Rechnungsprüfung

Vorteile & Fähigkeiten der elektronischen Rechnungsprüfung

Vorteile elektronischer Rechnungsprüfung

Die elektronische Prüfung sowie die Verwaltung von Eingangsrechnungen, über die Workflow- und Dokumentenmanagement-Funktionen eines Enterprise Content Management-Systems führen dazu, dass die oben beschriebenen Nachteile spürbar reduziert werden. Darüber hinaus ergeben sich für Unternehmen weitere wirtschaftliche und operative Vorteile:

  • Schnellere Durchlaufzeiten der Rechnungen
  • Jede Rechnung liegt nur einmal vor, Verteilerkopien entfallen
  • Schutz vor Verlust und Manipulation
  • Leichtere Einhaltung und Überwachung von Skonto- und Zahlungsfristen
  • Erhöhte Auskunftsfähigkeit
  • Einfaches Auffinden der Rechnungen durch leistungsstarke Recherchefunktionen
  • Automatisierung von Prozessen (z.B. zur Rechnungseingangsverarbeitung)
  • Kontextbezogene Einordnung der Rechnungen
  • Revisionssichere Archivierung

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Vorteile der Rechnungsprüfung mit Doxis4

Vereinfachte Rechnungseingangsprüfung

Doxis4 unterstützt vom zentralen bis hin zum verteilten Scannen an verschiedenen Unternehmensstandorten vielfältige Scan-Szenarien. Digital, z.B. per E-Mail übermittelte Rechnungen lassen sich einfach direkt aus Outlook heraus in Doxis4 zur anschließenden Prüfung ablegen. Die für die Prüfung erforderlichen Rechnungsdaten werden mittels optischer Zeichenerkennung automatisiert ausgelesen und können so einfach auf sachliche und formelle Gültigkeit geprüft (validiert) werden. Doxis4 berücksichtigt dabei die Vorgaben des § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) sowie interne Unternehmensrichtlinien.

Rechnungen in den richtigen Kontext setzen

Doxis4 setzt die Rechnungen in den richtigen Kontext („zu welchem Kunden, Angebot oder Lieferschein gehört diese Rechnung?“). Jede Rechnung lässt sich dabei ebenso wie eine Rechnung auf Papierbasis mit Annotationen, Kommentaren und Notizen versehen, allerdings ohne dass das Originaldokument verändert wird.

Der gesamte Prüfungsprozess - dokumentiert und revisionssicher archiviert

Parallel zur Rechnungsverarbeitung werden die Rechnungen in Doxis4 mit den zugehörigen buchungsrelevanten Daten und Dokumenten revisionssicher archiviert. Mit der lückenlosen Dokumentation aller Bearbeitungsschritte lässt sich so der gesamte Prozess der Rechnungsprüfung nachvollziehen.

Stärken & Fähigkeiten von Doxis4

  • Unterstützung gängiger Formate und Standards (z.B. ZUGFeRD)
  • Automatisierte Rechnungslesung mittels optischer Zeichenerkennung
  • Abgleich der Daten mit Stammdaten aus Drittsystemen wie z.B. ERP
  • Zertifizierte Einhaltung des §14 Abs. 1 UStG
  • Medienbruchfreie Prüfung von Rechnungen aus unterschiedlichen Eingangskanälen wie E-Mail, Post oder Fax
  • Jederzeit ad-hoc weitere Bearbeiter in Prozesse der Prüfung einbinden
  • Abo-Funktionen für automatische Benachrichtigungen über auslaufende Fristen
  • Controlling- und Monitoring mittels automatisiert ausgewerteter Diagramme
  • Revisionssichere Archivierung des gesamten Rechnungsprüfungs-Prozesses

Was versteht man unter Rechnungsprüfung?

Der Begriff Rechnungsprüfung beschreibt die Kontrolle von Eingangs- bzw. Kreditorenrechnungen durch die Finanzbuchhaltung. Die Prüfung der eingegangenen Rechnungen lässt sich in die formelle sowie die sachliche Prüfung aufteilen und kann elektronisch über die Dokumenten- und Workflow-Management-Funktionen (DMS) eines Enterprise Content Management-Systems (ECM) durchgeführt werden.

Sachliche Prüfung

Bei der sachlichen Rechnungsprüfung wird kontrolliert, ob tatsächlich eine Zahlungsverpflichtung besteht. Häufig wird die Rechnung dabei mit kontextbezogenen Dokumenten wie dem Lieferschein oder einem Angebot abgeglichen. Ist die Zahlungsverpflichtung begründet, wird die Rechnung im nächsten Schritt inhaltlich kontrolliert. Dabei werden Menge und Art der aufgeführten Posten wie die gelieferten Waren und erbrachten Dienstleistungen sowie die berechneten Brutto- und Netto-Beträge geprüft.

Formelle Prüfung

Bei der formellen Prüfung der Rechnungen wird kontrolliert, ob die Rechnung alle Bestandteile der Vorgaben gemäß §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) beinhaltet. So muss eine Rechnung laut Gesetz unter anderem den vollständigen Namen und die Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie Zeitpunkt, Art und Menge der erbrachten Leistungen beinhalten.

Sobald Inhalt und Form der Rechnungen überprüft wurden und die Rechnungen fehlerfrei sind, können sie im nächsten Schritt gebucht werden.

Hindernisse in der Rechnungsprüfung

In 69 Prozent der Unternehmen werden elektronisch eingegangene Rechnungen zur Prüfung und Weiterverarbeitung ausgedruckt, wie eine Studie des Forschungsinstituts ibi research der Universität Regensburg herausfand. Sie werden meist mehrfach kopiert, bevor sie an die Fachabteilungen weitergegeben werden. Die langen Laufwege durch die einzelnen Fachabteilungen – vor allem in Unternehmen mit verteilten Standorten – gehen dabei häufig zulasten der Einhaltung von Skontofristen und der Auskunftsfähigkeit. Zahlungsverzüge, die durch solch träge Prozesse entstehen, schaden dauerhaft dem Lieferantenverhältnis. Zudem leidet die Liquiditätsplanung, da Menge und Höhe der Verbindlichkeiten sowie die genaue Anzahl von Rechnungen im Umlauf nicht exakt bestimmt werden können. Die Cash-Flow-Planung entspricht folglich nicht der Realität.

Kurzdefinition

Bevor eine Eingangsrechnung freigegeben werden kann, muss sie geprüft werden, denn ein Unternehmen möchte nur die Waren bezahlen, die sie bestellt hat und für die ein Wareneingang verbucht ist. Formelle Prüfungen der Rechnungen schreibt das Umsatzsteuergesetz vor.

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