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Dokumentenmanagement-System (DMS): Definition & Funktionen

Was Sie haben: eine schier unüberschaubare Flut an dokumentenbasierten Informationen, die erfasst, bearbeitet und archiviert werden müssen. Was Sie brauchen: ein cleveres Tool, das Ihnen die Arbeit erleichtert und Workflows nachhaltig effektiver gestaltet. Die Lösung lautet DMS (Dokumentenmanagement-System)! Was das ist? Ganz einfach: Der Begriff "DMS" umfasst sowohl Archivsysteme als auch solche Systeme, die Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg – also von der Entstehung über die Verwaltung unterschiedlicher Versionsstände bis hin zur unveränderbaren Aufbewahrung (Archivierung) – verwalten können. Im engeren Sinne steht DMS also für alle möglichen Funktionen der kollaborativen Dokumentenbearbeitung. Eine solche Software ist aber viel mehr als ein digitaler Aktenkeller, sie ermöglicht ein deutlich effizienteres Arbeiten:

Kein doppelter Datenbestand

Transparenz und lückenlose Nachvollziehbarkeit

Verkürzung von Suchzeiten

Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte

Mit einer ausgefeilten Dokumentenmanagement-Lösung beherrschen Sie also die Flut an Informationen.

DMS-Lösungen für Dokumentenmanagement

Überzeugen Sie sich selbst von den signifikanten Vorteilen eines ausgeklügelten Dokumenten management-Systems:

Elektronische Archivierung

Revisionssichere und rechtskonforme Archivierung, schneller Zugriff und lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Dokumentenmanagement (DMS)

Effiziente Verwaltung und Bearbeitung von 'lebenden' Dokumenten, Zusammenarbeit im Team, Versionierung und intelligentes Vorlagenmanagement.

Elektronische Akten

Standortübergreifender Zugriff, umfassende Sicht und gemeinsame Bearbeitung von Aktenplänen, Personalakten, Vertragsakten, Kundenakten uvm.

Post- & Rechnungseingang

Automatisierte Eingangsverarbeitung von beispielsweise Rechnungen, Briefpost, Fax oder E-Mail. Schnelles Zuordnen und Verteilen für beschleunigte Prozesse.

Geschäftsprozesse / BPM

Elektronische Vorgangsbearbeitung, Arbeitskörbe für Gruppen und einzelne Mitarbeiter für geringere Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten.

Integration

DMS- & ECM-Software für Microsoft Office und SharePoint, SAP, MS Dynamics NAV und AX, universelle Schnittstelle zur Integration in beliebige System-Umgebungen.

Kostenloser Ratgeber zum Dokumentenmanagement System

Sie möchten mehr darüber in Erfahrung bringen, welche verschiedenen Vorzüge die DMS-Software Doxis4 Ihrem Unternehmen im Detail bietet? Dann fordern Sie jetzt unseren kostenlosen Dokumentenmanagement-Ratgeber an und erfahren Sie …

  • wie Ihnen ein Dokumentenmanagement-System hilft, das Version-Chaos zu beseitigen
  • wie die Zettelwirtschaft endlich ein Ende hat
  • wie Sie alle Fristen einhalten und immer up to date bleiben.
Hier geht’s zum kostenlosen Ratgeber

Was ist ein DMS?

Was ist eigentlich ein Dokumentenmanagement-System?

Im Erklärvideo erfahren Sie, was ein DMS eigentlich ist und was hinter der Abkürzung DMS steckt. Ein Dokumentenmanagement-System wird im engeren Sinn weniger als eigenständiges System, sondern vielmehr als eine der Kernfunktionen eines umfänglichen Enterprise Content Management-Systems betrachtet. Dabei unterstützt und vereinfacht ein DMS unternehmensweite Arbeitsvorgänge und -prozesse (BPM) rund um Dokumente unterschiedlichsten Formats. 

Vorteile eines DMS

Verbesserte dokumentenbasierte Zusammenarbeit

Das in Doxis4 iECM integrierte Document Management System ermöglicht Unternehmen und deren Mitarbeitern ein kollaboratives, nachvollziehbares Bearbeiten von Dokumenten und Akten. Versionsmanagement inklusive Check-in-/Check-out-Mechanismen stellen sicher, dass nach jeder Bearbeitung automatisch eine neue Dokumentversion angelegt wird. Inhalte und Bearbeitungen werden so nicht unbewusst überschrieben und es entsteht kein doppelter Datenbestand. Zudem können Mitarbeiter bei der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung zum Beispiel Anmerkungen, Kommentare, Hinweise oder Notizen hinterlassen, was die Zusammenarbeit erleichtert und wodurch sich der Gesamtbearbeitungsprozess beschleunigt.

Schnellerer Informationszugriff

Für das schnelle Auffinden von relevanten Informationen im unternehmensweiten Datenbestand stellt Doxis4 zahlreiche Recherchemöglichkeiten bereit (Enterprise Search). Intelligente Index- und Volltextrecherche minimeren Suchzeiten und sorgen dafür, dass Mitarbeiter schnell und kontextbezogen genau die richtigen Dokumente und Akten finden, die sie gerade benötigen.

Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Das DMS wird in Doxis4 um leistungsstarke ECM-Funktionen ergänzt, die für Nachvollziehbarkeit im Rahmen der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung sorgen. Alle Bearbeitungsschritte eines Dokuments werden durch Protokollierung transparent gehalten. Jeder (berechtigte) Mitarbeiter kann zu jeder Zeit zweifelsfrei nachvollziehen, wer was wann an welchen Dokumenten geändert bzw. gelöscht hat. Per Abonnement-Funktion werden Mitarbeiter über Änderungen an bestimmten Dokumenten oder auch Aktenregistern automatisiert informiert. Das schafft Transparenz und reduziert Durchlaufzeiten.

Erfahren Sie mehr über Dokumentenmanagement mit Doxis4 »

Nutzen von Doxis4 DMS-Lösungen für Unternehmen

 

  • schneller, unternehmensweiter Informationszugriff
  • Minimierung von Suchzeiten
  • Vermeidung von doppeltem Datenbestand mittels Versionierung und Check-in/Check-out
  • Transparenz durch lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte eines Dokuments (Audit Trail, Protokollierung).

Haben Sie Fragen zu DMS?

Wir beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen zu unserer Dokumentenmanagement-Lösung. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir nehmen uns gerne Zeit, Sie umfassend zu beraten und stellen Ihnen überdies auch unverbindlich weitere Informationen zur Verfügung.

Wie können wir helfen?

+49 (0) 228 90896-789

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Wir freuen uns über Ihr Interesse und melden uns in Kürze bei Ihnen.

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