Elektronische Dossiers (eDossiers) – aus Dossiers werden Anwendungen

In elektronischen Dossiers auf Basis von Doxis4 lassen sich Informationsobjekte unterschiedlicher Datenquellen und Formate – gescannte Papierdokumente und digitale Dokumente, E-Mails, Bilder, Videos, Verlinkungen etc. - zentral erfassen, managen und dokumentieren. Der integrierte Viewer unterstützt über 300 Formate und zeigt so den Inhalt unterschiedlichster Informationsobjekte an, auch wenn das originäre Programm, mit dem die Datei erzeugt wurde, nicht vorliegt. Optional können alle Informationsobjekte natürlich jederzeit mit einer anderen im System installierten Anwendung dargestellt werden.

Die Navigation in und über die eDossiers erfolgt einfach über die jeweilige Registerstruktur oder mittels Multi-Feld- oder Volltextsuche (Text-Mining) über die gesamte Registerstruktur hinweg. Vielfältige Filtermöglichkeiten, eine Gruppierfunktion und die Sortierung von Trefferlisten helfen bei der Bewältigung auch grosser Dokumentenmengen. Standortunabhängig stehen die digitalen Dossiers als Offline-Dossier oder optional mittels Zugriff über Web- und Mobil-Client jederzeit zur Verfügung – die Berechtigung dafür vorausgesetzt! Zugeschnitten auf die jeweiligen IT-Strukturen, lassen sich die elektronischen Dossiers zentral, an verteilten Standorten oder in einer Kombination beider Verfahren langzeitsicher aufbewahren.

Die Anlage eines eDossiers erfolgt über zentrale (bzw. pro Fachabteilung oder sonstige Organisationseinheit), frei definierbare Dossiermodelle. Sie geben vor, welche Inhalte zu einem Dossier gehören und wie diese im Dossier strukturiert sind. Neben der Ablage in hierarchisch organisierten, statischen Registern unterstützt Doxis4 auch dynamische Register, deren Inhalt anhand definierter Suchkriterien automatisch aus dem gesamten Content Repository gebildet wird. Nutzer können zudem jederzeit individuelle Sichten auf den Informationsbestand erstellen. Für diese sogenannten „virtuellen Dossiers“ muss kein Inhalt verschoben oder kopiert werden – jedes Informationsobjekt kann redundanzfrei mehreren Dossiers zugeordnet werden.

Für Doxis4 eDossiers lässt sich exakt und differenziert definieren, wer Einsicht in welche Dossiers, Vorgänge und Dokumente nehmen darf und wer nicht. Zum Schutz sensibler Dokumente tragen  persönliche Benutzerautorisation und -Authentifizierung, die SSL-Verschlüsselung der Client-Server Kommunikation sowie – je nach Anwendungsfall – die Übernahme der Berechtigungen aus Drittsystemen (wie LDAP, HR-, CRM- und ERP-Systeme) bei. Über die Audit Trail-Funktion lassen sich alle Zugriffe und Änderungen protokollieren.

Für Konzerne und mittelständische Unternehmen mit einer Vielzahl rechtlich selbstständiger Einheiten ist die Mandantenfähigkeit der Doxis4 eDossiers unentbehrlich. Die Mandantenfähigkeit bewirkt, dass jede Gesellschaft bzw. jeder Mandant nur seine Daten sehen und ändern kann. Ein Wechsel zwischen den Mandanten ist in diesem Fall nur über eine erneute Benutzerautorisation und –authentifizierung möglich. Die Mandantentrennung kann aber auch über das Berechtigungskonzept und separierte Datenhaltung (Datenbank und Speichermedien) definiert werden.

Dossiersanwendungen können mittels des Doxis4 cubeDesigners individuell definiert, konzipiert und administriert werden („Made-by-yourself“). Dazu stellt Doxis4 Fachadministratoren und Power-Usern einen einfach zu bedienenden, grafischen Maskendesigner bereit. Einmal im Doxis4 cubeDesigner erstellte Dossiers-Anwendungen lassen sich parallel über die unterschiedlichen Doxis4-Clients verteilen und darstellen.