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DMS:
Was ist das?
Schneller, unternehmensweiter Informationszugriff »
Nachvollziehbares Bearbeiten von Dokumenten und Akten
Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit »
Protokollierung aller Bearbeitungsschritte eines Dokuments
DMS-Lösungen auf einen Blick
Elektronische Archivierung
Revisionssichere und rechtskonforme Archivierung, sekundenschneller Zugriff und lückenlose Nachvollziehbarkeit.
Dokumentenmanagement (DMS)
Verwaltung und Bearbeitung von 'lebenden' Dokumenten, Zusammenarbeit im Team, Versionierung und Intelligentes Vorlagenmanagement.
Elektronische Akten
Standortübergreifender Zugriff, umfassende Sicht & gemeinsame Bearbeitung von Aktenplänen, Personalakten, Vertragsakten, Kundenakten uvm.
Post- & Rechnungseingang
Automatisierte Eingangsverarbeitung von Rechnungen, Briefpost, Fax oder E-Mail. Schnelles Zuordnen und Verteilen für beschleunigte Prozesse.
Geschäftsprozesse / BPM
Elektronische Vorgangsbearbeitung, Arbeitskörbe für Gruppen und einzelne Mitarbeiter für geringere Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten.
Integration
DMS & ECM für Microsoft Office und SharePoint, SAP, MS Dynamics NAV und AX, universelle Schnittstelle zur Integration in beliebige Systemumgebungen.
Kostenloser Ratgeber:
7 DMS-Funktionen, die Sie nicht mehr missen wollen
Erfahren Sie in unserem DMS-Ratgeber:
- wie Ihnen ein Dokumentenmanagement-System hilft, das Version-Chaos zu beseitigen
- wie die Zettelwirtschaft endlich ein Ende hat
- wie Sie alle Fristen einhalten und immer up to date bleiben
Was ist eigentlich ein DMS?
Ein modernes DMS ist viel mehr als ein bloßes Abbild eines Akten-Kellers. Erfahren Sie, welche vielfältigen Möglichkeiten Ihnen ein DMS mit elektronischen Akten bieten kann.
DMS: Kurz-Definition
Im engeren Sinn steht DMS (Dokumentenmanagement) für alle möglichen Funktionen der kollaborativen Dokumentenbearbeitung.
Was versteht man unter DMS?
DMS steht für Dokumentenmanagement (-Systeme) und ist laut dem Digitalverband Bitkom analog zu Enterprise Content Management (ECM) ein (weiterer) Oberbegriff für alle Arten Dokumenten-verwaltender Systeme. Im weiteren Sinn beinhaltet der Begriff sowohl Archivsysteme als auch solche Systeme, die Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus – von der Entstehung, über die Verwaltung unterschiedlicher Versionsstände bis zur unveränderbaren Aufbewahrung (Archivierung) – verwalten können.
Effizienteres Arbeiten durch DMS-Einsatz:
- Kein doppelter Datenbestand
- Transparenz und lückenlose Nachvollziehbarkeit
- Verkürzung von Suchzeiten
- Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte
Nutzen von DMS in Doxis4 für Unternehmen
- Schneller, unternehmensweiter Informationszugriff
- Minimierung von Suchzeiten
- Vermeidung von doppeltem Datenbestand z.B. mittels Versionierung und Check-in/Check-out
- Transparenz durch lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungsschritte eines Dokuments (Audit Trail, Protokollierung)
Vorteile von DMS mit Doxis4
Verbesserte dokumentenbasierte Zusammenarbeit
Das in Doxis4 iECM integrierte DMS ermöglicht Unternehmen und deren Teams ein kollaboratives, nachvollziehbares Bearbeiten von Dokumenten und Akten. Versionsmanagement inklusive Check-in-/Check-out-Mechanismen stellen sicher, dass nach jeder Bearbeitung automatisch eine neue Dokumentversion angelegt wird. Inhalte und Bearbeitungen werden so nicht unbewusst überschrieben und es entsteht kein doppelter Datenbestand. Zudem können sich Mitarbeiter bei der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung z.B. Anmerkungen, Kommentare, Hinweise oder Notizen hinterlassen, was die Zusammenarbeit erleichtert und wodurch sich der Gesamtbearbeitungsprozess beschleunigt.
Schnellerer Informationszugriff
Für das schnelle Auffinden von relevanten Informationen im unternehmensweiten Datenbestand stellt Doxis4 zahlreiche Recherchemöglichkeiten bereit (Enterprise Search). Intelligente Index- und Volltextrecherche minimeren Suchzeiten und sorgen dafür, dass Mitarbeiter schnell und kontextbezogen genau die richtigen Dokumente und Akten finden, die sie benötigen.
Erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Das DMS wird in Doxis4 um leistungsstarke ECM-Funktionen ergänzt, die für Nachvollziehbarkeit im Rahmen der gemeinsamen Dokumentenbearbeitung sorgen. Alle Bearbeitungsschritte eines Dokuments werden durch Protokollierung transparent gehalten. Jeder (berechtigte) Mitarbeiter kann zu jedem Zeitpunkt zweifelsfrei nachvollziehen, wer was wann an welchen Dokumenten geändert bzw. gelöscht hat. Per Abonnement-Funktion werden Mitarbeiter über Änderungen an bestimmten Dokumenten oder auch Aktenregistern automatisiert informiert. Das schafft Transparenz und reduziert Durchlaufzeiten.
Erfahren Sie mehr Dokumentenmanagement mit Doxis4Exklusiver DMS +Content für registrierte Nutzer
Short Best Practice
Knipex: DMS mit E-Mail- und SAP-Archiv, eAkten sowie automatisierte Rechnungsverarbeitung
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Anwenderbericht
Duravit AG: ECM mit Archiv, DMS und elektronischen Akten sowie serverbasierter E- Mail-Archivierung
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Die Bedeutung von DMS
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Dokument – Informationsobjekte verschiedenster Formate
Das „D“ in DMS steht für Dokumente, die über verschiedene Kanäle eingehen (z.B. Post, Fax, E-Mail) und in unterschiedlichsten Formaten verarbeitet und verwaltet werden können. Ein Dokument kann aus einem oder mehreren Einzelobjekten bestehen. Beispielsweise sind dies Dokumente aus Textverarbeitung und Tabellenkalkulation (z.B. Microsoft Word- oder Microsoft Excel-Dokumente), E-Mails, Grafiken und Bilddateien (z.B. tif, png, jpg), Formulare und Listen (z.B. EDI, PDF, PDF/A, ZUGFeRD, XML), Konstruktionszeichnungen (CAD) wie auch Video-, Sound- und Sprach-Clips (z.B. mp3, wav).
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Management – verwalten, bearbeiten, finden etc.
„M“ steht für das Management von Dokumenten unterschiedlichsten Formats. DMS-Funktionen ermöglichen es, Dokumente im Geschäftskontext und in der Zusammenarbeit von Mitarbeitern (Collaboration) sicher zu verwalten, zu bearbeiten und wiederzufinden.
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System – DMS als Bestandteil von Enterprise Content Management (ECM)
DMS ist ein wesentlicher Bestandteil eines umfänglichen ECM-Systems. In Kombination mit den Funktionen zur Digitalisierung (Scannen), elektronischen Archivierung und Geschäftsprozessoptimierung (Workflow) ermöglicht DMS die Umsetzung einer unternehmensweiten digitalen Business Transformationsstrategie.
ikw
Für die Zusammenarbeit mit einem Großkunden führte ikw einen standortübergreifenden Prozessablauf ein. Hier kommen Doxis4 BPM, DMS und die Debitorenakte zum Einsatz.
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SEW-Eurodrive
SEW Eurodrive setzt weltweit auf DMS- / Archivlösungen, eine international vernetzte, hochverfügbare Storage-Infrastruktur und weitere SER-Lösungen zur Prozessoptimierung.
Anwenderbericht »
DHL Express
DHL setzt seit 2010 auf eine einheitliche, unternehmensweite DMS-Lösung, um mit dem Partner HP eines der größten kommerziellen Dokumentenarchive weltweit aufzubauen.
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Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen
Bei der Ärztlichen Verrechnungsstelle Büdingen sind Archiv, DMS, eAkten, Postkörbe, BPM, Capture und SmartOffice Plus aus der Doxis4 iECM-Suite im Einsatz.
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Definition von DMS
Die Association for Information and Image Management (AIIM) definiert DMS (-Systeme) technisch als Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verarbeitung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen zur Unterstützung der Geschäftsprozesse im Unternehmen.
Dokumentenmanagement wird im engeren Sinn weniger als eigenständiges System sondern vielmehr als eine der Kernfunktionen eines umfänglichen Enterprise Content Management-Systems betrachtet. Dabei unterstützt und vereinfacht DMS unternehmensweite Arbeitsvorgänge und -prozesse rund um Dokumente unterschiedlichsten Formats.
Typische DMS-Funktionen (wie z.B. Versionierung, Check-in/Check-out, Metadatenverwaltung etc.) ermöglichen sowohl die kontextbezogene Erstellung, Verwaltung, kollaborative (parallele) Bearbeitung sowie die umfassende und zielgerichtete Suche nach „lebenden“ Dokumenten unternehmensweit.
Als Bestandteil eines modernen ECM-Systems wie Doxis4 begleitet ein Dokumentenmanagement-System den kompletten Lebenszyklus eines Dokumentes. Dieser beginnt bei der Erstellung, beinhaltet die gemeinschaftliche Bearbeitung im Team, erstreckt sich über die revisionssichere Archivierung und endet ggf. mit der Löschung (nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, sofern eine solche einzuhalten ist).
Haben Sie Fragen zu den Funktionen und Vorteilen von DMS?
Gerne beraten wir Sie persönlich zu den vielen Vorteilen von DMS. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.