Moderne DMS-Lösungen

für ein ausgefeiltes Dokumentenmanagement

Was Sie haben: eine schier unüberschaubare Flut an dokumentenbasierten Informationen, die erfasst, bearbeitet und archiviert werden müssen. Was Sie brauchen: ein cleveres Tool, das Ihnen die Arbeit erleichtert und Workflows nachhaltig effektiver gestaltet. Die Lösung lautet DMS (Dokumentenmanagement-System)! Was das ist? Ganz einfach: Der Begriff "DMS" umfasst sowohl Archivsysteme als auch solche Systeme, die Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg – also von der Entstehung über die Verwaltung unterschiedlicher Versionsstände bis hin zur unveränderbaren Aufbewahrung (Archivierung) – verwalten können. Im engeren Sinne steht DMS also für alle möglichen Funktionen der kollaborativen Dokumentenbearbeitung. Eine solche Software ist aber viel mehr als ein digitaler Aktenkeller, sie ermöglicht ein deutlich effizienteres Arbeiten:

Kein doppelter Datenbestand

Transparenz und lückenlose Nachvollziehbarkeit

Verkürzung von Suchzeiten

Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte

Mit einer ausgefeilten Dokumentenmanagement-Lösung beherrschen Sie also die Flut an Informationen.


Kostenloser Ratgeber zum Thema Dokumentenmanagement

Sie möchten mehr darüber in Erfahrung bringen, welche verschiedenen Vorzüge die DMS-Software Doxis4 Ihrem Unternehmen im Detail bietet? Dann fordern Sie jetzt unseren kostenlosen Dokumentenmanagement-Ratgeber an und erfahren Sie …

  • wie Ihnen ein Dokumentenmanagement-System hilft, das Version-Chaos zu beseitigen
  • wie die Zettelwirtschaft endlich ein Ende hat
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Erklärvideo

Was ist eigentlich ein Dokumentenmanagement-System?

Dokumentenmanagement wird im engeren Sinn weniger als eigenständiges System, sondern vielmehr als eine der Kernfunktionen eines umfänglichen Enterprise Content Management-Systems betrachtet. Dabei unterstützt und vereinfacht ein DMS unternehmensweite Arbeitsvorgänge und -prozesse rund um Dokumente unterschiedlichsten Formats.


Dokumentenmanagement mit Doxis4 – Ihre Vorteile auf einen Blick

Verbesserte dokumentenbasierte Zusammenarbeit

Das in Doxis4 iECM integrierte Document Management System ermöglicht Unternehmen und deren Mitarbeitern ein kollaboratives, nachvollziehbares Bearbeiten von Dokumenten und Akten. Versionsmanagement inklusive Check-in-/Check-out-Mechanismen stellen sicher, dass nach jeder Bearbeitung automatisch eine neue Dokumentversion angelegt wird. Inhalte und Bearbeitungen werden so nicht unbewusst überschrieben und es entsteht kein doppelter Datenbestand. Zudem können Mitarbeiter bei der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung zum Beispiel Anmerkungen, Kommentare, Hinweise oder Notizen hinterlassen, was die Zusammenarbeit erleichtert und wodurch sich der Gesamtbearbeitungsprozess beschleunigt.

Schnellerer Informationszugriff

Für das schnelle Auffinden von relevanten Informationen im unternehmensweiten Datenbestand stellt Doxis4 zahlreiche Recherchemöglichkeiten bereit (Enterprise Search). Intelligente Index- und Volltextrecherche minimeren Suchzeiten und sorgen dafür, dass Mitarbeiter schnell und kontextbezogen genau die richtigen Dokumente und Akten finden, die sie gerade benötigen.

Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Das DMS wird in Doxis4 um leistungsstarke ECM-Funktionen ergänzt, die für Nachvollziehbarkeit im Rahmen der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung sorgen. Alle Bearbeitungsschritte eines Dokuments werden durch Protokollierung transparent gehalten. Jeder (berechtigte) Mitarbeiter kann zu jeder Zeit zweifelsfrei nachvollziehen, wer was wann an welchen Dokumenten geändert bzw. gelöscht hat. Per Abonnement-Funktion werden Mitarbeiter über Änderungen an bestimmten Dokumenten oder auch Aktenregistern automatisiert informiert. Das schafft Transparenz und reduziert Durchlaufzeiten.

Nutzen von Doxis4 DMS-Lösungen für Unternehmen

 

  • schneller, unternehmensweiter Informationszugriff
  • Minimierung von Suchzeiten
  • Vermeidung von doppeltem Datenbestand mittels Versionierung und Check-in/Check-out
  • Transparenz durch lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte eines Dokuments (Audit Trail, Protokollierung).

Haben Sie Fragen?

Wir beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen zu unserer Dokumentenmanagement-Lösung. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir nehmen uns gerne Zeit, Sie umfassend zu beraten und stellen Ihnen überdies auch unverbindlich weitere Informationen zur Verfügung.