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Vorbild Natur: Wie Bienen SAP-Prozesse inspirieren

| Julia Pedak

Doxis4 und SAP: dieses Zusammenspiel fasziniert SAP-Consultant Stephan Kiemel (40) immer wieder aufs Neue. In seiner Freizeit als Imker inspiriert ihn die perfekte Symbiose seiner Bienenvölker. Ob Hobby oder Beruf – der Diplom-Wirtschaftsmathematiker ist immer auf der Suche nach der besten Lösung für komplexe Prozesse. Wir haben ihn gefragt, welche neuen Impulse ihm die Natur für seine tägliche Arbeit mit Doxis4 und SAP gibt.

Stephan, du bist seit über zehn Jahren SAP-Consultant bei SER. Was fasziniert dich an deiner Arbeit?

Als SAP-Consultant wird mir nie langweilig. Neben dem Programmieren unterstütze ich die Kollegen im Vertrieb, Leite Projekte und kümmere mich auch um Wartung und Servicefragen. Mein Steckenpferd sind SAP Invoice Management und SAP-Workflow-Programmierung. Den Workflow benötigt man überall. So bekomme ich immer wieder neue Einblicke in die unterschiedlichsten Unternehmensbereiche: in die Personalabteilung, wenn es um das SAP HR-Modul und Doxis4 Personalakten geht, oder in die Produktion, wo ein Unternehmen dokumentenbasierte Arbeitsabläufe abbilden will. Genau diese Vielfalt ist das Spannende. Außerdem bin ich im Schnitt ein bis zwei Tage die Woche bei unseren Kunden vor Ort, bei einem ganz breit gefächerten Publikum: von Anwendern aus Fachabteilungen über IT bis hin zum Management. Das ist das Schöne bei SER, diese Vielfalt: Maschinenbau, Automobil, Handel, Chemie und Lebensmittelindustrie oder Banken, Versicherungen und Medien. Ich schaue immer wieder über den Tellerrand hinaus.

Automatisieren Sie den Rechnungseingang

Belege schneller erfassen, auf Richtigkeit prüfen und freigeben: Erfahren Sie, wie Sie den Doxis4 InvoiceMaster in SAP u.a. ERP-Systeme integrieren, Rechnungsprozesse automatisieren und so Durchlaufzeiten und Personalkosten minimieren, die Fehlerquote senken und Zahlungsrückstände vermeiden.

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Wie schaffst du es, dich immer wieder auf neue Themen und Kundenprojekte einzustellen?

Ich habe ein ganz gutes menschliches Gespür. Es ist meine große Stärke, dass ich einen sehr guten persönlichen Kontakt zu vielen Kunden habe und ihre Anforderungen auf Augenhöhe mit ihnen diskutieren kann. Hier hilft mir natürlich meine langjährige Erfahrung. Ich kenne mittlerweile viele erfolgreiche Prozess-Lösungen aus verschiedenen Unternehmen und kann Kunden sehr gut beraten, was technologisch alles mit SER und mit SAP möglich ist. Davon abgesehen bleibe ich einfach immer neugierig: Wie tickt ein Unternehmen? Was erwarten die Mitarbeiter? Wie sehen die Prozesse aus und welche ist die beste Lösung, die wir mit Doxis4 anbieten können? Ich bin ständig auf der Suche nach dem besten Prozess.

Wann weißt du, dass du „den besten Prozess“ gefunden hast?

Stephan Kiemel, SAP-Consultant im SER Professional Service
Stephan Kiemel, SAP-Consultant im
SER Professional Service

Wenn ich einen zufriedenen Kunden habe. Das erreiche ich nur durch einen schönen, durchgängigen Prozess, der einen Mehrwert für das Unternehmen bietet. Für mich ist es der schönste Moment in einem Projekt, wenn ich das Feedback bekomme, dass unsere Lösung im täglichen Geschäft hilft und den Menschen die Arbeit erleichtert. Manche Mitarbeiter haben am Anfang verständlicherweise Angst, dass sie durch Prozessautomatisierung wegrationalisiert werden. Aber ich sehe das ganz anders! Dadurch, dass man seine Prozesse im Hause effizienter gestaltet, kann man mit der gleichen Belegschaft mehr leisten. Das ist der springende Punkt: Unternehmen müssen heute sehr effizient aufgestellt sein, um der Konkurrenz standzuhalten. Die Prozessverbesserung ist der große Benefit, den ich bei unseren Produkten sehe.

Warum sind solche Prozessverbesserungen durch Doxis4 möglich?

Wir haben mit Doxis4 eine unglaublich starke Plattform mit einer sehr modernen, flexiblen Architektur. Unsere Kunden können sie mit jeglichen Applikationen verbinden. Das ist im Zusammenspiel zwischen SAP und Doxis4 enorm wichtig. Mit Doxis4 SmartBridge for SAP haben wir da einen großen Schritt nach vorne gemacht. Sie einzusetzen, rate ich auch allen meinen Kunden. Die SmartBridge lässt sich sehr einfach über SAP-Standardfunktionen integrieren, ganz ohne ABAP-Programmierung. Damit sind dann Doxis4 Funktionen wie die Suche einfach in die SAP-GUI eingebaut. Doxis4 ist eine wesentliche Komponente in SAP-Projekten und eng mit den Kernprozessen verbunden. Erst wenn beide zusammenkommen, wird man zu jedem Zeitpunkt auskunftsfähig.

Nahtlose Integration von Doxis4 & SAP

SAP-Dokumente indizieren, Akten und Vorgängen zuordnen, archivieren und auch auch außerhalb von SAP recherchieren: All das ermöglicht Doxis4 SmartBridge for SAP. Erfahren Sie hier mehr über den SAP-Konnektor.

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Ist das denn allein mit SAP nicht möglich?

Nein, das geht leider nicht so einfach. In SAP finden unsere Kunden zwar alle Daten zu einer Transaktion, sagen wir mal eine Bestellung. Aber was ist mit den Dokumenten die daran hängen? In SAP findet man nur die zentralen Belege. E-Mails von Lieferanten, ihre Zertifizierungen, alle Dokumente rund um Angebot und Bestellung bis hin zur Rechnung: All das fehlt in SAP. Doxis4 führt diese Informationen zusammen und verschafft ihnen einen vollständigen Überblick. Das umfasst auch Dokumente und Daten aus anderen Systemen, z.B. CRM, CAD oder hauseigene Fachanwendungen und Datenbanken. Das Schöne ist, dass sich so systemübergreifend Workflows gestalten lassen: Legt einer unsere Kunden in SAP z.B. einen neuen Lieferanten an, erzeugt Doxis4 automatisch die Lieferantenakte dazu, in der man alle Informationen findet. Durch die Integration ist es dann gleich, ob man sich in Doxis4 oder SAP befindet. Man kann über beide Systeme den ganzen Bestellprozess nachvollziehen.

In Zukunft wird in der SAP-Welt Fiori den Ton angeben.

Genau! Hier haben wir mit unserer Fiori-App bereits die richtige Antwort für die Rechnungsprüfung. Wir haben große Pläne, was die weitere Integration von Doxis4 angeht, damit Unternehmen auch mit Fiori oder beim Wechsel auf SAP 4/HANA problemlos weiterarbeiten können. Egal wo die Reise hingeht, ich weiß, wir können es machen und Projekte meistern. Da vertraue ich meinen Kollegen bei SER. Wir haben viele fähige und fleißige Leute an Bord, die unser Produkt immer besser machen.

Fleißig wie die Bienen. Womit wir bei deinem Hobby wären …

Ja, ich bin in meiner Freizeit Imker. Fast genauso lang wie ich jetzt bei SER bin. Ein Freund hat mir damals das Buch „Einfach imkern“ empfohlen und dann habe ich gleich einen Intensivkurs gemacht. Die Imkerei hat mich fasziniert. Es ist dieses Handfeste. Man sieht am Ende der Saison, was man geleistet hat, was in der IT-Welt manchmal schwer zu greifen ist. Und mich hat von Anfang begeistert, wie ein Bienenvolk organisiert ist und durch das Jahr kommt, wer welche Aufgaben übernimmt. Man kann den Jahresablauf daran sehr genau mitverfolgen, das Wetter und wann welche Pflanze blüht. Und natürlich ist es schön, am Ende des Jahres einen vollen Honigeimer zu haben.

Was hast du als Imker für Aufgaben? Wie können wir uns das vorstellen?

Das variiert sehr stark. Im Frühjahr beginnt die Arbeit am Bienenstock je nach Witterung im Laufe des März. Und dann muss ich mich sechs bis acht Wochen um die Volksentwicklung kümmern. Das heißt schauen, dass sie genügend Platz haben oder der Stock durch eine Zarge erweitert werden muss, in die sie Honig eintragen können. Und vor allem muss ich alle sieben Tage die Schwarmstimmung prüfen. Wenn das Bienenvolk versucht, eine weitere Königin heranzuzüchten, muss ich das verhindern. Ich ziehe jede Wabe und suche nach einer Königinnenzelle, die ich dann entferne. Denn sobald eine neue Königin heranwächst, macht sich die alte zum Abflug bereit und nimmt viele Bienen mit. Dann wäre die Honigernte gelaufen. Ich züchte aber auch jedes Jahr ein, zwei neue Völker, um Verluste auszugleichen. Anfang Juni steht dann die erste Ernte an und in einem guten Jahr noch eine Ende Juli. Danach mache ich meine Völker auch schon winterfertig und habe dann sehr wenig zu tun, außer sie gelegentlich zu füttern. Denn ihren Wintervorrat an Honig habe ich ihnen ja abgenommen.

Dein Hobby gibt dir auch Anregungen für deine tägliche Arbeit. Was kann ein SAP-Consultant von der Natur lernen?

Dass er seine Handlungen am Ende des Jahres hinterfragt. Denn erst dann weiß ein Imker, wie die Ernte verlief und ob die Völker gesund und munter sind. Wenn es nicht gut aussieht, muss man Ursachenforschung betreiben und im nächsten Jahr gegensteuern. Hier besteht eine große Parallele zu meiner Arbeit als SAP-Consultant: immer wieder schauen, ob es Verbesserungspotenzial gibt. Im neuen Bienenjahr wie im neuen Projekt muss ich mit Fingerspitzengefühl vorgehen. Keines ist wie das vorherige. Ich lasse mich jedes Mal auf etwas Neues ein und finde Lösungen, die zu den aktuellen Bedingungen passen. Meine Bienenvölker sind gesund und sehr stark, weil ich mich an ein paar Grundregeln halte und ihnen sonst den Freiraum lasse, den sie in der Natur auch hätten. Das ist bei Prozessen mit Doxis4 oder SAP nicht anders. Wenn sie gut funktionieren sollen, braucht man Regeln, aber auch Möglichkeiten, flexibel zu bleiben.

Worauf freust du dich, wenn du an die nächsten Jahre mit Doxis4 und SAP denkst?

Auf die neuen Technologien! Es steht viel an und wir sind auf der richtigen Spur, wenn wir bei SER unseren SAP-Bereich weiter ausbauen. Damit können wir langfristig am Markt bestehen und ich kann unseren Kunden neue Produkte mit Freude anbieten, voller Stolz. Es ist natürlich auch eine Herausforderung, Neues zu entwickeln und anzubieten. Aber mir macht genau das Spaß. Als Imker und als Consultant weiß ich: Nichts ist so konstant wie der Wandel. Wo die Reise auch hingeht, da möchte ich mit dabei sein!

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Julia Pedak

Was mich an Doxis4 begeistert? All die Möglichkeiten, die sich daraus für Sie ergeben – und über die ich im SERblog schreiben darf. Denn als Redakteurin bei SER und Master der Germanistik habe ich Tinte im Blut. Ich suche nach den spannendsten Storys und Lösungen, die Sie bei Ihrer Digitalisierung weiterbringen.

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