Was ist digitale Archivierung?

Die Archivierung wichtiger Dokumente und Daten ist schon seit mehreren Jahrhunderten ein wichtiger Bestandteil unserer Gesellschaft. Sie sorgt dafür, dass Informationen vorübergehend oder dauerhaft gespeichert und aufbewahrt werden und bei Bedarf verfügbar sind. Doch mit der wachsenden Menge an Informationen und Daten wird immer mehr Platz für diese Archive benötigt. Glücklicherweise bietet die digitale Archivierung in der heutigen Zeit eine fantastische Lösung für ein uraltes Problem.

Was ist Dokumenten­archivierung?

Dokumente sind der Treibstoff und die Grundlage Ihres Unternehmens. Um effektiv arbeiten zu können, müssen das Wissen und die Daten innerhalb Ihres Unternehmens für diejenigen, die sie benötigen, leicht zugänglich sein. An dieser Stelle kommt die Dokumentenarchivierung ins Spiel. Dies gilt sowohl für physische als auch für digitale Dokumente. Dazu gehört auch die Datenarchivierung. Bei der Datenarchivierung geht es in der Regel um verschiedene Arten von Daten: um Differenzsicherungsdaten und um archivierte Daten.

Möglichkeiten zur Archivierung von Dokumenten

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, Dokumente zu archivieren. Ein paar Ansätze für die Archivierung von Dokumenten könnten sein:

Ablage von Dokumenten und Unterlagen

Der Standard für viele Jahrhunderte: Rechnungen, Abrechnungen und andere Unterlagen liegen alle auf Papier vor und werden in Ordnern, Akten und Kartons aufbewahrt. Dies nimmt wertvollen Platz in Anspruch und ist anfällig für Beschädigungen und andere Risiken, abgesehen davon, dass es schwierig ist, darauf zuzugreifen und sie zu pflegen.

Scannen bei Bedarf

Bei dieser hybriden Archivierungsmethode werden die Dokumente physisch in Papierform aufbewahrt und bei Bedarf digital gescannt. Dies ist zwar etwas praktischer als die Aufbewahrung in Papierform, erfordert aber immer noch physische Aufbewahrungsmöglichkeiten sowie Arbeitskräfte für das Scannen der benötigten Dokumente.

Digitale Archivierung / digitale Speicherung

Im Zuge der digitalen Transformation stellen Unternehmen zunehmend auf papierlose Dokumentenarchivierungssysteme um. Dokumente werden elektronisch bearbeitet und verwaltet, zum Beispiel mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS), während Dateien und Dokumente mithilfe von Archivierungssoftware sicher gespeichert werden. Auf diese Methode werden wir uns fokussieren.

Was ist digitale Archivierung?

Die elektronische (oder digitale) Archivierung hat viele Vorteile. Sie ist eine platzsparende Langzeitlösung mit einer praktisch unbegrenzten Erweiterungsmöglichkeit. Wenn es um Ihr Dokumentenmanagement geht, spart die digitale Archivierung Zeit, Geld und sogar Platz. Welche digitalen Dateien können Sie also in einem virtuellen Archiv oder Online-Archiv speichern? Sie können alles sein, was Ihr Unternehmen benötigt, von Textdateien bis zu Bilddateien, von Videos bis zu Tabellenkalkulationen und vieles mehr.

Vorteile der digitalen Archivierung

Was genau sind nun die wichtigsten Vorteile der digitalen Archivierung? Wir haben sie für Sie zusammengefasst:

Steuernachteile vermeiden

Durch die Wahl einer ECM-Software, die nach nationalen revisionssicheren Archivierungsvorschriften und globalen Standards wie ISO 16175-2 zertifiziert ist, können Unternehmen sicher sein, dass alle relevanten Dokumente revisionssicher archiviert werden. Alle Informationen sind nicht nur jederzeit abrufbar, sondern auch sicher, vollständig, korrekt, unveränderbar, reproduzierbar, maschinenlesbar und verlustfrei gespeichert. Unternehmen sind in der Lage, internen und externen Prüfern die benötigten Dokumente direkt zur Verfügung zu stellen und so steuerliche und rechtliche Nachteile zu vermeiden.

Sicheres Unternehmenswissen

Ein zentrales digitales Archiv ist die Basis für die Bündelung des gesamten Know-hows in einem Unternehmen. Es ist ein Sammelbecken für wichtige Erfahrungen und liefert den Mitarbeitern Informationen, wann und wo Sie sie brauchen. Elektronische Akten ergänzen weitere nützliche Funktionen. Sie bündeln Informationen im richtigen betriebswirtschaftlichen Kontext - zum Beispiel zu bestimmten Geschäftsprozessen und Themen -, um den Mitarbeitern das Auffinden der benötigten Informationen zu erleichtern und Arbeitsabläufe zu beschleunigen. Idealerweise ergänzt die DMS-Software das Archiv um elektronische Akten.

Haftungsrisiken minimieren

Mit der elektronischen Archivierung haben Unternehmen rund um die Uhr Zugriff auf alle wichtigen Dokumente - z. B. zu Produktion, Prüfung, Inspektionen, Lieferungen, Arbeitsschutz, Qualitätskonformität und mehr. Diese Dokumente werden revisionssicher archiviert, so dass sie in allen Phasen ihres Lebenszyklus nachweisbar sind. Alles wird protokolliert, vom Zeitpunkt und der Art der Erstellung des Dokuments bis hin dazu, wer was geändert hat und wie es archiviert wurde. Dies kann einen entscheidenden Schutz vor rechtlichen und finanziellen Konsequenzen im Falle von Haftungsproblemen bieten.

Unterlagen schützen

Mit den richtigen Vorkehrungen kann die digitale Archivierung (einschließlich der revisionssicheren Archivierung) Informationen vor Zerstörung, Verlust, Manipulation und Diebstahl schützen. Eine umfassende Archivierungslösung begegnet diesem Problem auf verschiedene Weise, zum Beispiel mit Berechtigungskonzepten. Unternehmen können festlegen, wer welche Informationen einsehen, bearbeiten und löschen darf.

Fristen einhalten

Wenn es um gesetzliche Aufbewahrungsfristen geht, sind nicht alle Geschäftsdokumente gleich: Für verschiedene Dokumententypen und -formen gelten unterschiedliche Aufbewahrungsvorschriften. Automatische Aufbewahrungsfristen und Löschungsfristen sind nützliche Instrumente, die Unternehmen dabei helfen, Ihre Archivierung vollständig konform zu gestalten. Sie verhindern, dass Dokumente vorzeitig oder versehentlich gelöscht werden, und wenn sie doch gelöscht werden müssen (z. B. Dokumente, die personenbezogene Daten gemäß der EU-DSGVO enthalten), liefern sie den Nachweis für die Löschung.

Best practices der digitalen Archivierung mit Doxis4

Flexible Archivierungs-Szenarien:

Revisionssichere, elektronische Archivierung von Informationen, temporär oder dauerhaft, bei Bedarf zentral oder in separaten Systemen - z.B. für HR eFiles (mandantenfähige Architektur)

Sicher:

Erfüllung von Compliance-Anforderungen, z. B. bei Zugriffsrechten, automatischen Löschfristen und Aufbewahrungsfristen

Rückverfolgbar:

Lückenlose Dokumentation aller durchgeführten Aktionen in Dokumenten und in der Prozessinstanz

Nahtlose Speicherung über alle Medien hinweg:

Archivieren und Abrufen von Bildern, Dokumenten, Rechnungen, Multimedia-Objekten, E-Mails, Akten, Daten aus Geschäftsanwendungen und vielem mehr, unabhängig vom Format

Informationen in Ihrem Kontext:

Archivieren, Verwalten, Suchen und Bereitstellen von Dokumenten, Daten und Prozessinstanzen im richtigen Geschäftskontext mit eAkten und umfassenden Speicher- und Suchfunktionen

Hohe Benutzerakzeptanz:

Digitale Archivfunktion für Windows, Web und mobile Geräte sowie intuitive und mehrsprachige Benutzeroberflächen

Moderne Technik:

Unterstützt alle gängigen Speichersysteme und Funktionen zur Vermeidung von Systemausfällen, Datenverlusten, unberechtigter Rechteausübung und vielem mehr

Skalierbar:

Fügen Sie jederzeit Benutzer, Mandanten und Geschäftsanwendungen hinzu und arbeiten Sie bei Bedarf mit größeren Dokumenten- und Datenmengen

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