Collaboration bei der Eissmann Group Automotive

Bereits seit Jahren setzt Eissmann Group Automotive auf digitale Lieferantenakten in Doxis. Mit dem Doxis^® iRoom^® erweitert das schwäbische Unternehmen sein Lieferantenportal nun um einen virtuellen Projektraum, mit dem Lieferanten und Einkäufer ihre Zusammenarbeit reibungslos managen. Zertifikate und Unterlagen der Werkzeuginventarisierung werden ohne Umwege und stets aktuell bereitgestellt. Die integrierte Lieferantenbewertung gibt die Eissmann Group Automotive dazu noch neue Möglichkeiten für das Qualitätsmanagement.

Tradition und Innovation sind Grundpfeiler der über 50-jährigen Erfolgsgeschichte des Automobilzulieferers Eissmann Group Automotive. Mit seiner ECM-Strategie hat er sich zum Ziel gesetzt, konzernweit eine effiziente und IT-gestützte Arbeitsweise zu ermöglichen. Dabei sollen Informationen vollständig entlang der Geschäftsprozesse verfügbar sein. Die Eissmann Group Automotive nutzt daher bereits seit 2012 mit der Doxis iECM-Suite eine vollintegrative Technologieplattform für das Informationsmanagement: Mit elektronischem Archiv, Dokumentenmanagement-System, digitalen Akten und automatisierter, SAP-integrierter Rechnungseingangsverarbeitung hat das Unternehmen seine ECM-Strategie Schritt für Schritt in allen Bereichen umgesetzt.

Die Lieferantenakte als Startpunkt

Mit der digitalen Lieferantenakte begann die Eissmann Group Automotive ihr erstes ECM-Projekt. Hier sind alle relevanten Lieferanteninformationen wie Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Preisinformationen, Schriftverkehr und Verträge im Kontext verfügbar. Bei über 94 Belegarten und mehr als 19.000 Dokumenten ist die übersichtliche und schnelle Recherche in der eAkte ein bedeutender Vorteil für die schnelle Bearbeitung von Bestellungen.

Collaboration mit Lieferanten gestärkt

Über den webbasierten Doxis® iRoom® erhält die Collaboration im Team jetzt eine neue Dimension: Die Eissman-Mitarbeiter und ihre Lieferanten haben jederzeit ortsunabhängigen Zugriff auf Informationen rund um den Lieferprozess. Dabei erhalten die Lieferanten über den Doxis Web-Client online Zugriff auf den geschützten Doxis^® iRoom^®, ohne dass sie zuvor eine Software-Installation vornehmen müssen. Die Einladung der Lieferanten in den Doxis^® iRoom^® erfolgt einfach per E-Mail. Durch ein ausgefeiltes Berechtigungskonzept erhält hier jeder Lieferant nur Zugriff auf die für ihn bestimmte Akte. Umgekehrt kann jeder Lieferant seine eigenen Dokumente hochladen und den Mitarbeitern der Eissmann Group Automotive bereitstellen sowie natürlich die von ihr bereitgestellten Informationen einsehen.

Digitales Zertifikatmanagement

Die Eissmann Group Automotive benötigt von ihren Lieferanten Zertifikate, die stets in der aktuell gültigen Version vorliegen müssen. Über den Doxis^® iRoom^® laden die Lieferanten sie jetzt direkt online hoch, anstatt sie via Post oder E-Mail zu verschicken. Doxis erinnert sie außerdem bei Auslaufen des Zertifikats automatisch per E-Mail an die Verlängerung. Sollten sie die Aktualisierung des Zertifikats versäumen, wird wiederum der Einkauf der Eissmann Group Automotive automatisch durch Doxis benachrichtigt und kann entsprechend reagieren. So kann kein ungültiges Zertifikat übersehen werden und die Aktualisierung geschieht mit einem Klick.

Virtuelle Werkzeuginventarisierung

Wird ein neues Werkzeug von der Eissmann Group Automotive bestellt, erhalten Lieferanten ein E-Mail mit dem Link zum Doxis^® iRoom^®. Hier finden sie die Bestellunterlagen und Fotos der zu liefernden Werkzeuge. Als Lieferant sind sie verpflichtet, die von Ihnen zu liefernden Werkzeuge mit einer Inventarnummer zu versehen. Sobald dies geschehen ist, können sie entsprechende Belegbilder anfertigen und den Eissmann-Mitarbeitern über den Doxis^® iRoom^® zur Verfügung stellen. Die Inventarisierung erfolgt ohne Zeitverlust.

Mehr Qualität durch Lieferantenbewertung

Die Termin-, Qualitäts- und Mengentreue der Lieferanten ist ein entscheidendes Kriterium, damit die Eissmann Group Automotive ihren Kunden hochwertige Qualität garantieren kann. Daher bewertet das Unternehmen regelmäßig seine Lieferanten. Die Ergebnisse sowie ihr Belegdatum sind auf dem Aktendeckel der Lieferantenakte sichtbar. Gleichzeitig können die Lieferanten diese Informationen über den Doxis^® iRoom^® einsehen. Doxis benachrichtigt sie automatisiert über neue oder aktualisierte Daten, die sie im Doxis^® iRoom^® zur Kenntnis nehmen und dort bei Bedarf Anmerkungen und Fragen zum Ergebnis hinterlegen können. So wird die Leistungsqualität der Lieferanten für die Eissmann Group Automotive transparent und ist jederzeit auf dem aktuellen Bewertungsstand.