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So hilft Ihnen ECM bei der Entscheidungsfindung

| Björn Helmholz

Jede Stunde treffen wir durchschnittlich bis zu 2.000 Entscheidungen, ob im privaten oder beruflichen Umfeld. Die meisten tagtäglichen Entscheidungen werden dabei instinktiv „aus dem Bauch heraus“ getroffen, manchmal ohne dass wir davon bewusst Kenntnis nehmen. Anders sieht es im geschäftlichen Bereich aus. Hier sollten Entscheidungen auf einer guten Faktenlage basieren, da sie eventuell weittragende Konsequenzen nach sich ziehen.

In diesem Zusammenhang ergeben sich zwei essenzielle Fragen: Welche Bedingungen sind notwendig, um gute Entscheidungen fällen zu können? Und auf der anderen Seite: Was könnte Sie daran hindern, Entscheidungen schnell und kompetent zu treffen?

Situationen, die Ihre Entscheidungen erschweren können, wären beispielsweise:

  1. Sie können auf die benötigten Informationen nicht zu jeder Zeit und von jedem Ort aus zugreifen.
  2. Die Informationen sind schwer auffindbar oder ganz abhandengekommen.
  3. Die verfügbaren Informationen lassen sich für eine Entscheidung nicht gut bündeln oder nicht aufbereiten.
  4. Abstimmungen und Genehmigungen dauern zu lange und der Weg zur Entscheidung ist nicht nachvollziehbar.

Das ECM-System Doxis4 setzt genau bei diesen Punkten an und assistiert Ihnen als Informationsbasis sogar bei Ihren zukünftigen Entscheidungen:

1. Orts- & zeitunabhängiger Zugriff auf Informationen

„Anyplace, Anywhere, Anytime“ – Unser Arbeitsplatz ist nicht länger ein fixierter Ort, den man aufsuchen muss, um an die gewünschten Informationen zu gelangen. Mit einem Web- bzw. Desktop-Client und einer mobilen App bietet Ihnen Doxis4 Datenzugriff an jedem Ort zu jeder Zeit.

2. Zusammenführen verschiedener Datenquellen

Die zentrale Archivierung von Unterlagen in Papierform gehört nach und nach der Vergangenheit an. Mit dem Einzug der Digitalisierung und dem Siegeszug der „Apps“ gibt es für jeden Bedarf die richtige Anwendung. Täglich entstehen dadurch neue Dokumente und Informationen. Das Prinzip „Es gibt für alles eine App“ ist nützlich für die Anwender, gestaltet aber eine Zusammenführung der Informationen für eine mögliche Entscheidungsfindung von schwierig bis fast unmöglich, weil die Informationen in zahlreichen Apps und damit voneinander isolierten Datentöpfen liegen.

Doxis4 verfolgt den Ansatz, vorhandene Informationssilos einzubinden (Content Federation) und über diesen Weg zu finden und nutzen (Enterprise Search). So lassen sich vorhandene Quellen (u.a. File-Sharing-Lösungen, SharePoint, Microsoft 365 etc.) integrieren und optional zusammenführen.

 

Linked Icon im Doxis4: Dokumente können in Doxis4 aus unterschiedlichen Quellen durchsucht werden (auch im Volltext)

 

Die Zusammenführung der vorhandenen Informationen ist ein wichtiger Schritt, um eine Ausgangsbasis für gute Entscheidungen zu schaffen. So wird Ihr ECM-System als single source of truth zum „Datensee“.

3. Informationen in einem Vorgang bündeln

Nach der Zusammenführung der Informationen ist es meist notwendig, die Informationen nach Belieben zu strukturieren und für einen Entscheidungsprozess zu bündeln. Mit der Doxis4 Aktenverwaltung ist seit Jahren ein ausgereiftes Modul zur Strukturierung der Informationen auf der Doxis4-Plattform vorhanden. Mit dem Doxis4 BPM Service steht darüber hinaus ein modernes Modul zur Bündelung von Informationen und flexiblen Gestaltung von Prozessen zur Verfügung.

Mit diesem Modul lässt sich ein standardisierter Entscheidungsprozess abbilden, der sich beliebig flexibel an die benötigen Anforderungen anpassen lässt.

Standard Entscheidungsprozess mit Doxis4

 

Im laufenden Prozess können weitere Informationen ergänzt werden und ermöglichen zudem eine Alternativensuche bzw. die Bewertung dieser.

4. Entscheidungen klar definieren & zeitnah treffen

Um den Workflow voranzutreiben, wird in Doxis4 eine Aufgabe mit einer Entscheidung abgeschlossen. Die Entscheidungsfindung lässt sich dabei durch vordefinierte Auswahlmöglichkeiten (z. B. abgelehnt oder freigegeben) und einer maximalen Bearbeitungs-/Entscheidungsdauer unterstützen.

5. Doxis4 assistiert Ihnen bei der Wahl Ihrer Entscheidung

Um zukünftige Entscheidungen leichter und schneller zu treffen, kann mit Doxis4 auf bereits in der Vergangenheit liegende Entscheidungen zurückgegriffen werden. Möglich machen dies die Doxis4 Cognitive Services, die stetig um intelligente Services erweitert werden. Auf Basis von Methoden des Machine Learning und der Informationsrückgewinnung (engl. Information Retrieval) abgeschlossener Prozesse kann eine Empfehlung für Entscheidungen vorgeschlagen werden.

 

Doxis4 assistiert Ihnen mit möglichen Entscheidungshilfen

Mein Fazit für Sie:

Doxis4 schafft es mit den beschriebenen Punkten eine Ausgangsbasis für gute Entscheidungen bereitzustellen. Durch die Analyse der Daten (u.a. Analyse der Informationen im Vorgang, Dokumentation getroffener Entscheidungen) und der erleichterten Entscheidungsfindung entsteht mit Unterstützung von Doxis4 in Ihrem Marktumfeld für Sie ein Wettbewerbsvorteil: Sie können schneller reagieren, vermeiden kostspielige Fehlentscheidungen und verbessern so z.B. die Qualität Ihrer Service-Leistungen und Produkte.

unternehmensweitECM PlattformSuche / Content FederationBPM & WorkflowsCognitive Services

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Björn Helmholz

Hallo, mein Name ist Björn Helmholz. Im technischen Sales kann ich meine Faszination zur Technik und die Freude zum Kundenkontakt miteinander vereinen. Die Einarbeitung in neue Bereiche auf Basis von Doxis4 ist mir stets ein großes Anliegen und diese für unsere Kunden und Interessenten auszuarbeiten eine Freude.

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