Personalmanagement

Was bedeutet das?

Was ist Personalmanagement?

Personalmanagement, auch Human-Resource- oder Human-Capital-Management genannt, umfasst laut dem Marktforschungsunternehmen Gartner Methoden und Verfahren, die im Zusammenhang mit der Gewinnung, Planung, Entwicklung, Führung, Verwaltung und Optimierung von Personal stehen. Durch den Einsatz moderner Software-Lösungen werden viele dieser Prozesse effizienter.

Woraus setzt sich der Begriff Personalmanagement zusammen?

Personal

Personal leitet sich aus dem lateinischen personale ab und bezeichnet ursprünglich die Dienerschaft, also die Gesamtheit der Personen, die bei einem Dienstherrn bzw. Arbeitgeber in einem Dienstverhältnis stehen. In Unternehmen meint der Begriff die Angestellten, die Belegschaft, die zur Realisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt und dafür vergütet werden.

Management

Management umfasst die Prozesse, die mit der Auswahl geeigneter Arbeitskräfte verbunden sind sowie deren Einsatz und Förderung im Sinne der Unternehmensziele. Die hierfür notwendige strategische Planung lässt sich mit Hilfe Software-gestützter Workflows definieren, verwalten, steuern und kontrollieren.


Die Ursprünge des Personalmanagements

Personalmanagement geht auf die Entwicklung des betrieblichen Personalwesens zurück. In Kleinbetrieben mit wenigen Mitarbeitern konnte der Inhaber noch alle Personalbelange selbst übernehmen: von der Auswahl über die Führung bis zur Entlassung des Personals, einschließlich Entlohnung, Abmahnung oder der Gewährung von Prämien. Während der Industrialisierung nahmen die Größe der Betriebe und die Spezialisierung der Abteilungen zu. Die Belegschaft und die sie betreffenden Prozesse wurden umfangreicher. Inhaber konnten nun nicht mehr alle Aufgaben im Personalwesen alleine bewältigen und gliederten sie nach und nach aus: Lohnbüros kümmerten sich um die Lohnabrechnung und -auszahlung sowie weitere Aufgaben der Personalbetreuung. Für Büroangestellte übernahmen Gehaltsbüros oder Sekretariate diese Aufgaben – so entstanden die ersten Personalabteilungen. Nur die Personalführung blieb weiterhin Chefsache.

Moderne Hilfsmittel im Personalwesen

In den 1960er Jahren entwickelten sich eigene Personalberatungen zur Suche und Beschaffung von Fach- sowie Führungskräften. Zeitgleich entstanden Personalsysteme für Entgeltabrechnungen, Controlling und Konzepte zur innerbetrieblichen Qualifizierung der Mitarbeiter – ab den 1980ern auch Software-gestützt. Neue Impulse im Bereich der Mitarbeiterschulungen kamen durch die in den 1980er und 1990er Jahren entstandenen privaten Weiterbildungsinstitute hinzu. Durch diese Entwicklungen wuchsen die Aufgaben und der Organisationsaufwand der Personalverwaltungen über die Jahre hinweg stetig an.


Aufgaben des Personalmanagements

Wie unterstützt das ECM-System Doxis4 elektronische Signaturen?

  • Personalplanung: Mitarbeiter werden kurz-, mittel- sowie langfristig für anstehende Aufgaben eingeplant. Neben dem Umfang des Personalbedarfs sind die geeigneten Qualifizierungen dabei entscheidend.
  • Personalbeschaffung: Um Leerlauf zu vermeiden, müssen Personalabteilungen das ausreichende Vorhandensein von Arbeitskräften sicherstellen. Dies geschieht durch externe sowie interne Rekrutierung, einschließlich des Bewerbermanagements und der Auswahl des geeigneten Personals.
  • Personaleinsatz und -verwaltung: Der Einsatzort der Mitarbeiter sowie die Gestaltung der Arbeitszeiten und des Arbeitsverlaufs werden geplant und umgesetzt. Dies bezieht sich auf die täglichen Arbeitsstunden sowie auf die Gesamtzeit eines Mitarbeiters im Unternehmen von seiner Einstellung über Arbeitsunterbrechungen bis hin zum Austritt.
  • Personalentwicklung: Um Potenziale von Mitarbeitern zu nutzen und langfristig zu steigern, werden Weiterbildungs-, Trainings- und Schulungsmaßnahmen geplant und organisiert. Auch Abteilungs- und Positionswechsel fallen in diesen Planungsprozess.
  • Entgeltmanagement: Gehaltsabrechnungen und eventuelle Boni werden von der Personalabteilung verwaltet.
  • Controlling: Die gesamte Planung und Koordination aller Personalprozesse sowie deren Kontrolle, Steuerung und Optimierung wird durch das Personalmanagement sichergestellt.

Anspruchsvolles Personalmanagement

Heute müssen Personalabteilungen in Unternehmen und Konzernen immer mehr Prozesse zeitgleich steuern sowie wachsende Mengen von Personaldokumenten und -daten verwalten. Vor allem bei mehreren, nationalen sowie internationalen Standorten sind sie auf adäquate Software-Unterstützung angewiesen. Denn die wachsende Dokumentenmasse erschwert das Auffinden von Bewerberunterlagen, Qualifikationsnachweisen, Arbeitsverträgen, E-Mails oder Aufzeichnungen über Mitarbeitergespräche. Die Personalakten werden häufig abseits der Personalabteilung in Kellergeschossen gelagert. Weite Wege und lange Suchzeiten sind die Folge. Die Unterlagen sind häufig nicht an jedem Standort verfügbar, mehrere Mitarbeiter können sie nicht gleichzeitig einsehen oder bearbeiten. Die Übersicht über alle laufenden Bewerbungs- und Auswahlprozesse sowie die Personalplanung und Mitarbeiterentwicklung wird zudem immer komplexer. Eine moderne Personalakte, basierend auf einem Enterprise Content Management-System (ECM), schafft hier Abhilfe. ECM beinhaltet alle wichtigen technologischen Komponenten für die Archivierung, das Dokumentenmanagement, die Personalprozesse und die Zusammenarbeit in HR-Abteilungen.

3 Bausteine zum erfolgreichen digitalen Personalmanagement

Dokumentenmanagement

Ein modernes Dokumentenmanagement-System (DMS) wie Doxis4 erlaubt die formatunabhängige Ablage verschiedener digitaler Dokumente und Daten: Vertragsentwürfe in Form von Textdokumenten, Bewerberbilder, eingescannte Zeugnisse und Urkunden oder E-Mails werden in einer Nutzeroberfläche verwaltet und revisionssicher aufbewahrt. Mitarbeiter der Personalabteilungen erhalten standortübergreifend sowie gleichzeitig Zugriff auf alle Informationen. Arbeiten unterschiedliche Mitarbeiter an einem Dokument, können sie im DMS jederzeit nachvollziehen, welche Dokumentenversion die aktuellste ist und durch welchen Kollegen sie zuletzt bearbeitet wurde. Mit Hilfe standardisierter Vorlagen erstellen Personalabteilungen zudem schnell und einheitlich Unterlagen wie Anschreiben, Arbeitszeugnisse oder Anstellungsverträge.

Digitale Personalakten

Die Doxis4 Personalakte bietet eine einheitliche Struktur, in der alle Mitarbeiterinformationen übersichtlich abgelegt werden. Auf dem digitalen Aktendeckel, der als Informations-Cockpit dient, sind für Personalmitarbeiter alle zentralen Informationen auf einen Blick sichtbar. Sie können von dort aus auch in andere Personalsoftware abspringen, wie z.B. in die Abrechnungs- oder Zeiterfassungssysteme, aus denen wiederum Dokumente wie Entgeltabrechnungen automatisiert in der Personalakte abgelegt werden. So haben Personalabteilungen schnell Zugriff auf alle benötigten Personaldokumente. Dabei können Unternehmen den Zugriff auf die elektronischen Personalakten detailliert sowie temporär begrenzt regeln: Führungskräfte, Sachbearbeiter oder Mitarbeiter erhalten je differenzierte Berechtigungen zur Einsicht oder Bearbeitung der Dokumente. Für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften ist zudem die Mandantenfähigkeit von Doxis4 wichtig, dank der jede Gesellschaft bzw. jeder Mandant nur die eigenen Personalakten einsehen und bearbeiten kann.

Workflow-Management

Dokumentenintensive Prozesse im Personalwesen wie das Bewerbermanagement können mit Doxis4 in Form von elektronischen Workflows digital abgebildet werden. Standardisierte Abläufe wie das Erfassen von elektronischen Bewerbungsunterlagen und ihre Weiterleitung an zuständige Mitarbeiter lassen sich dabei standardisieren und automatisiert ausführen. Der weitere Auswahlprozess verläuft meist ad hoc, da hier das Erfahrungswissen der Personalabteilung gefragt ist. Doxis4 erlaubt die Kombination von standardisierten sowie flexiblen Ad-hoc-Prozessen in einem System. Termine und Fristen wie Vertragsverlängerungen oder Wiedervorlagen werden ebenfalls automatisiert verwaltet und die nötigen Prozesse dazu angestoßen. Für die Personalsachbearbeiter bleibt dabei jederzeit nachvollziehbar, bei wem und in welchem Bearbeitungsstatus sich eine Aufgabe aktuell befindet. Die Prozesse im Personalmanagement werden damit effizienter und behalten standortübergreifend ein gleichbleibend hohes Qualitätsniveau.

Vorteile von Doxis4 für das Personalmanagement

  • Unternehmensweiter, zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf alle relevanten Personalakten und -dokumente
  • Einfaches und schnelles Auffinden von Personalakten und -dokumenten
  • Medienbruchfreie, strukturierte und übersichtliche Ablage in elektronischen Personalakten
  • Datenschutzkonforme Einsichtsbeschränkungen durch differenziert geregelte Zugriffe und Mandantenfähigkeit
  • Revisionssichere Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Personaldokumenten
  • Synchronisation von Daten aus HR- und Abrechnungssystemen durch standardisierte Schnittstellen
  • Transparente und effiziente Personalprozesse durch automatisierte Aufgabenverwaltung, Wiedervorlagen und Fristen

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