Rechnungsprüfung

Formelle Prüfung

Bei der formellen Prüfung der Rechnungen wird kontrolliert, ob die Rechnung alle Bestandteile der Vorgaben gemäß §14 Umsatzsteuergesetz (UStG) beinhaltet. So muss eine Rechnung laut Gesetz unter anderem den vollständigen Namen und die Anschrift des Rechnungsstellers und -empfängers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie Zeitpunkt, Art und Menge der erbrachten Leistungen beinhalten.

Sobald Inhalt und Form der Rechnungen überprüft wurden und die Rechnungen fehlerfrei sind, können sie im nächsten Schritt gebucht werden.

Hindernisse in der Rechnungsprüfung

In 69 Prozent der Unternehmen werden elektronisch eingegangene Rechnungen zur Prüfung und Weiterverarbeitung ausgedruckt, wie eine Studie des Forschungsinstituts ibi research der Universität Regensburg herausfand. Sie werden meist mehrfach kopiert, bevor sie an die Fachabteilungen weitergegeben werden. Die langen Laufwege durch die einzelnen Fachabteilungen – vor allem in Unternehmen mit verteilten Standorten – gehen dabei häufig zulasten der Einhaltung von Skontofristen und der Auskunftsfähigkeit. Zahlungsverzüge, die durch solch träge Prozesse entstehen, schaden dauerhaft dem Lieferantenverhältnis. Zudem leidet die Liquiditätsplanung, da Menge und Höhe der Verbindlichkeiten sowie die genaue Anzahl von Rechnungen im Umlauf nicht exakt bestimmt werden können. Die Cash-Flow-Planung entspricht folglich nicht der Realität.