Digitale Archivierung

Software zum papierlosen Archivieren, Finden und Nutzen

Das Archivieren relevanter Dokumente und Daten ist bereits seit vielen Jahrhunderten ein wichtiger Bestandteil unserer Gesellschaft. Dadurch werden Informationen zeitlich begrenzt oder unbegrenzt aufbewahrt, erhalten und bei Bedarf bereitgestellt. Mit unserer Archivierungssoftware unterstützen wir Unternehmen bei diesem Vorgang. Die elektronische bzw. digitale Archivierung hat viele Vorteile, unter anderem ist sie platzsparend, kann nahezu unbegrenzt erweitert werden und ist eine dauerhafte Lösung.

Archivierung von Dokumenten

Mehr als eine Pflichtaufgabe.

Im Rahmen der Digitalisierung setzen Unternehmen zunehmend auf papierlose Prozesse, wenn es darum geht, Dokumente zu archivieren: Sie bearbeiten und verwalten ihre Unterlagen elektronisch z. B. mit Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) und nutzen zur sicheren Aufbewahrung der Akten und Belege eine Archivierungssoftware. Im Vergleich zur papierbasierten Archivierung von Dokumenten, Rechnungen und Co. sparen sie damit Verwaltungsaufwände, Kosten, Zeit und Platz.

Erfahren Sie mehr über die elektronische Archivierung »

Fünf gute Gründe für die Dokumentenarchivierung

Sie führen aktuell noch keine ganzheitliche Dokumentenarchivierung in Ihrem Unternehmen durch? Dann erfahren Sie in unserer praktischen Übersicht, wieso Sie alle relevanten Dokumente (digital) archivieren sollten respektive welche Vorteile Ihnen die elektronische Archivierung bietet.

Steuernachteile vermeiden

Neben den GoBD gibt es laut Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB) gesetzliche Vorschriften für die Dokumentenarchivierung in elektronischen Archivsystemen. Bei einer nach GoBD und IDW PS 880 zertifizierten ECM-Software kann ein Unternehmen sichergehen, dass es mit ihr alle relevanten Unterlagen revisionssicher archivieren kann. Das bedeutet, dass alle Informationen jederzeit wieder auffindbar sind und sicher, vollständig, ordnungsgemäß, unverändert, reproduzierbar, maschinell auswertbar sowie verlustfrei gespeichert werden können. Damit stellen Unternehmen Wirtschafts- und Betriebsprüfern die gewünschten Unterlagen jederzeit bereit und beugen Steuernachteilen sowie rechtlichen Konsequenzen vor.

Unternehmenswissen sichern

Ein zentrales digitales Archiv ist die Basis für das gesammelte Know-how eines Unternehmens: Es sichert wichtige Erfahrungen und stellt sie den Mitarbeitern zur Verfügung. Elektronische Akten ergänzen ein Archiv. Sie bündeln Informationen im Kontext zu bestimmten Geschäftsvorgängen und Themen, was Mitarbeitern die Recherche erleichtert und Arbeitsvorgänge beschleunigt. Im Idealfall stellt eine Software neben dem Archiv auch elektronische Akten bereit.

Haftungsrisiken minimieren

Durch die elektronische Archivierung kann ein Unternehmen alle wichtigen Unterlagen z. B. über Fertigung, Tests und Prüfungen, Lieferungen, Arbeitsschutzmaßnahmen, das Einhalten von Qualitätsstandards etc. jederzeit vorhalten. Revisionssicher archiviert, weisen Sie damit lückenlos nach, wann und wie diese Unterlagen entstanden sind bzw. wer sie geändert hat und wie sie archiviert werden. Das kann bei Haftungsfragen rechtliche und finanzielle Konsequenzen abwenden.

Unterlagen schützen

Mit den entsprechenden Vorkehrungen lassen sich Informationen durch die digitale Archivierung (inkl. Revisionssicherheit) vor Zerstörung, Verlust, Manipulation und Diebstahl schützen. Eine umfängliche Archivierungssoftware stellt dafür u. a. Berechtigungskonzepte bereit. So wird genau festgelegt, wer welche Informationen einsehen, bearbeiten und löschen darf.

Fristen einhalten

Je nach Dokumentart und -form gelten für Geschäftsunterlagen unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Automatische Aufbewahrungs- und Löschfristen sind hilfreiche Funktionen, die Unternehmen beim Compliance-konformen Archivieren unterstützen. Sie verhindern ungewolltes Löschen vor Ablauf einer Frist bzw. weisen nach, dass Unterlagen tatsächlich gelöscht wurden (z. B. personenbezogene Daten gemäß EU-DSGVO).


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Elektronische Archivierung | Dokumente archivieren mit ECM

Moderne ECM-Systeme bieten neben einem digitalen Archiv umfangreiche Dokumentenmanagement-Funktionen. Durch Versionsmanagement werden alle Änderungen an einem Dokument lückenlos dokumentiert und gespeichert. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit zur Integration mit Fach- und Businessanwendungen, z. B. E-Mail-Programmen, ERP, FiBu, CRM, HR, CAD u.v.m. So gelangen auch E-Mails, Daten, technische Zeichnungen, Bilder, Multimediaobjekte usw. in das zentrale digitale Archiv.

Ein ECM-System wie Doxis4 unterstützt darüber hinaus Business Process Management (BPM): Unternehmen erzeugen, verwalten und archivieren dokumentenbasierte Workflows samt der dazugehörigen Unterlagen. So recherchieren Mitarbeiter über eine einzige Software Dokumente, Vorgänge und alle weiteren relevanten Informationen im Geschäftskontext.

Dokumente mit Doxis4 auf einen Blick archivieren

Flexible Archivierungs-Szenarien

Revisionssichere, elektronische Archivierung von Informationen, zeitlich begrenzt & unbegrenzt, zentral oder bei Bedarf in voneinander getrennten Systemen, z. B. für Personalakten (mandantenfähig).

Sicher

Compliance-Anforderungen werden eingehalten, etwa durch Zugriffsberechtigungen sowie automatisierte Lösch- & Aufbewahrungsfristen.

Nachvollziehbar

Lückenlose Dokumentation aller in den Unterlagen oder im Vorgang erfolgten Aktionen.

Medienbruchfreie Aufbewahrung

Bilder, Belege, Rechnungen, Multimedia-Objekte, E-Mails, Dokumente, Daten aus Fachanwendungen u.v.m. formatunabhängig archivieren und einsehen.

Informationen im Kontext

Mit eAkten, umfangreichen Ablage- & Recherchefunktionen Dokumente, Daten und Vorgänge im Geschäftskontext archivieren, verwalten, recherchieren und bereitstellen.

Hohe Nutzerakzeptanz

digitale Archivierungsfunktionen für Windows-, Web- und mobile Nutzung sowie intuitive, mehrsprachig verfügbare Oberflächen.

Moderne Technologie

Unterstützung aller marktgängigen Speichersysteme sowie Funktionen gegen Systemausfall, Datenverlust, unerlaubtes Ausüben von Rechten u.v.m.

Skalierbar

Jederzeit können weitere User, Mandanten und Fachanwendungen einbezogen sowie mit höherem Dokumenten- & Datenvolumen gearbeitet werden.

Erfahren Sie mehr über die elektronische Archivierung mit Doxis4 »

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