Seit 1. Januar 2020 gelten die neuen GoBD. Wo gibt es für Unternehmen Lockerungen, wo Verschärfungen und wie können Sie die veränderten Anforderungen einhalten? Diese Fragen hat uns Holger Klindtworth, Partner bei der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Ebner Stolz, beantwortet.

Gesetzlich hat sich zunächst einmal nichts geändert. Die alten wie die neuen GoBD beziehen sich auf Steuergesetze, HGB und AO, die wie bisher gelten. Die GoBD selbst sind ja kein Gesetz, sondern eine „Anweisung“ für die Betriebsprüfer, was ordnungsmäßig ist und was nicht. Alle Maßnahmen, die Unternehmen bisher erfolgreich umgesetzt haben, können und sollten sie also beibehalten – soweit sie den wirtschaftlich sind und weiterhin gefordert.

Generell hat man sich in der Neufassung Mühe gegeben, die aktuelle IT-Technik zu berücksichtigen, also z.B. die Nutzung von Cloud-Systemen. Sie gelten jetzt als Medium der Datenspeicherung. Allerdings sind diese Cloud-Systeme entsprechend zu bewerten. Wenn Sie eine Cloud im Ausland nutzen wollen, brauchen Sie erst eine Genehmigung, egal ob es sich um Nordkorea oder um die Schweiz handelt. Die Finanzverwaltung muss auch dort Zugriff auf Ihre Daten haben. Wenn das in einem Land nicht möglich scheint, werden Sie dafür keine Genehmigung bekommen. Also: Cloud-Systeme sind grundsätzlich möglich, aber holen Sie sich für das Ausland in jedem Fall eine Genehmigung ein – und denken Sie daran, dass es neben Steuergesetzen auch noch andere Gesetze gibt, wie z.B. den Datenschutz nach EU-DSGVO.

Zunächst geht es hier um die bildliche Erfassung: Das Bild muss für das menschliche Auge lesbar sein und die Daten müssen erfasst werden. Damit ist quasi jede technische Lösung möglich, die das gewährleistet: stationäre Scanner wie auch mobile Endgeräte. Spannend wird hier wiederum die Frage nach dem Ausland: Sie dürfen grundsätzlich auch dort Belege erfassen. Aber Sie brauchen einen definierten Prozess und entsprechende Kontrollmaßnahmen, die ihn komplett absichern. Stellen Sie sich vor, Sie sind auf Dienstreise im Ausland: Sie wollen Reisekosten gleich digitalisieren, zücken ihr Smartphone, scannen die Taxi-Rechnung und leiten sie an Ihre Buchhaltung weiter. Die Frage ist jetzt: An welcher Stelle beginnt der eigentliche Buchungsvorgang? Sobald das Bild des Belegs an die Buchhaltung übertragen wurde oder schon davor bei der Erfassung und Personalisierung? Diesen Prozess sollten Sie sich genau überlegen und ihn in der Verfahrensdokumentation festhalten.

Solange die Finanzverwaltung Zugriff auf die entsprechenden Daten hat, ist die Speicherung im Ausland möglich. Auch hier sollten Sie sich aber eine Genehmigung einholen. Innerhalb der EU ist das eher unkritisch. In anderen Fällen ist es wichtig, dass das Sicherheitsniveau und das rechtliche Niveau des betreffenden Landes mit dem von EU-Staaten vergleichbar sind.

Ja, Sie können unter bestimmten Umständen auf das Aufbewahren des Originals verzichten, z.B. wenn keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen wird. Aber was heißt eigentlich unveränderbar? Sie werden ja mit den Belegen arbeiten und z.B. den Eingang darauf vermerken. Um Unveränderbarkeit nachzuweisen, müssen Sie daher Maßnahmen ergreifen, die sicherstellen, dass ein originaler Buchungsbeleg nicht geändert werden kann, z.B. die Versionierung von Änderungen. Die Technologie dafür ist Ihnen nicht vorgegeben. Und ganz wichtig: Sie müssen diese Maßnahmen dokumentieren. Eine Verfahrensdokumentation ist auf alle Fälle notwendig. Das hat man in den letzten Jahren mangels Konsequenzen vielleicht eher lässig gesehen. Ich kann nun aber sagen: Diese Lässigkeit ist nicht mehr angebracht. Wir haben die ersten Fälle, wo die Buchführung verworfen wurde, wo die fehlende Verfahrensdokumentation zu Verzögerungen bei der Prüfung geführt hat. Eine fehlende oder lückenhafte Verfahrensdokumentation ist inzwischen kein Kavaliersdelikt mehr und kann zum Verwerfen Ihrer Buchführung führen. Dann kommt es zur Schätzung Ihres Umsatzes oder Erlöses. Und zwar immer mit einem Sicherheitspuffer, der im Zweifel auch nicht klein ist. Sie sind in jedem Fall in der Bringpflicht und müssen die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung irgendwie belegen. Und wie machen Sie das ohne Verfahrensdokumentation?

Und das ist auch richtig so. Sie müssen jederzeit eine ordnungsmäßige Buchführung nachweisen können. Nehmen wir mal an, Sie haben deutliche Prozessänderungen, vielleicht durch Einführung eines neuen CRM-Systems. Wenn Sie vor März ein anderes CRM und jetzt das neue System genutzt haben, brauchen Sie eine Verfahrensdokumentation für beide Zeiträume. Es würde gemäß der GoBD-Neufassung sogar reichen, wenn nur die Änderungen an der Verfahrensdokumentation versioniert sind. Aus meiner IT-Projekt-Praxis würde ich allerdings sagen, dass das nicht reicht. Wenn Sie per Änderungshistorie nachvollziehen wollen, wie Ihre Systeme vor zehn Jahren liefen, und wie sich dabei alle Prozesse geändert haben, ist das nicht wirklich praktikabel. Ich persönlich plädiere für eine saubere Versionierung der kompletten Verfahrensdokumentation, um einfach kein Risiko einzugehen.

Das ist nach wie vor ein kritisches Thema. Sie müssen auch nach der Migration alle Daten unverzüglich lesbar machen können. Die Auswertbarkeit Ihrer Daten sollte bei einem Systemwechsel in der Regel ja eigentlich besser sein, wenn sie alles korrekt übernehmen und das Verfahren sauber dokumentieren. Problematisch wird es in der Praxis dann doch immer wieder, weil man in der Regel eben nicht alles migriert, sondern ältere Daten weglässt. Was ich hier empfehle, ist das Festlegen des Ausstiegs- und Migrationsszenarios. Sozusagen ein ECM-Ehevertrag. Haben Sie den nicht, können Sie nur darauf hoffen, dass der neue ECM-Anbieter Sie beim Wechsel bestmöglich unterstützt.

Zunächst möchte ich betonen, dass so eine Bescheinigung kein Freifahrtschein ist. Unternehmen müssen selbst organisatorische Maßnahmen treffen, um regulatorische Anforderungen zu erfüllen, und die entsprechende Software dafür sachgemäß einsetzen. Der Prüfer oder das Finanzgericht sieht mit der Bescheinigung aber, dass Ihre Archiv- oder ECM-Software angemessen geprüft und die Konformität gegeben ist, dass Sie sich also um Compliance bemühen. Eine Bescheinigung hat damit zwei Vorteile: Erstens wissen Sie selbst, dass Ihre Software geeignet ist, und zweitens können Sie damit im Zweifelsfall gegenüber Behörden argumentieren.