Innovation & Technologie

Sofort digital arbeiten mit dem Universal Workspace

| Silvia Kunze-Kirschner

Manchmal muss es einfach schnell gehen, um auch remote, wie z.B. im Homeoffice, sofort weiterarbeiten zu können oder neue virtuelle Workspaces für Teams zu erstellen. Für alles gilt: Sie brauchen den uneingeschränkten Zugriff auf Dokumente und die Möglichkeit, in Teams zusammenzuarbeiten. Eine Voraussetzung hierfür sind digitale Dokumente, die Sie nachvollziehbar bearbeiten, rasch wiederfinden und mit anderen Teammitgliedern austauschen können. Wie Sie ganz pragmatisch sofort digital loslegen, geschäftliche Abläufe und Abstimmungen vereinfachen und rechtliche Anforderungen einhalten: das klappt mit dem Doxis4 Universal Workspace als SaaS-Lösung und ohne IT-Aufwand wie am Schnürchen – am Standort, remote und im Homeoffice.

Wie wichtig digitale Arbeitsabläufe sind, um den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten, zeigen Ausnahmesituationen sehr deutlich. Unternehmen, die bei der Digitalisierung die Nase vorn haben, sind hier klar im Vorteil: sie können schnell einen virtuellen Arbeitsraum remote oder im Homeoffice einrichten. Alle Nutzer arbeiten so nahtlos weiter, da sie an notwendige Informationen herankommen, Projekte allein oder gemeinsam im Team bearbeiten und Prozesse weiterhin reibungslos steuern können.

Dokumente revisionssicher managen und Geschäftsprozesse einfach steuern

Viele Mitarbeiter arbeiten in den letzten Wochen erstmalig im Homeoffice – aus der Ausnahme wird die neue Normalität. Erste Erfahrungen zeigen nun: so ganz reibungslos lässt sich die Arbeit nach dem Umzug vom Büro ins Homeoffice nicht immer fortführen. Die Ausstattung des Arbeitsplatzes mit Hardware, Meetingsoftware, Speicherplatz in der Cloud und E-Mail-Zugang kann auf die Schnelle funktionieren.

Aber Abstimmungsprozesse per E-Mail sind aufwändig und oft nicht nachvollziehbar. Eine rechtskonforme und sichere Zusammenarbeit sieht anders aus. Compliance-Anforderungen werden nicht außer Kraft gesetzt, nur weil Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten anstatt im Büro. Schwierig wird es auch, wenn interne oder externe Fachbereiche nicht an die jeweiligen Systeme angeschlossen sind und nicht auf benötigte Unterlagen im Dokumentenmanagement-System (DMS) zugreifen können. Es gibt also noch großes Verbesserungspotenzial.

„Wer in die Digitalisierung investiert hat und sicherstellen kann, dass der Zugriff auf geschäftskritische Informationen und die Steuerung von Folgeprozessen ortsunabhängig funktionieren, hat einen großen Vorteil. Wenn Kunden- und Lieferantenbeziehungen leiden, weil Mitarbeiter plötzlich vom Informationsfluss abgeschnitten sind und Aufträge ins Stocken geraten, ist das für kein Unternehmen verkraftbar“, meint Stefan Zeitzen, CSO der SER Group. „Mit dem Doxis4 Universal Workspace helfen wir, diese Hürde zu überwinden. Wir stellen einen virtuellen Raum für die Zusammenarbeit zur Verfügung, lösen Informationssilos im Unternehmen auf und ermöglichen einfach und schnell interdisziplinäre Prozesse über Abteilungsgrenzen hinweg.“ So ist auch ein Wechsel zwischen tageweisem Arbeiten im Büro – Homeoffice – Büro problemlos möglich.

Digital arbeiten im Universal Workspace

Sehen Sie im Demo-Video, wie Sie mit dem Doxis4 Universal Workspace allein und in Teams Dokumente strukturiert bearbeiten und einfacher abstimmen.

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Business Continuity – Der Doxis4 Universal Workspace als pragmatische Lösung

Unternehmen, die noch am Anfang der Digitalisierung stehen, können natürlich in Ausnahmesituationen keine umfangreichen Projekte planen – hier sind erstmal pragmatische Ansätze zur schnellen Fortführung der Arbeit gefragt.

„Der neue Doxis4 Universal Workspace ist eine einfache, aber leistungsstarke Software-as-a-Service (SaaS)-Anwendung, die auch Compliance-Anforderungen erfüllt. Damit haben wir eine Lösung für Unternehmen geschaffen, mit der Ihre Mitarbeiter ihre Arbeit schnell digital fortführen können. Er ist sofort startklar und bindet keinerlei IT-Ressourcen“, fährt Stefan Zeitzen fort.

How to - Wie Sie mit dem Doxis4 Universal Workspace arbeiten

Der Universal Workspace macht es Ihnen durch seine übersichtliche Oberfläche leicht, nach kurzer Anleitung gleich intuitiv loszulegen. Sie erstellen persönliche oder Team Workspaces für Kunden, Lieferanten oder gemeinsame Projekte. Sie können die Ablagestruktur frei gestalten, per Drag-and-drop Dokumente und Notizen in den Workspace ziehen und strukturiert ablegen. Auch bearbeitete Versionen werden übersichtlich verwaltet. Sie oder Ihr Team laden andere Beteiligte zur Zusammenarbeit ein und vergeben selbst die erforderlichen Rechte. Alle abgelegten Informationen sind so vor unerwünschten Zugriffen geschützt. Zugriffe und Änderungen werden nachvollziehbar dokumentiert; alle Beteiligten haben denselben, aktuellen Informationsstand.

Schnell startklar für digitales Arbeiten

Der Doxis4 Universal Workspace schafft schnell, einfach und praktisch die Grundlagen für digitales Arbeiten. Mitarbeiter können mit dem Universal Workspace ihre digitalen Dokumente auch im Homeoffice nachvollziehbar bearbeiten, schnell wiederfinden und mit anderen Beteiligten austauschen.

Eine Verknüpfung zu bestehenden Doxis4-Anwendungen ist jederzeit möglich, um die Daten des Universal Workspace bei Bedarf mit der zentralen Doxis4-Unternehmenslösung zu synchronisieren. Ein großer Vorteil, der Zeit und Geld spart. Alles ist sofort 1:1 wieder im Zugriff, ohne mühsam die Dokumente manuell übertragen zu müssen. So sind sie überall auf demselben Stand – strukturiert, transparent, revisionssicher und schnell wiederauffindbar.

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Silvia Kunze-Kirschner

Es gibt so viel an Doxis4 zu entdecken! Als PR-Managerin bei der SER Group schreibe ich super gern darüber, wie Sie gemeinsam mit Doxis4 digitale Herausforderungen meistern können. Das geschriebene Wort begleitet mich seit vielen Jahren in der IT – und in meiner Freizeit als Lesementorin in Schulen. 

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