Elektronische Personalakten mit Doxis4

Effiziente Personalprozesse

Strukturieren Sie alle Personalinformationen in elektronischen Personalakten und ermöglichen Sie so schnelle, effiziente Arbeitsabläufe in Ihrer Personalabteilung.

Personaldaten schützen

Schützen Sie alle Personalinformationen und archivieren Sie Ihre Personalakten revisionssicher, um Compliance-Verstöße und Sanktionen zu vermeiden.

Zeit für strategische Aufgaben

Reduzieren Sie Suchzeiten und manuelle Tätigkeiten wie die Dokumentenablage und verschaffen Sie sich mehr Zeit für Aufgaben wie Recruiting und Personalentwicklung.

Mit dem Personaleintritts-Workflow auf Basis von Doxis4 BPM stellen wir sicher, dass neue Mitarbeiter rechtzeitig die richtigen Software-Zugänge, Hardware-Ausstattung und Chips für den Gebäudezutritt erhalten.

Sandra Nee, IT-Mitarbeiterin, Bernhard Krone Holding SE & Co. KG

Finden Sie Personalinformationen schneller

Verwalten Sie alle Personalunterlagen und -daten in über­sicht­lichen Registern und greifen Sie zentral darauf zu. Sie finden sofort alle Infor­mationen zum Bearbeiten von Vorgängen.

Archivieren Sie Personalakten revisionssicher

Sie archivieren elektronische Personalakten mit Doxis4 Compliance-konform und halten Datenschutzrichtlinien und gesetzliche Aufbewahrungsfristen automatisiert ein.

Halten Sie Kündigungsfristen leichter ein

Sie werden von Doxis4 automatisch an Kündigungsfristen, Vertragsverlängerungen, anstehende Mitarbeiterschulungen und Onboarding-Maßnahmen erinnert und müssen sich nicht um verpasste Fristen sorgen.

Bearbeiten Sie HR-Prozesse einheitlich

Unabhängig von Ihrem Standort und dem verwendeten Gerät haben Sie stets direkten Zugriff auf die Doxis4 Personalakte und können so Dokumente und Prozesse einheitlich steuern und bearbeiten.

Diese Unternehmen haben sich für die Doxis4 Personalakte entschieden


Die Basis für schnelle und sichere HR-Prozesse

Recruiting, Schulungen, On- und Offboarding: Zahlreiche Dokumente begleiten Ihre Vorgänge. Mit der Doxis4 Personalakte verwalten Sie alle Personalinformationen strukturiert, greifen zentral darauf zu und steuern Personalprozesse durchgehend digital. Automatisierte Workflows erleichtern Ihnen das Bearbeiten von Dokumenten – auch abteilungsübergreifend z.B. bei der Bewerberauswahl zusammen mit der Fachabteilung oder bei Fragen zu Verträgen zusammen mit der Rechtsabteilung. Doxis4 beschleunigt Ihr Personalmanagement und schützt gleichzeitig alle Personalakten nachweisbar. So haben Sie mehr Zeit, um sich auf Recruiting, Personalentwicklung und Mitarbeiterbindung zu konzentrieren.

Case Study

Die digitale Personalakte war der erste Schritt auf der Digitalisierungsagenda für unser Unternehmen. Sie ermöglicht uns eine effiziente Prozessstruktur mit der wir im Personalmanagement viel Zeit und Kosten sparen.

Nina Orywal, Personalleiterin, HANSA-FLEX

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So arbeiten Sie mit der Doxis4 Personalakte:

Schnelle Ablage

Verträge, Gehaltsabrechnungen, Stundenzettel: Doxis4 hilft Ihnen beim Zuordnen zu den richtigen Personalakten und Registern. Neue Dokumente versioniert Doxis4 nachvollziehbar.

Strukturierte Register

Die Doxis4 Personalakte hat eine einheitliche Registerstruktur, z.B. für Bewerbungs-, Lohn- und Versicherungsunterlagen. Das hilft beim schnellen Ablegen und Wiederfinden aller Dokumente.

Übersichtliche Annotationen

Markierungen, Notizen, Stempel: Was Sie vom Papier kennen, nutzen Sie in Doxis4 digital. So bearbeiten Sie Personalunterlagen wie gewohnt und tauschen sich mit Kollegen aus.

Microsoft Office-Integration

Alle DMS-Funktionen von Doxis4 nutzen Sie auch in Microsoft Office. Für Suche und Ablage müssen Sie nicht einmal Ihr Dokument verlassen.

Personalakten revisionssicher archivieren

Doxis4 archiviert alle Personalakten und –unterlagen revisionssicher. Aufbewahrungsfristen vergibt und überwacht Doxis4 automatisch:

  • 2 Jahre: minimale Frist, z.B. für Abmahnungen & Überstundennachweise
  • 3 Jahre: regulär empfohlen für alle Unterlagen
  • 6 Jahre: für lohnsteuerrelevante Daten & Unterlagen
  • 10 Jahre: Lohnunterlagen mit Relevanz für die betriebliche Gewinnermittlung
  • Weitere individuelle Fristen legen Sie jederzeit selbst fest

Produktvideo

Wie Doxis4 Personalunterlagen vorschriftsmäßig verwaltet

Die EU-DSGVO gilt auch für personenbezogene Daten von Mitarbeitern. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Doxis4 mit Cognitive Services den Datenschutz im Personalwesen sicherstellt.

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HR- und Abrechnungssysteme integrieren

SAP, Oracle, ADP, VEDA: Mit Doxis4 integrieren Sie jedes HR- und Abrechnungssystem in Ihre Personalakten und vereinfachen dadurch Ihre Arbeit:

  • Bei neuen HR-Einträgen legt Doxis4 eine neue Personalakte an & startet das Onboarding
  • Doxis4 übernimmt automatisch Personaldaten & -dokumente, z.B. Entgeltabrechnungen
  • Sie wechseln jederzeit direkt zwischen einer Doxis4 Personalakte & Ihrem Fachsystem

Lernen Sie Doxis4 live kennen!

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Prozesse mit der elektronischen Personalakte optimieren

Transparente Personalentwicklung

Versionskontrolle und einheitliche Ordnerstruktur mit vollständiger Transparenz für einen umfassenden Überblick vom Eintritt über die Entwicklung bis zum Austritt eines Mitarbeiters.

Automatisiertes On- & Offboarding

Ausgabe und Rücknahme von Zugangskarten durch die IT steuern, von Firmenfahrzeugen und Büroausstattung durch den Einkauf und vieles mehr.

Intelligentes Managen von Personaldaten

Doxis4 erkennt bei Mitarbeiterunterlagen automatisch enthaltene personenbezogene Daten und klassifiziert und schützt sie entsprechend der EU-DSGVO-Vorgaben.

Skillmanagement

Erfassen Sie die Skills jedes einzelnen Mitarbeiters, verwalten Sie seine berufliche Entwicklung, Qualifizierungen und Schulungen, um Personal zielgerichtet einzusetzen.

Elektronische Urlaubsanträge

Anträge digital verwalten und genehmigen – auch vom Mobilgerät aus – mit vollständiger Transparenz für Ihre Mitarbeiter.

Digitale Abrechnung von Reisekosten

Reisebelege können mit einem Mobilgerät direkt unterwegs eingescannt, eingereicht und schneller verbucht werden.

Mit Doxis4 haben wir ein mandantenfähiges ECM-System gefunden, das unsere Ansprüche zur Implementierung einer digitalen Personalakte als SaaS-Lösung für die von uns betreuten Radiologiepraxen voll erfüllt.

Jörg Buchmann, Geschäftsführer, ARV- IT/IT-Service-Gesellschaft für Ambulante Radiologische Versorgung mbH

Die Doxis4 elektronische Personalakte in der Praxis

Automatisierter Onboarding-Workflow bei der Bernhard Krone Holding

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Wie die Westfalen Gruppe Mitarbeiterdaten gesetzeskonform archiviert

Customer Story lesen

Wie Sie Daten in SAP HCM EU-DSGVO-konform verwalten

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Digitale Personalakten einführen: 7 Tipps für Ihr Projekt

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Broschüre

Elektronische Personalakte mit Doxis4

Weniger Papier, mehr Flexibilität: Das erreichen Sie mit der Doxis4 elektronischen Personalakte. Erfahren Sie, wie Sie Ihre Personalunterlagen effizient bearbeiten und sicher aufbewahren.

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Unsere Experten für HR-Lösungen helfen Ihnen gern weiter. Wir unterstützen Sie dabei, Ihre speziellen Herausforderungen im Personalmanagement zu meistern. Kontaktieren Sie uns gleich heute!