Informationen suchen und finden

Performance-Killer Recherche

„Information ist die Teilmenge von Wissen, die von einer bestimmten Person oder Gruppe in einer konkreten Situation benötigt wird und häufig nicht explizit vorhanden ist“, definiert die Universität des Saarlandes den Begriff Informationen und beschreibt damit treffend ein häufig auftretendes Problem in Unternehmen. Fileverzeichnisse, papierbasierte Archive und heterogene Software-Lösungen sollen den Mitarbeitern die Informationen wie z.B. Verträge, Korrespondenz, Rechnungen, Lieferscheine und Protokolle jederzeit nutzbar zur Verfügung stellen. Die Informationen liegen mit der Ablage in den Systemen zwar jederzeit vor, das bedeutet jedoch nicht, dass Mitarbeiter diese auch in kürzester Zeit finden können. Die fehlende Einheitlichkeit und Struktur der Informationsablage führt dazu, dass die Suche nach benötigten Informationen sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, da bei jeder Recherche verschiedenste Quellen herangezogen werden müssen. Das Fraunhofer Institut beschreibt diesen Umstand als „besonderen Performance-Killer“ und fand heraus, dass mehr als die Hälfte der Studienteilnehmer täglich mehr als eine halbe Stunde ihrer Arbeitszeit für die Suche nach Informationen benötigt. Es entsteht ein Rechercheaufwand von mehr als 132 Stunden im Jahr – pro Teilnehmer. Um die Zeiten zur Suche nach Informationen zu verringern, müssen diese schneller auffindbar sein, was zwei Bedingungen voraussetzt:

Wussten Sie schon?

Mehr als eine halbe Stunde Ihrer Arbeitszeit benötigen Sie täglich für die Suche nach Informationen. Es entsteht ein Rechercheaufwand von mehr als 132 Stunden im Jahr.

1. Systematische Ablagestrategie

Durch den Einsatz eines strukturierten Ablagesystems, z.B. über eine moderne ECM-Lösung als ersten Schritt, ist gewährleistet, dass alle Informationen zentral zur Verfügung stehen. Aufwendige Recherchevorgänge in einer Vielzahl an Informationsquellen bleiben aus und die für Recherche benötigten Zeiten nehmen ab. Festgelegte Strukturen, Klassifizierungen und kontextgebundene Zuordnung ermöglichen den Mitarbeitern die korrekte Einordnung der Informationen. Die orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit der Informationsquelle gewährleistet zudem, dass die Informationen jederzeit allen Abteilungen zur Verfügung stehen.

2. Werkzeuge für den Informationszugriff

Die reine Ablage der Informationen in einem strukturierten System reicht nicht aus. Es müssen im zweiten Schritt Werkzeuge wie Suchmasken zur Verfügung stehen, über die die Informationen für die Mitarbeiter auffindbar und nutzbar werden. Die Recherche anhand der in der Ablage festgelegten Klassifizierungen, Strukturen oder des Kontextes ermöglichen zielgenaue Suchen und schnelles Finden der Informationen. Ein denkbarer Recherchevorgang ist beispielsweise die Suche nach Geschäftsvorgang (z.B. Bestellung), Dokumententyp (z.B. Rechnung), Eingangsdatum, Zugehörigkeit der Information, z.B. zu einer Abteilung.


Doxis4 – Informationen binnen Sekunden finden

Das ECM-System (ECM) Doxis4 macht das als zentraler Ablageort aller unternehmensrelevanten Informationen möglich. Es bietet umfangreiche Suchfunktionen, um Informationen binnen Sekunden wiederzufinden. Doxis4 gibt Mitarbeitern die Möglichkeit, Informationen schnell und präzise zu finden, unabhängig von ihrem Format und ob sie beispielsweise aus SAP stammen, per Post oder E-Mail eingegangen sind oder im Dateisystem gespeichert waren.

Informationen strukturiert ablegen

Informationen zur Langzeitarchivierung oder zur temporären Aufbewahrung und Bearbeitung lassen sich in Doxis4 gleichermaßen ablegen. Die unternehmensweite Verfügbarkeit und Nutzung der Informationen stehen dabei stets im Vordergrund – über den gesamten Lebenszyklus von der Erstellung und Ablage bis zu ihrem letzten Bestimmungsort. Das kann die finale Entsorgung für nicht mehr benötigte Inhalte sein oder das revisionssichere Archiv für die Ewigkeit. Was mit welchen Inhalten geschieht, lässt sich über Regelwerke sehr differenziert steuern.

Doxis4 verwaltet sämtliche Informationsobjekte, die in einem digitalen Format vorliegen oder in eines überführt werden können – Dokumente, E-Mails, Bilder, Multimedia-Objekte, Links u.v.m. Der Zugriff erfolgt über Metadaten, welche die Dokumente, Akten und Vorgänge beschreiben – alternativ über Volltext, auch in Kombination.

Flexible Recherchemöglichkeiten

Mit Doxis4 erhalten die Mitarbeiter von der Indexsuche über die Volltextsuche flexible Recherchemöglichkeiten. Über die Volltextsuche von Doxis4 lassen sich so Informationen anhand ihrer Inhalte suchen und finden. Ein Beispiel ist die Suche nach spezifischen Vertragsinhalten in umfangreichen Vertragsdokumenten. Über unscharfe Suchen mithilfe von Platzhaltern lassen sich ebenfalls Informationen finden, die z.B. aufgrund von Rechtschreibfehlern oder Zahlendrehern falsch abgelegt wurden oder mehrere mögliche Schreibweisen beinhalten.


Der entscheidende Faktor bei der Suche nach Informationen

Doxis4 stellt Informationen im Kontext bereit: Entscheidend ist bei der Suche nicht, wo eine Information gespeichert ist, sondern der Dokumentinhalt und seine Zugehörigkeit. Die Kombination von Metadaten mit einem Volltext-Auszug ist bei der Recherche daher meist der effektivste Ansatz. Nur so lassen sich leicht alle Unterlagen eines Kunden innerhalb einer Projektakte oder eines Aktenregisters finden und im richtigen Kontext einordnen. Mit den umfassenden Optionen zur Dokument-Ablage in Kombination mit den leistungsstarken Recherchefunktionen stehen Informationen in Doxis4 den Mitarbeitern bei Bedarf innerhalb von Sekunden zur Verfügung. Der Zeitaufwand der Recherche wird erheblich geringer, sodass die Suche nach Informationen vom „Performance-Killer“ zum nutzbaren Wettbewerbsvorteil wird.

Informationen mit Doxis4 suchen und finden:

  • Zugriff auf große Informationsmengen unterschiedlicher Ursprungsquellen
  • Zielgenaue Suchergebnisse über Metadaten und Dokumentinhalte
  • Suche nach Informationen unter Berücksichtigung der Zugriffsberechtigungen
  • Kombination von Metadaten und Volltext zur Suche innerhalb von elektronischen Akten wie Kunden- und Vertragsakten etc.
  • Auffinden ähnlicher Inhalte mit einem Mausklick
  • Zugriff auf vorhandene in Doxis4 integrierte Informationsstrukturen wie z.B. Lexika oder Vokabelverzeichnisse
  • Finden von Experten innerhalb einer Organisation anhand ihrer erstellten Inhalte („Wer weiß was“), sodass abteilungs- und fachbereichsgebundene Informationsinseln ausbleiben

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