Informationsmanagement

Definition & Wissenswertes rund um Informationsmanagement

Informationsmanagement: Definition

Informationen gelten allgemein als Wirtschafts-, Wettbewerbs- und Produktionsfaktor. Der Begriff „Informationsmanagement“ beschreibt jegliche eingesetzten Strategien, Verfahren, Technologien und Vorkehrungen, die zur effizienteren Nutzung dieser Informationen in Unternehmen beitragen sollen.

Was ist Informationsmanagement?

Informationsmanagement beinhaltet alle Maßnahmen in Unternehmen zur Planung, Gestaltung, Organisation, Koordination, Nutzung und Kontrolle von Information. Darunter fällt der Einsatz von Software wie Enterprise Content Management-Systemen (ECM) zum Verwalten von Dokumenten, ebenso wie unternehmensinterne Richtlinien und Strategien.

Modernes Informationsmanagement befasst sich mit folgenden Fragestellungen:

  • Welche Informationen benötigt das Unternehmen?
  • Wie können die Informationen gefunden, bereitgestellt und genutzt werden?
  • Wie werden sie strukturiert und organisiert?
  • In welcher Qualität müssen sie vorliegen?
  • Über welche Kanäle sollen die Informationen übermittelt werden?
  • Wie werden die Informationen ausgewertet?
  • Wie lässt sich der Umgang mit den Informationen optimieren?

Dass Informationsmanagement auch in Zukunft noch relevant sein wird, zeigt die Studie „Future Business World 2025 – wie die Digitalisierung unsere Arbeitswelt verändert“ des Marktforschungsunternehmens IDC. Büroarbeit wird demnach zukünftig immer weniger aus standardisierten Aufgaben und Vorgängen bestehen und die Optimierung von Informationsprozessen zunehmend in den Fokus rücken. Unternehmen müssen laut der Studie daher leistungsfähige Lösungen für das Finden, Teilen und Bearbeiten von Informationen implementieren. Anwendungen zur Nutzung und Verwaltung von Informationen sollten zudem verstärkt den Anwender in den Mittelpunkt stellen.


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Ziele und Aufgaben des Informationsmanagements

Hauptziel des Informationsmanagements ist die stetige Optimierung bezüglich eines effizienteren und effektiveren Umgangs mit Informationen. Die Aufgaben des Informationsmanagements reichen dabei von strategischen über operative bis hin zu administrativen Aufgaben.

Strategische Aufgaben

Information Governance ist ein ganzheitlicher Ansatz, um Informationen in Bezug auf das Unternehmen zu managen. Man implementiert dafür Prozesse, Rollen, Kontrollmechanismen und Metriken, um die Informationen als wertvolle Betriebsmittel zu behandeln. Zu den strategischen Aufgaben zählt die Planung, Überwachung und Steuerung der gesamten Informationsstruktur. In Unternehmen führen die auf dieser Ebene getroffenen Entscheidungen zu Vorgaben für die administrative und operative Ebene. Ein Beispiel hierfür ist die strategische Entscheidung der Unternehmensführung, Informationen von nun an mit einem Enterprise Content Management-System (ECM) zu verwalten.

Administrative Aufgaben

Während sich die strategischen Aufgaben größtenteils mit den Zielen und Strategien des Informationssystems im Gesamten befassen, fallen die Planung, Überwachung und Steuerung seiner einzelnen Komponenten, z.B. der Server, unter die administrativen Aufgaben. Auf der administrativen Ebene werden die Voraussetzungen für die Nutzung der Informationen (die operative Ebene) und die Sicherstellung des operativen Betriebs geschaffen. In diesem Beispiel sind das die Bereitstellung und Sicherung der technischen Infrastruktur und des Betriebs des ECM-Systems.

Operative Aufgaben

Die reine Ablage der Informationen in einem strukturierten System reicht nicht aus. Es müssen im zweiten Schritt Werkzeuge wie Suchmasken zur Verfügung stehen, über die die Informationen für die Mitarbeiter auffindbar und nutzbar werden. Die Recherche anhand der in der Ablage festgelegten Klassifizierungen, Strukturen oder des Kontextes ermöglichen zielgenaue Suchen und schnelles Finden der Informationen. Ein denkbarer Recherchevorgang ist beispielsweise die Suche nach Geschäftsvorgang (z.B. Bestellung), Dokumententyp (z.B. Rechnung), Eingangsdatum, Zugehörigkeit der Information, z.B. zu einer Abteilung.

Informationsmanagement mit Doxis4

Die Enterprise Content Management-Suite Doxis4 vereint Content (Daten und Dokumente), Geschäftsprozesse und Collaboration auf einer Technologie-Plattform. Die Grundsatzentscheidung bei der Systemwahl zwischen einem ECM- und einem BPM-System entfällt und eine einheitliche Informationsbasis entsteht. Jegliche relevanten Informationen stehen den Mitarbeitern sowie berechtigten externen Projektmitgliedern so jederzeit unternehmensweit zur Verfügung. Die Suche nach einer Kundennummer beispielsweise liefert Mitarbeitern so nicht nur die klassischen CRM-Kundendaten, sondern alle zugehörigen Dokumente und Vorgänge (Rechnungen, Rechnungsfreigaben, Bestellungen, Verträge, Schriftverkehr etc.).

Elektronische Akten als zentrales Informations-Cockpit

Informationsmanagement erhält mit elektronischen Akten Struktur. Elektronische Akten dienen zudem als zentraler Einstiegspunkt in die Vorgangsbearbeitung sowie die Verwaltung, Recherche und Bearbeitung von Geschäftsunterlagen. Je nach Ausprägung lassen sich Doxis4 eAkten beispielsweise als Kunden- und Personalakten, in der Produktion als Fertigungs-, Maschinen- und Projektakten und im Vertragswesen als Vertragsakten einsetzen. Hinsichtlich ihrer Struktur und der visuellen Erscheinung gleichen sie physischen Akten mit typischen Aktendeckblättern und Registern. Inhalt und Aufbau können in Abhängigkeit zur Fachabteilung oder dem Projekt etc. individuell bestimmt werden. Angepasst an die Arbeitserfordernisse, können Anwender so selbst schnell und einfach Ansichten auf die Informationen erzeugen und sich z.B. alle Verträge eines Kunden der letzten zwei Jahre anzeigen lassen.

Informationsrückgrat für effiziente Zusammenarbeit

Eine weitere Herausforderung des Informationsmanagements ist es, die Zusammenarbeit (Collaboration) von Mitarbeitern zu fördern. Mitarbeitern benötigen einen gemeinsamen Arbeitsraum mit allen benötigen Prozessen, Daten, Dokumenten und Akten. Doxis4 lässt sich als ein solcher Arbeitsraum je nach Aufgabengebiet, Fachbereich und Kompetenzen mit entsprechenden Verzeichnisstrukturen und Zugriffsrechten versehen. Projektteams und Fachabteilungen können innerhalb dieses Arbeitsbereichs gemeinsam Dokumente und Akten recherchieren, bearbeiten, Dokumente versionieren und revisionssicher ablegen, ohne dabei eine Dokumenten-Chaos aus redundanten Informationen zu erschaffen. Kollaborative Projekte lassen sich mit Doxis4 flexibel und situativ unter Einbezug von Terminen, Prioritäten, Bearbeitern, Dokumenten und Informationen planen. Über Unteraufgaben bilden Wissensarbeiter so z.B. beliebig viele Teilprozesse und Abhängigkeiten, um Prozesse sequenziell oder parallel zu bearbeiten. Externe und interne Experten und Partner lassen sich dabei in den Prozess einbinden.


Zukunftsfähiges Informationsmanagement

Zukunftsfähiges Informationsmanagement setzt auf moderne Software-Plattformen, die im Sinne einer konsolidierten IT-Anwendungslandschaft ECM, Business Process Management (BPM) und Lösungen für Collaboration vereinen. So decken sie die Anforderungen an das Management jeglicher im Unternehmen entstehender Informationen funktional und systemseitig ab, unabhängig von ihrem Ursprungssystem. Relevante Informationen stehen Mitarbeitern dadurch jederzeit zur Verfügung, lassen sich stets dem richtigen Kontext zuordnen sowie mit Prozessen verknüpfen. Im Sinne des Informationsmanagements können Unternehmen so Informationen effizient steuern, verwalten und bearbeiten, ob es sich dabei nun um Dokumente, Akten, Prozesse oder Daten handelt.


Doxis4 – Vorteile für Unternehmen

Doxis4 strukturiert den Anteil an unstrukturierten Informationen in Unternehmen, der vom Marktforschungsunternehmen IDC auf 80 Prozent geschätzten wird, und ermöglicht die effiziente und effektive Nutzung aller Informationen. Dadurch lassen sich bis zu 30 Prozent der für Recherche- und Verwaltungsaufgaben benötigten Arbeitszeit einsparen. Durch Integration in bestehende Anwendungslandschaften (ERP, CRM, HR, CAD, PPS u.v.m.), die zeit- und ortsunabhängige Verfügbarkeit der Informationen und ein flexibles Prozessmanagement ist Doxis4 die perfekte Lösung für modernes Informationsmanagement.

Denn nur wer Informationen nutzt, statt sie bloß zu verwalten, ist zukunftsfähig. Diesen Return On Information (ROI) muss Informationstechnologie heute bieten — mit Doxis4 erzielen Sie ihn.

Doxis4 – Fähigkeiten und Stärken

  • ECM & BPM auf einer Technologie-Plattform für das Management von Dokumenten, Daten, Akten, Aufgaben und Prozessen
  • Auflösen von Medienbrüchen und Informationssilos durch Zusammenführen von Informationen aus unterschiedlichsten Eingangskanälen und Systemen (Outlook, ERP, CRM, CAD, ERP u.v.m.) in einer Anwendung
  • Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften und Nachweispflichten durch eine nach ISO 16175, IDW PS 880 und den GoBD zertifizierte Software zur revisionssicheren Archivierung aufbewahrungspflichtiger Dokumente
  • Flexibilität und Ausbaufähigkeit der iECM-Suite bis hin zum unternehmensweiten Einsatz durch einen modularen Ansatz
  • Skalierbarkeit, Performance und Hochverfügbarkeit der Doxis4 iECM-Suite
  • Schneller Start durch vorkonfigurierte Business-Templates für Branchen oder spezielle Anwendungsszenarien.
  • Verfügbar in 12 Sprachen für global aufgestellte Unternehmen
  • Umfassende Auswertungen und Kennzahlen zu Durchlaufzeiten, Bearbeitungszeiten, Dokumentvolumina, Systemauslastung etc.
  • Kosten- und Zeitersparnis durch verringerte Rechercheaufwände

Haben Sie Fragen?

Wir beantworten Ihnen gerne Ihre Fragen zu Doxis4 Enterprise Content Management.

Sie möchten Doxis4 in Action erleben? Wir präsentieren Ihnen Doxis4 gerne persönlich – in einer Live-Demo oder direkt bei Ihnen im Unternehmen! Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!