Dokumentenverwaltung mittels Doxis4 – effektiv Dokumente verwalten

Vom Erfassen und Bearbeiten bis zur Dokumentenablage und -archivierung, Doxis4 optimiert Ihre dokumentenabhängigen Prozesse!

Verabschieden Sie sich von chaotischen Dateiverzeichnissen: Mit dem zukunftsweisenden ECM-System Doxis4 gelingt die effektive Dokumentenverwaltung. Was genau Dokumentenverwaltung bedeutet? Ganz einfach: Unter dem Begriff ersteht man jegliche Verfahren, die zur Handhabung, Organisation, Aufbewahrung und Sicherung von Dokumenten eingesetzt werden. In Unternehmen erfolgt die Erfassung, Lenkung, Ablage und Archivierung meist mithilfe von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) bzw. modernen Enterprise Content Management-Systemen (ECM).

Mehr als eine digitale Dokumentenablage: Vorteile einer modernen Dokumentenverwaltung

Erhöhte Auskunftsfähigkeit

Selbst bei extrem großen Dokumentbeständen mit einer Vielzahl an zu verwaltenden Dokumenten lassen sich diese über die leistungsstarken Recherchefunktionen eines Dokumentenmanagement-Systems schnell recherchieren. Mitarbeiter finden benötigte Informationen dadurch binnen Sekunden und können fundierte Auskünfte zugunsten der Kundenzufriedenheit geben.

Keine verteilten Kopien

Redundante Dokumentversionen, z. B. in Form von in mehreren Fachabteilungen vorliegenden Kopien, bleiben mit dem Einsatz einer modernen Dokumentenverwaltung vollständig aus. Jedes Dokument liegt nach seiner Erfassung im ECM-System vor und lässt sich dadurch von weiteren berechtigten Projekt-Teilnehmern direkt einsehen. Die Weitergabe der Dokumente über die Hauspost oder per E-Mail bleibt damit aus.

Compliance-Regelungen einhalten

Gesetzliche Vorschriften wie beispielsweise dokumenten- und branchenspezifische Aufbewahrungsfristen lassen sich mit einem DMS ganz einfach einhalten. Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen – wie etwa die der GoBD – werden bei einem professionellen DMS-Hersteller durch Zertifizierungen testiert.

Raum für Zusammenarbeit

Dokumente lassen sich mit einem DMS von mehreren Personen und Fachabteilungen über Standorte und Ländergrenzen hinweg parallel verwalten, einsehen und bearbeiten. Projekt-Teams wird die Zusammenarbeit dadurch erleichtert, da sie jederzeit die benötigten Dokumente zur Hand haben und so stets auf dem gleichen Wissensstand sind.

Prozessautomatisierung

Wiederkehrende Vorgänge in der Verwaltung, wie etwa Abläufe zur Weitergabe von Dokumenten sowie die Dokumentenablage nach deren Erfassung, lassen sich über DMS-Lösungen automatisieren. Ein Beispiel hierfür wäre die Verarbeitung von Rechnungen. Auch die Posteingangsverarbeitung fällt hierunter.

Dokumentenverwaltung erfolgreich im Einsatz: Doxis4 bei der Fraport AG

Erfahren Sie in unserer Customer Story:

  • wie Fraport die Verwaltung der Dokumente grundlegend änderte
  • wie 8,7 Millionen Alt-Dokumente erfolgreich migriert wurden
  • wie eine erfolgreiche Dokumentenverwaltung – vom Bearbeiten bis zur Dokumentenablage in der Praxis aussieht
  • wie einfach auch Sie Dokumente digital verwalten können

Erfahren Sie  alles über den erfolgreichen Einsatz der Doxis4 Dokumentenverwaltung bei Fraport.

Jetzt lesen

Erklärvideo

Der Digital Workspace als Alternative zu chaotischen Dateiverzeichnissen

Erfahren Sie in unserem praktischen Erklärvideo, wie mithilfe von ECM und der richtigen Dokumentenverwaltung der Digital Workspace chaotische Dateiverzeichnisse beseitigt.


Dokumentenverwaltung mit Doxis4

Die Vorzüge der Dokumentenverwaltung mit dem modernen ECM-System Doxis4 spüren Anwender bereits beim Erstellen der Dokumente. Daten und Dokumente lassen sich direkt aus Microsoft Office-Anwendungen heraus recherchieren. Dabei profitieren Mitarbeiter von der formatunabhängigen Ablage in Doxis4. Sie erlaubt es neben revisionssicheren Formaten (PDF, TIFF, etc.) auch Dateien aus MS Office-Anwendungen wie Word, Excel und Co. abzulegen, sodass diese als Basis bei der Erstellung neuer Dokumente und auch bei der Dokumentenablage in Doxis4 dienen können.

Redundante Dokumentversionen vermeiden

Das umfassende Versionsmanagement von Doxis4 unterscheidet zwischen Haupt- und Arbeitsversionen. So liegt immer das aktuellste Dokument vor, dennoch kann der Anwender auf Wunsch jederzeit zu früheren Versionsständen zurückkehren. Befindet sich ein Dokument gerade in Bearbeitung, steht es anderen Nutzern für diesen Zeitraum weiterhin zur Recherche zur Verfügung. Wenn Änderungen vorgenommen werden, sind der Bearbeiter sowie die Entstehungshistorie des Dokuments ersichtlich. Dadurch lassen sich verschiedene Dokumentversionen mit unklarem Status effektiv vermeiden.

Standort- und länderübergreifende Zusammenarbeit

Unterstützung für die standort-, länder- und sprachübergreifende Zusammenarbeit erhalten Unternehmen mit der Einrichtung virtueller Projekträume. Doxis4 bietet damit die Möglichkeit eine temporäre Projektakte anzulegen, über die sich während des gesamten Projekts jegliche Dokumente, Vorgänge und Objekte von berechtigten Projektmitgliedern verwalten und einsehen lassen. Benachrichtigungsfunktionen informieren auf Wunsch per E-Mail, ob eine neue Version eines Dokuments vorliegt. So bleiben alle Projektteilnehmer stets auf dem gleichen Wissensstand. Nach Abschluss des Projekts lassen sich die gemeinsam erstellten Inhalte in das revisionssichere Archiv übergeben – nur als Endfassung oder auch mit ihren Versionen aus dem Erstellungsprozess.

Dokumente effizient verwalten

In Kombination mit dem elektronischen Archiv deckt Doxis4 den kompletten Lebenszyklus in der Verwaltung von Dokumenten ab – von der Erstellung und Bearbeitung mit Versionierung bis hin zur Finalisierung und revisionssicheren Langzeitarchivierung bzw. Dokumentenablage. Informationen lassen sich mit Doxis4 in elektronischen Akten strukturieren, auf deren Basis sich jegliche Dokument- und Aktenverwaltung auf Abteilungs-, Projekt-, Vorgangs- und Sachbezugsebene umsetzen lässt. Folgende Vorteile ergeben sich für Unternehmen durch die Dokumentenverwaltung mittels Doxis4:

  • zu jeder Zeit standortunabhängiger Zugriff auf Dokumente, Akten und Vorgänge
  • medienbruchfreie, formatunabhängige Dokumentenverwaltung
  • Zugriff über Windows-, Mobile- oder Web-Client
  • Integration in Microsoft Office-Anwendungen
  • erleichterte Dokumenterstellung durch Vorlagenmanagement
  • lückenlose Dokumentation aller Bearbeitungsvorgänge dank Versionierung
  • gemeinsame Workspaces
  • differenzierte definierbare Zugriffsberechtigungen
  • automatische Benachrichtigung über Bearbeitungsvorgänge
  • revisionssichere Archivierung
  • Dokumente, Akten und Prozesse im richtigen Kontext verfügbar haben.

Haben Sie Fragen zur Dokumentenverwaltung bzw. zu Doxis4?

Gerne beraten wir Sie persönlich zu den vielen Vorteilen einer modernen Dokumentenverwaltung mittels unserer DMS-Software Doxis4. Über unser Kontaktformular erhalten Sie unverbindlich weitere Informationen oder können einen Termin für eine Live-Präsentation von Doxis4 vereinbaren.

Nehmen Sie jetzt Kontakt zu uns auf!

Wie können wir helfen?

+49 (0) 228 90896-789

Ihre Nachricht hat uns erreicht!

Wir freuen uns über Ihr Interesse und melden uns in Kürze bei Ihnen.

Kontaktieren Sie uns