Was ist Dokumentenmanagement?

Was ist Dokumentenmanagement und warum sollte sich Ihr Unternehmen damit befassen? Wir möchten Ihnen nicht nur die Bedeutung von Dokumentenmanagement nahebringen, sondern auch seinen Wert. Denn mit dem Wachstum Ihres Unternehmens steigt auch die Anzahl der Dokumente, die Sie erfassen, bearbeiten, ablegen und archivieren müssen. Es ist an der Zeit, diese dokumentengesteuerten Prozesse zu optimieren und sich von chaotischen Dateiverzeichnissen zu verabschieden.

Die Dokumentenverwaltung ist für die Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe unerlässlich: Es geht dabei um die Handhabung, Organisation, Speicherung und Sicherung von Dokumenten. Es ermöglicht Ihnen eine effektivere Zusammenarbeit mit internen und externen Parteien, indem Sie Dokumente austauschen und gemeinsam bearbeiten, ohne Kopien anfertigen zu müssen. Sie ermöglicht es Ihnen, Fristen einzuhalten, zu verwalten und nachzuverfolgen. Schließlich müssen Sie wissen, wer was tut, wann er es tut (oder wann er es getan hat) und wer noch beteiligt oder betroffen ist.

Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass Sie nichts doppelt machen, es fördert die Verantwortlichkeit und gibt Ihnen ein Gefühl für die Unmengen von Dokumenten, die täglich Ihre Geschäftsprozesse durchlaufen. Klingt nach viel Arbeit? Wenn es ineffizient gemacht wird, kann es das auch sein. Zum Glück gibt es eine Lösung.

Effektives Dokumentenmanagement ist mit den heutigen zukunftsorientierten ECM-Systemen ein Kinderspiel. Die meisten Unternehmen erfassen, steuern, speichern und archivieren ihre Dokumente mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS) - auch bekannt als moderne Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM).

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Damit ist die Dokumentenverwaltung geregelt, aber was ist ein Dokumentenverwaltungssystem, kurz DMS? Die Bedeutung dieses Konzepts ergibt sich schon aus seinem Namen: Es handelt sich um ein System, mit dem Sie die gesamte Dokumentation Ihres Unternehmens im weitesten Sinne verwalten können.

Diese Systeme ermöglichen es Ihnen, Ihre Dokumente nach bestimmten Inhalten zu durchsuchen, sie automatisch abzulegen, sie in anderer Software (z. B. Microsoft Office und Outlook) zu bearbeiten und Dokumente zu kommentieren, ohne das Original zu verändern. Dokumentenmanagementsysteme verfolgen sogar die Änderungen an Ihren Dokumenten, sodass Sie immer die aktuellste Version prüfen und bei Bedarf auf ältere Versionen zurückgreifen können.

Darüber hinaus sorgt das Document Management für eine Strukturierung des Dokumenten-Systems in Ihrem Unternehmen, wodurch es viel einfacher wird, Dokumente in ihrem spezifischen Geschäftskontext zu vergleichen und sie nach Bedarf zu überprüfen und zu bearbeiten.

Vorteile des Dokumentenmanagementsystems

Möchten Sie mehr über die Vorteile der elektronischen Dokumentenverwaltung erfahren? Im Folgenden haben wir einige Vorteile des Dokumentenmanagements erläutert:

Größere Kapazität zur Bereitstellung von Informationen

Selbst bei riesigen Dokumentenbeständen und Bergen von Dokumenten, die bearbeitet werden müssen, können die leistungsstarken Suchfunktionen eines Dokumentenmanagementsystems die benötigten Informationen schnell auffinden und abrufen. Das Ergebnis: Die Mitarbeiter finden in Sekundenschnelle, was sie suchen und können Kundenanfragen fundiert beantworten - was wiederum die Kundenzufriedenheit steigert.

Keine ungeprüften Kopien im Umlauf

Durch den Einsatz eines modernen Dokumentenmanagement-Tools entfällt die Notwendigkeit doppelter Dokumentenversionen, z. B. mehrere Kopien in verschiedenen Abteilungen. Bei der Erstellung ist jedes Dokument im ECM-System verfügbar und kann direkt von allen anderen Mitgliedern des Projektteams mit den entsprechenden Zugriffsrechten eingesehen werden - die Weiterleitung von Dokumenten über die interne Post oder E-Mail entfällt.

Rechtskonform bleiben

Mit einem DMS ist es ein Kinderspiel, gesetzliche Vorgaben wie dokumenten- und branchenspezifische Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Zertifizierte DMS-Software von einem renommierten Anbieter gewährleistet die vollständige Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.

Raum für gemeinschaftliches Arbeiten

Mit einer DMS-Plattform können mehrere Personen und Abteilungen an verschiedenen Standorten und sogar in verschiedenen Ländern gleichzeitig Dokumente verwalten, anzeigen und bearbeiten. Die Zusammenarbeit ist einfach, da die Projektteams immer die richtigen Dokumente zur Hand haben und auf dem neuesten Stand sind.

Prozessautomatisierung

DMS-Lösungen sind in der Lage, routinemäßige Verwaltungsschritte zu automatisieren, wie z. B. die Weiterleitung von Dokumenten oder die Ablage von Dokumenten nach der Erstellung. Rechnungsbearbeitung und Posteingangsbearbeitung sind nur zwei Beispiele.

Beispiel für die Funktionsweise einer Dokumentenmanagement-Software

In unserem Video sehen Sie ein Beispiel für eine Dokumentenverwaltungssoftware und erfahren, wie der digitale Arbeitsbereich Ihnen dabei hilft, sich von chaotischen Dateiverzeichnissen zu verabschieden und sich für ECM und eine ordnungsgemäße Dokumentenverwaltung zu entscheiden.

Dokumentenmanagement mit Doxis4

Schon bei der Erstellung von Dokumenten sehen und spüren die Anwender die Vorteile des Dokumentenmanagements mit dem modernen Doxis4 ECM-System. Daten und Dokumente lassen sich direkt aus Microsoft Office-Anwendungen heraus suchen. Und da in Doxis4 alles formatunabhängig abgelegt wird, können Mitarbeiter nicht nur revisionssichere Formate (PDF, TIFF etc.) und MS-Office-Dateien (Word, Excel etc.) ablegen, sondern diese Formate auch als Basis für die Erstellung neuer Dokumente und die Dokumentenablage in Doxis4 nutzen. Interessiert? Weitere Informationen zu Doxis4 finden Sie auf der entsprechenden Seite zur DMS-Lösung.

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Wir beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen zu unserer Dokumentenmanagement-Lösung. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir nehmen uns gerne Zeit, Sie umfassend zu beraten und stellen Ihnen überdies auch unverbindlich weitere Informationen zur Verfügung.

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