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Urlaubsvertretung? Check!

| Julia Pedak

Entspannte Strandtage, Panoramablick über die Alpen … Erinnern Sie sich noch an Ihren letzten Urlaub? Oder verblassen die schönen Momente direkt wieder im Schatten des Aufgabenbergs, der nach den Ferien auf Sie wartet? Sie haben natürlich vorgesorgt und Ihre Kollegen gebrieft – das meiste konnten diese aber doch nicht bearbeiten, weil ihnen wichtige Informationen fehlten? Kunden mussten warten, weil sich niemand außer Ihnen um ihre Anliegen kümmern konnte? Dass Service und Projekte unter Ihrem Urlaub leiden, soll und muss nicht so sein! Mit einem ECM schaffen Sie die Voraussetzung, um Ihre Vertretung bestmöglich zu organisieren: Es bleibt nichts liegen, Sie haben entspannte Ferien und einen leichten Start in die Arbeit– ohne, dass verpasste Aufträge Ihnen die Urlaubsstimmung vermiesen.

Urlaubsvertretung mit Doxis4

„Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin bis zum 10. Oktober 2019 im Urlaub. Alle E-Mails, die bis dahin auflaufen, werden gelöscht.“ So lautet eine von sechs nicht ganz ernst gemeinten Abwesenheitsnotizen, die die Arbeitgeber-Bewertungsplattform Kununu zusammengestellt hat. Was auf den ersten Blick so witzig klingt, kann für Ihr Unternehmen allerdings unangenehme Folgen nach sich ziehen.

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Durststrecke in der Urlaubszeit

Keine Frage: Sie haben sich Ihren Urlaub redlich verdient. Doch dürfen wichtige Aufgaben während Ihrer Abwesenheit nicht liegen bleiben. Denn was passiert, wenn zwei Wochen lang niemand eine Kundenanfrage bearbeitet? Die Konkurrenz freut sich! Zu der wechseln frustrierte Kunden nämlich schneller, als Ihnen lieb ist. Aus dem lukrativen Geschäft, das sich vor Ihrem Urlaub angebahnt hat, wird nichts. Auch weitere Geschäftsbeziehungen stehen auf der Kippe, wenn sich schlechter Service herum spricht und Ihrem Image schadet. Solche verpassten Chancen betreffen nicht nur die Kundenbetreuung. Liegengebliebene Projektaufgaben verhindern das Erreichen von Meilensteinen. Andere Projektmitglieder werden in ihrer Arbeit blockiert, weil ihnen wichtige Ergebnisse fehlen. All das gefährdet den Erfolg des gesamten Unternehmens! Wie können Sie das verhindern?

Vertretung einfach regeln

Ein mündliches Briefing oder eigens angefertigte Checklisten für Ihren Vertreter sind zwar probate Mittel, stoßen jedoch an Grenzen: Die zu erledigenden Aufgaben kommen gar nicht erst bei Ihrem Vertreter an oder ihm fehlen schlichtweg Informationen und Wissen, um den Geschäftsfall weiterzubearbeiten. Ein ECM gibt Ihnen die richtigen Werkzeuge an die Hand, mit denen Sie Ihre Urlaubsvertretung verlässlich regeln:

1. Nutzen Sie ECM statt E-Mails
Wer Aufgaben und Dokumente im Unternehmen per E-Mail verteilt, läuft in der Urlaubszeit immer wieder ins Leere. Entweder werden die Nachrichten tatsächlich direkt gelöscht oder sie liegen im Postfach, bis Fristen längst verstrichen sind. Mit Doxis4 kann das nicht passieren. Damit steuern Sie Aufgaben und Vorgänge transparent und leiten sie bei Bedarf automatisch an zuständige Kollegen weiter. Muss z.B. eine dringende Vertragsänderung vorgenommen werden, ist Ihre Vertretung direkt informiert. Dank der Dokumentenmanagement-Funktionen sieht sie alle vorausgegangenen Vertragsversionen und kann sich einfach um die weitere Bearbeitung kümmern. So bleibt keine geschäftskritische Aufgabe liegen.

2. Machen Sie offene Aufgaben transparent
Sie sind vielleicht auf einer Reise in die Sahara, Ihre Kunden, Geschäftspartner oder Lieferanten wollen deswegen aber noch längst nicht in der Servicewüste warten. Müssen sie auch nicht, wenn Ihre Vertretung für Sie laufende Vorgänge und Projekte übernimmt. Doxis4 gibt einen Überblick über den aktuellen Stand: So weiß Ihre Vertretung jederzeit, welche Aufgaben bereits erledigt, in Arbeit oder noch offen sind – und bis wann sie fertiggestellt werden müssen. Treten zum Beispiel Fragen zu Rechnungen oder im speziellen Fall einer Versicherung Fragen zum Status der Schadensregulierung auf, so kann Ihre Vertretung sofort Auskunft geben und den Fall kompetent weiterbearbeiten.

3. Stellen Sie alle nötigen Informationen bereit
Damit Kollegen dringende Aufgaben für Sie übernehmen können, müssen sie die richtige Informationsbasis haben. Dafür bietet Doxis4 z.B. eAkten für Projekte, Aufträge oder Kunden, in denen alle Informationen im Geschäftskontext vorliegen: von E-Mails und Notizen über Verträge, Bestellungen und Rechnungen bis hin zu Informationen von Produkten. Besonders einfach hat es Ihre Vertretung, wenn sie z.B. Informationen zu einer Lieferung direkt im Vorgang sucht: Alle dazugehörigen Dokumente, die Lieferantenakte, SAP-Daten etc. macht Doxis4 hier direkt verfügbar. So können alle Prozesse während Ihrer freien Tage mühelos weiterlaufen.

Up to date nach dem Urlaub

Auch jeder noch so schöne Urlaub geht (leider) irgendwann zuende. Jetzt sind Sie gut erholt und wollen schnell wieder tatkräftig Ihren gewohnten Aufgaben nachgehen? Ein Blick ins ECM genügt und Sie sind direkt up to date. Was Ihre Kollegen für Sie während Ihrer Abwesenheit erledigt haben, ist in Doxis4 transparent dokumentiert: mit DMS bearbeitete und neu angelegte Dokumente, fortgeführte Aufgaben, alle abgeschlossenen und noch offenen Vorgangsschritte. Sie wissen sofort, was während Ihres Urlaubs passiert ist und was Sie als nächstes angehen können. Das erspart Ihnen langwieriges Nachfragen per E-Mail und Telefon und vermeidet auch, dass Sie bereits getane Arbeit doppelt machen.

Sie sehen: Mit einem ECM können Sie nicht nur ruhigen Gewissens in Ihren Urlaub aufbrechen, sondern auch erholt und zügig wieder starten, wenn Sie aus dem Urlaub zurückkommen. Ihre Kunden und Projektpartner werden gar nicht merken, dass Sie weg waren.

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Julia Pedak

Was mich an Doxis4 begeistert? All die Möglichkeiten, die sich daraus für Sie ergeben – und über die ich im SERblog schreiben darf. Denn als Redakteurin bei SER und Master der Germanistik habe ich Tinte im Blut. Ich suche nach den spannendsten Storys und Lösungen, die Sie bei Ihrer Digitalisierung weiterbringen.

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