Compliance

Schluss mit Compliance-Sorgen! So hilft ECM Stadtwerken & Versorgern

| Julia Pedak

Stadtwerke und Versorger müssen sicherstellen, dass sie ihre Dokumentations- und Veröffentlichungspflichten erfüllen sowie Kundendaten schützen. Nur so verhindern sie kostspielige Sanktionen und Imageschäden und sichern sich die Zusammenarbeit mit Geschäfts- und Finanzierungspartnern. Die zunehmenden regulatorischen Vorgaben bringen allerdings einen hohen Aufwand mit sich. Um diesen zu reduzieren, nutzen immer mehr Stadtwerke und Versorger ECM. Wir haben Ihnen Beispiele zusammengestellt, wie sie damit Dokumente und Vorgänge vollständig dokumentieren, die EU-DSGVO einhalten und das Berichtswesen automatisieren.

Regulierte Prozesse leichter dokumentieren

Energieversorger agieren in einem stark regulierten Markt: Bundesnetzagentur, E-Control oder EICom standardisieren Geschäftsprozesse wie Netzanschluss, Netzbau- und Instandsetzung, Messstellenbetrieb, Inspektion und Wartung. Damit Stadtwerke nachweisen können, dass sie all diese Vorgaben erfüllen, brauchen sie eine saubere, vollständige Dokumentation ihrer Geschäftsprozesse. Das ist nicht nur aus Compliance-Sicht relevant: In Haftungsfragen können Stadtwerke und Versorger durch die Dokumentation z.B. von Bauprojekten nachweisen, dass sie Baumaßnahmen korrekt durchgeführt, die Materialqualität sichergestellt und Arbeitsschutzanweisungen eingehalten haben. So vermeiden sie Strafzahlungen und Imageschäden.

Die Stadtwerke Schwäbisch Gmünd bilden Prozesse transparent mit ihrem ECM Doxis4 ab. Das ECM dokumentiert z.B. automatisch Vergabeprozesse inklusive der abschließenden Leistungskontrolle. Alle damit verbundenen Dokumente, Änderungen sowie die einzelnen Prozessschritte sind lückenlos protokolliert. Die Stadtwerke gehen damit sicher, dass sie den Verlauf von Vergabeverfahren ordentlich nachweisen können, und sparen sich bei der Dokumentation viel Zeit und Aufwand.

Schneller durch Prozess-Automation

Schneller durch Prozess-Automation

Neben der Dokumentation automatisieren Stadtwerke mit Doxis4 viele weitere Prozesse wie die Angebots- und Vertragserstellung oder den Post- und Rechnungseingang. Erfahren Sie hier, wie Sie dadurch Kern- und Service-Prozesse effizienter steuern.

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Kundendaten nachweisbar schützen

Die EU-DSGVO stellt hohe Anforderungen an den Schutz von Kunden- und Mitarbeiterdaten. Noch bevor die europäische Verordnung in Kraft trat, sorgte die Westfalen Gruppe bereits mit dem ECM-System Doxis4 dafür, dass Personaldaten sicher aufbewahrt werden: Das Personalarchiv besteht in einem separaten Mandanten des ECM-Archivs. Hier haben ausschließlich Mitarbeiter der Personalabteilung Zugang zu Dokumenten und SAP-Daten. Mit der EU-DSGVO müssen nun auch personenbezogene Daten von Kunden unter Einhaltung strenger Schutzmaßnahmen aufbewahrt und verarbeitet werden. Mit dem vorhandenen ECM hat die Westfalen Gruppe dafür die passende Lösung: Die zertifizierte ECM-Software kann alle im Unternehmen vorhandenen personenbezogenen Informationen vor unerwünschtem Zugriff schützen und dokumentieren, dass sie bei Nachfrage vollständig übertragen und gelöscht wurden.

Mittlerweile nutzen alle Geschäftsbereiche und Sparten der Westfalen Gruppe das Doxis4 Archiv – sowohl national als auch international in allen Gesellschaften. So kann das Unternehmen sicherstellen, dass alle kaufmännischen, technischen und rechtlichen Dokumente bis zum Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht revisionssicher und EU-DSGVO-konform archiviert werden.

Datenschutz leichter einhalten

Datenschutz leichter einhalten

Doxis4 erleichtert Ihnen das Einhalten und nachweisen der EU-DSGVO. Erfahren Sie hier, wie Sie damit den Datenschutz in Ihrem gesamten Unternehmen sicherstellen.

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Mit digitalem Berichtswesen die Finanzierung sicherstellen

Bei Versorgern wie der Raffinerie Heide ist eine hohe Finanzkraft die Grundlage für die Geschäftstätigkeit. Das Unternehmen benötigt jedes Jahr Investitionen in Höhe eines zweistelligen Millionenbetrags und sichert sie sich mithilfe starker Finanzpartner. Die Finanzierungsverträge sind allerdings mit umfangreichen Compliance-Verpflichtungen verbunden: 265 Auflagen muss die Raffinerie Heide erfüllen, z.B. den vierteljährlichen Bericht über die Finanzierung und den Nachweis ihrer Vertragskonformität. Um all das pünktlich und fehlerfrei zu organisieren, nutzt die Raffinerie Heide Doxis4: Ein Obligationenworkflow erinnert die zuständigen Mitarbeiter rechtzeitig an die zu erstellenden Berichte und liefert ihnen direkt alle nötigen Informationen zu den Verträgen und Compliance-Anforderungen. Im Workflow bestätigen sie den Erhalt sowie Abschluss der Aufgabe. Das ECM protokolliert alle Schritte und informiert weitere Mitarbeiter, falls einer davon ausbleiben sollte. Durch die Einsicht in die Verträge und Obligationen haben Mitarbeiter ein viel besseres Verständnis für Compliance und können sie mithilfe der Workflow-Unterstützung leichter einhalten. Das auf dem ECM basierende Berichtswesen ist für die Raffinerie Heide eine wichtige Voraussetzung, um Compliance nachzuweisen und dadurch die weitere Finanzierung sicherzustellen.

Vorbereitet auf neue Regularien

Durch die zunehmenden Regulierungen und die seit Einführung der EU-DSGVO verschärften Anforderungen an den Datenschutz ist das Thema Dokumentation für Stadtwerke und Versorger immer wichtiger geworden. Mit einem ECM können sie ihre Prozesse digital abbilden und gleichzeitig dokumentieren, was den Aufwand dafür stark reduziert. Treten neue Regularien in Kraft, passen sie ihre Prozesse mit dem ECM schnell daran an und weisen ihre Compliance von Anfang an nach. So gehen sie sicher, dass sie auch in Zukunft weiterhin am Markt teilnehmen und Geschäfte abschließen können.

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Julia Pedak

Was mich an Doxis4 begeistert? All die Möglichkeiten, die sich daraus für Sie ergeben – und über die ich im SERblog schreiben darf. Denn als Redakteurin bei SER und Master der Germanistik habe ich Tinte im Blut. Ich suche nach den spannendsten Storys und Lösungen, die Sie bei Ihrer Digitalisierung weiterbringen.

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