmanager, die ihre Prozesse nun steuern und optimieren und nicht mehr nur operativ abarbeiten!“, so Dirk Stentzel, IT - Cross-Functional Application Management | Projektleiter bei der AUGUST STORCK KG. Der Süßwarenhersteller hat erkannt, dass sich auf Dauer Gewinn und Qualität steigern lassen, wenn statt Teilschritten der gesamte Purchase-to-Pay-Prozess automatisiert wird. Möglich wird das durch die Kombination von SAP mit Doxis4. Damit lässt sich der gesamte P2P-Prozess einfach in fünf Schritten automatisieren:

Schritt 1: Bedarfsanforderung automatisiert einreichen & prüfen

Statt den Bedarf in einer E-Mail oder gar als ausgedrucktes Formular per Hauspost beim Einkauf einzureichen, nutzen Fachabteilungen und Produktion mit Doxis4 und SAP automatisierte Workflows. Doxis4 unterstützt Mitarbeiter z.B. beim Ausfüllen der Kostenstelle und Projektnummer. Anschließend wird die BANF in SAP ausgelöst und geht direkt an den richtigen Mitarbeiter in der Beschaffung, der sie zeitnah prüfen kann. Bei der Prüfung von Menge und Budget unterstützt Doxis4 mit Vorschlagswerten, was die Entscheidung deutlich vereinfacht und beschleunigt. Ist die Bestellanforderung genehmigt, stößt Doxis4 mit der Bestellung den nächsten Schritt im Purchase-to-Pay-Prozess an.

Schritt 2: Bestellungen nachvollziehbar bearbeiten & Auftragsbestätigungen automatisieren

Für die Bestellung beim Lieferanten nutzen Einkauf und Beschaffung wie gewohnt SAP. Alle Dokumente, die dabei anfallen, z.B. Angebote und Verträge mit Lieferanten, bündelt Doxis4 in elektronischen Akten, die auch SAP-Daten wie Bestellmenge, Lieferfrist und Bestellstatus auf einen Blick anzeigen. Der gesamte Bestellprozess bleibt nachvollziehbar. Bestätigt ein Lieferant seinen Auftrag, liest Doxis4 die per Post oder auf elektronischem Weg eingehende Auftragsbestätigung automatisiert aus und überprüft, ob z.B. Liefertermin und Bestellmenge von der Bestellung abweichen. Ist das der Fall, erhält der Einkauf automatisch eine Benachrichtigung und kann sofort nach einem alternativen Lieferanten suchen oder gegebenenfalls die Produktion über geänderte Lieferungen informieren. So werden Warenengpässe, Verzögerungen und ein unvollständiger Wareneingang rechtzeitig verhindert. Ist die Auftragsbestätigung korrekt, bucht Doxis4 sie automatisiert in SAP. Manuelle Schritte wie Datenabgleich und Buchung entfallen so nicht nur für die Mitarbeiter, sie werden auch schneller abgewickelt.

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Schritt 3: Automatisierte Workflows für Wareneingang & Reklamation

Überprüfen Mitarbeiter den Wareneingang und stellen z.B. beschädigte Waren fest, muss eine Reklamation erfolgen. Doxis4 hilft hier, indem z.B. Belegfotos direkt per Tablet oder Smartphone aufgenommen und als Nachweis automatisch in der richtigen Lieferantenakte abgelegt werden. Weitere Mitarbeiter, die sich mit den betreffenden Lieferanten in Verbindung setzen, werden ebenfalls automatisch benachrichtigt und erhalten die entsprechenden Informationen. Nachdem der Wareneingang in SAP verbucht wurde und der Beschaffungsprozess in SAP abgeschlossen ist, erfolgt der nächste Schritt im P2P-Prozess: Das Verarbeiten der Rechnungen.

Schritt 4: Automatisierte Rechnungsverarbeitung & -buchung

Liegen Rechnungen der Lieferung bei oder werden Sie separat elektronisch geschickt? Doxis4 verarbeitet alle Formate automatisiert – auch ZUGFeRD 2.0 und XRechnung: Die Belege werden erfasst, ausgelesen und automatisch mit den Bestellungen in SAP abgeglichen. Ihre formale und sachliche Prüfung kann vollständig automatisiert erfolgen und bei Rechnungen mit Bestellbezug auch die automatisierte Buchung in SAP („Dunkelbuchung“). Mitarbeiter der Buchhaltung müssen dann nur noch aktiv werden, wenn Doxis4 sie über Abweichungen informiert. Bei Rechnungen ohne Bestellbezug unterstützt Doxis4 die Buchhaltung durch automatisierte Workflows beim Prüfen und Freigeben und erinnert die Mitarbeiter auch, bis wann dies geschehen muss. Mit dem Doxis4 Rechnungseingangsbuch sehen sie zudem den Status aller Rechnungen und können alle Zahlungs- und Skontofristen leichter einhalten.

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Schritt 5: Automatisierte Belegarchivierung

Nach der Rechnungsbuchung ist der Purchase-to-Pay-Prozess noch nicht abgeschlossen. Die Belege und die dazugehörigen SAP-Daten müssen revisionssicher archiviert werden, bis ihre gesetzliche Aufbewahrungsfrist endet. Doxis4 archiviert alle dafür relevanten SAP-Daten und –Belege automatisiert und hält die Fristen ein. Neben den Informationen aus SAP bewahrt Doxis4 zudem alle weiteren Informationen rund um den Purchase-to-Pay-Prozess revisionssicher auf, z.B. die BANF, Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Damit ist der Beschaffungs- und Zahlungsprozess vollständig dokumentiert: Es liegen nicht nur alle Belege für Steuerprüfungen vor, sondern auch alle Nachweise, die in Haftungsfragen nötig sind.

5 auf einen Streich oder Step-by-Step?

Wenn alle Schritte im Purchase-to-Pay-Prozess mit SAP und Doxis4 automatisiert werden, wird eine durchgehend transparente, schnelle Produktions- und Liquiditätsplanung möglich. Allerdings wollen nicht alle Unternehmen sofort in mehreren Bereichen auf einmal Digitalisierungsprojekte starten. Um Projektaufwand und Kosten besser zu kalkulieren, können Sie mit Doxis4 alternativ mit einzelnen Schritten wie dem automatisierten Verarbeiten von Rechnungen oder Auftragsbestätigungen beginnen. Die vor- und nachgelagerten Schritte folgen dann nach und nach und komplettieren die Automation im Purchase-to-Pay-Prozess Step by Step.

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Marc Volquardsen

Moin aus Hamburg!

Ich bin Produktmanager & Lösungsarchitekt und seit 2004 bei der SER Group. Nach 15 Jahren als Lösungsberater an der Seite des Vertriebs bin ich 2020 in das Produktmanagement für Lösungen gewechselt. Dort konzipiere ich kundennahe Lösungen auf Basis von Doxis4, SAP und Salesforce – sprechen Sie mich gerne an.

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