Elektronische Archivierung mit Doxis4

Unternehmenswissen sichern

Bewahren Sie alle geschäftsrelevanten Informationen sicher auf und nutzen Sie dieses wertvolle Wissen produktiv.

Compliance-Risiken vermeiden

Archivieren Sie Dokumente gemäß regulatorischer Vorgaben und verhindern Sie damit Strafen und Imageschäden.

Produktivität steigern

Reduzieren Sie zeitraubendes Ablegen und Suchen von Dokumenten und steigern Sie so die Produktivität Ihrer Mitarbeiter.

Alle neuen Papierdokumente werden nahtlos und widerstandslos geschreddert. Es besteht keine Notwendigkeit für Papier!

Nina Orywal, Personalleiterin, HANSA-FLEX

Compliance erleichtern

Automatisieren Sie die Archivierung von Dokumenten, E-Mails und Daten sowie das Einhalten von Aufbewahrungsfristen: Das entlastet Mitarbeiter, verhindert Fehler bei der Ablage und Compliance-Verstöße.

Höhere Team-Produktivität

Schaffen Sie durch die elektronische Archivierung mit Doxis4 eine Informationsbasis, auf die alle Mitarbeiter an jedem Standort zugreifen und darüber schnell Dokumente austauschen und die Zusammenarbeit nachvollziehbar gestalten.

Besserer Service

Finden Sie mit der Archivierungssoftware Dokumente, E-Mails und Daten sofort im richtigen Geschäftskontext und geben Sie Kunden und Geschäfts­partnern schnell Auskunft zu Verträgen, Rechnungen, Vorgängen etc.

Vollständiger Datenschutz

Archivieren Sie alle personenbezogenen Daten in Ihrem Unternehmen gemäß EU-DSGVO, indem Sie diese im zertifizierten Doxis4-Archiv zentral verwalten, schützen, jederzeit finden und bei Bedarf nachweisbar löschen.

Sichern Sie Unternehmens­wissen und Compliance

Um Kunden und Geschäftspartnern schnell Auskunft zu geben und Geschäftsprozesse ohne Verzögerung zu bearbeiten, brauchen Sie sofort die richtigen Informationen. Mit der Archivierungs­software Doxis4 finden Sie alle Dokumente, eAkten, E-Mails, Daten und Vorgänge in Ihrem Unternehmen im richtigen Geschäftskontext. Sie sichern durch die Archivierung Unternehmenswissen und stellen es Mitarbeitern orts- und abteilungsunabhängig bereit: Produktivere Mitarbeiter steigern den Umsatz! Um Aufbewahrungsfristen, EU-DSGVO u.a. gesetzlicher Vorgaben müssen Sie sich dabei nicht mehr Sorgen, denn Doxis4 schützt alle Informationen nachweisbar und archiviert sie revisionssicher.

Anwendervideo

Das Archiv wächst mit: Anwendervideo Fraport

Das Archiv wächst mit

Sehen Sie, wie Fraport sein elektronisches Archiv vom Abteilungs- zum Unternehmens­archiv kontinuierlich ausbaut, Wissen sichert und Compliance einhält.

Video anschauen

Ein Archiv für alle Informationen

Mit der Archivierungssoftware Doxis4 finden Sie alle digital archivierten Informationen jederzeit schnell wieder – ohne verschiedene Anwendungen, einzelne E‑Mails und Fileverzeichnisse zu durchsuchen. Ihnen stehen alle relevanten Information offen, die Sie für Ihre Arbeit brauchen: die aktuelle Version eines Vertrags, Korrespondenz mit Kunden und Lieferanten, Rechnungen u.v.m. – mit Enterprise Search auch aus allen anderen Quellen im gesamten Unternehmen. Doxis4 zeigt im Viewer über 250 Dateiformate: PDF-Viewer, Multimedia-Programme, ERP, CRM, CAD u.a. Originalanwendungen brauchen Sie dafür nicht.

Whitepaper

10 Kriterien für die Elektronische Archivierung

10 Kriterien zur Auswahl eines elektronischen Archivs

Sie sind auf der Suche nach einer geeigneten Software für elektronische Archivierung? Diese 10 Kriterien sollten Sie berücksichtigen, um die richtige Entscheidung zu treffen.

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Elektronische Archivierung in der Praxis

Ob Sie 10.000 oder 10 Milliarden Dokumente haben, ob 50 Mitarbeiter darauf zugreifen oder 50.000: Die Archivierungs­software Doxis4 skaliert flexibel. Mit nur einer Installation bedienen Sie national oder weltweit verteilte Standorte und schaffen 7/24-Zugriff auf alle Informationen. So setzen Sie verschiedenste Archivierungs­szenarien nach Ihren Anforderungen um, z.B.

  • Archiv für Dokumente, Vorgänge & Akten
  • Abteilungsarchive, z.B. für Buchhaltung & HR
  • Datenarchivierung, z.B. aus SAP & Salesforce
  • Langzeitarchivierung
  • Globale Unternehmensarchive
  • Frühes & spätes Scannen/Archivieren

Elektronische Archivierung: Die Basis für Compliance

Dokumentiert Ihre Entscheidungen, Ihr Handeln und Ihre Prozesse: Mit Doxis4 stellen Sie die Unveränderbarkeit Ihrer Informationen sicher, genauso wie die Lesbarkeit und Auswertbarkeit. Mit der zertifizierten Archivierungssoftware Doxis4 erfüllen Sie gesetzliche Anforderungen und Standards, z.B.:

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Leitfaden zur Elektronischen Archivierung

Revisionssichere Archivierung

Gesetzliche Vorgaben für das revisionssichere Archivieren müssen Sie national wie international einhalten und aufbewahrungspflichtige Informationen sicher, vollständig, ordnungsgemäß, unverändert und verlustfrei archivieren – und sie vor allem jederzeit wiederfindenn. Die elektronische Archivierung mit der Archivierungssoftware Doxis4 ist für diese Anforderungen zertifiziert: So können Sie alle Vorgaben leicht erfüllen und dies jederzeit nachweisen.

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Einfach archivieren & Mitarbeiter entlasten

Wie kommen Ihre Informationen ins elektronische Archiv? Ganz einfach per Software: Doxis4 schlägt Mitarbeitern vor, welchem Kunden-, Vorgangs- oder Projektkontext sie Dokumente zuordnen oder übernimmt die Ablage mithilfe von Cognitive Services direkt automatisiert. Aufbewahrungsfristen und Zugriffsberechtigungen greifen ebenfalls automatisch und schützen vor Verlust und Datenmissbrauch. Bereits archivierte Dokumente erkennt das anwenderfreundliche Archivierungsprogramm und verhindert so Compliance-widrige Mehrfachablagen. 


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Erfahren Sie mehr über elektronische Archivierung in der Praxis:

Das größte kommerzielle Dokumentenarchiv der Welt bei DHL Express

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Kommunenübergreifende Langzeit­archivierung: Referenzvideo Stadt Köln & LWL

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Wie Duravit E-Mails gemäß gesetzliche Anforderungen revisionssicher archiviert

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Fact Sheet: Revisionssichere Langzeitarchivierung

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Finden Sie das passende DMS für Ihre Anforderungen!

Was muss ein DMS leisten, damit Sie von seinen Vorteilen profitieren? In diesem Buyer’s Guide erfahren Sie, wie Sie bei der Auswahl und Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems am besten vorgehen – inklusive praktischer Checklisten, Anwendungsbeispiele und Handlungsempfehlungen.

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Entdecken Sie zusammen mit uns, wie Sie mit Doxis4 Ihre Ziele erreichen.

Möchten Sie mehr über die Möglichkeiten der elektronischen Archivierung mit Doxis4 erfahren? Wir präsentieren Ihnen Doxis4 gerne persönlich – in einer Live-Demo oder direkt bei Ihnen im Unternehmen! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

 

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