Vorteile elektronischer Archivierung

Alle Vorteile, die eine elektronische Archivierung bietet

Die wichtigsten Vorteile elektronischer Archivierung

Neben digitalen Dokumenten, z.B. per E-Mail eingegangenen und in Fileverzeichnissen abgelegten, können bereits bestehende Papierarchive mittels Hochleistungsscanner archiviert werden. Die Überführung in das elektronische Archiv erfolgt dabei unabhängig von der Größe und der Anzahl der verschiedenen Dokumenttypen. Nach dem Umstieg und der anschließenden Überführung der vorhandenen Aktenbestände in das elektronische Archiv sind diese dauerhaft digital verfügbar. Die wichtigsten Vorteile der elektronischen Archivierung sind:

  • Revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten
  • Schnelle Informationsverfügbarkeit
  • Vermeidung redundanter Daten- und Dokumentbestände
  • Transparenter, zentraler Dokumentbestand
  • Nachvollziehbarkeit bis ins Detail
  • Kosten- und Platzersparnis

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Elektronische Archivierung mit Doxis4 »


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Die elektronische Archivierung im Überblick

In einem elektronischen Archiv werden Dokumente revisionssicher in digitaler Form abgelegt. Diese stehen den Mitarbeitern langfristig und unveränderbar zur Verfügung. Auf Knopfdruck erhalten sie innerhalb von Sekunden abteilungs- und standortübergreifend Zugriff auf die digitalisierten Dokumente. Die schnelleren Zugriffszeiten sowie der Anspruch, Dokumente für lange Zeit unter Einhaltung der Aufbewahrungsfristen gesetzeskonform und nachhaltig aufzubewahren, machen elektronische Archive für Unternehmen unverzichtbar. Sie sind aber nicht die einzigen Vorteile eines elektronischen Archivs gegenüber einem traditionellen Papierarchiv oder einer Dokumentablage in Fileverzeichnissen oder Postfächern.

Vorteile der elektronischen Archivierung im Detail:

Revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten

Elektronische Archive erfüllen alle Anforderungen an die revisionssichere Aufbewahrung und das Wiederfinden von Dokumenten. Ab dem Moment der Ablage im elektronischen Archiv stehen die Dokumente langfristig und unveränderbar zur Verfügung. Revisionssicherheit schließt laut Wikipedia „sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis in einer Verfahrensdokumentation“ ein. „Wesentliches Merkmal revisionssicherer Archivsysteme ist, dass die Informationen wieder auffindbar, nachvollziehbar, unveränderbar und verfälschungssicher archiviert sind. Revisionssichere Archivierung ist ein wesentlicher Bestandteil für die Compliance von Informationssystemen.“

Schnelle Informationsverfügbarkeit

Im Durchschnitt nutzen Erwerbstätige laut dem Markforschungsunternehmen IDC 42 Prozent der Arbeitszeit zur Bearbeitung von Dokumenten. Vielfältige Recherchemöglichkeiten und geringe Zugriffszeiten elektronischer Archive erleichtern Sach- und Wissensarbeitern die Informationsnutzung. Somit tragen elektronische Archive langfristig zur Produktivität der einzelnen Fachbereiche bei, da der Informationstransfer entlang der Geschäftsprozesse sowie in der Team- und Projektarbeit gegeben ist. Zugriffe auf benötigte Dokumente erfolgen orts- und zeitunabhängig binnen Sekunden. Die Bearbeitungszeit pro Vorgang sinkt spürbar.

Vermeidung redundanter Daten- und Dokumentbestände

Verteilerkopien oder verschiedene Dokumentversionen gehören mit einem elektronischen Archiv der Vergangenheit an. Das einmalige Ablegen der Dokumente im elektronischen Archiv verhindert die Streuung verschiedenster Dokumentversionen in mehreren Ablageumgebungen. Duplikate entstehen nicht mehr. Dank eines Versionsmanagements greifen Anwender, unabhängig von der Anzahl der Bearbeitungen automatisch immer auf den neuesten Stand zu.

Transparenter, zentraler Dokumentbestand

Alle elektronisch archivierten Dokumente werden zentral abgelegt. Sie stehen abteilungsübergreifend zur Verfügung und machen das Dokumentarchiv zur Informationsdatenbank der Wissensarbeiter. Jedes archivierte Dokument lässt sich mit Metadaten wie Dokumenttyp, Zugehörigkeit und Eingangsdatum klassifizieren und in Gruppen einteilen. Die dadurch ermöglichte Suche nach Dokumenten anhand einzelner oder kombinierter Metadaten vereinfacht und beschleunigt die Recherche. Durch die klaren Strukturen innerhalb des Archivs, z.B. in elektronischen Akten, erhält die Dokumentarchivierung zusätzliche Struktur, Ordnung und Transparenz.

Nachvollziehbarkeit bis ins Detail

Protokollierungen gewährleisten lückenlose Nachvollziehbarkeit aller durchgeführten Zugriffs-, Bearbeitungs- und Änderungsvorgänge an Dokumenten innerhalb des Datenbestandes. Der Zugriff auf Dokumente, die Ablage und die Bearbeitung bestehender Unterlagen sind nachvollziehbar und können im Rahmen von Audits aufgezeigt werden.

Kosten- und Platzersparnis

Die zentrale Aufbewahrung in einem elektronischen Archiv schafft Platz im Büro und im Archivraum. Waren zuvor Aktenordner und Papier zur Archivierung notwendig, ist dies bei einem elektronischen Archiv nicht mehr der Fall. Der Materialbedarf reduziert sich ebenso wie der Verwaltungsaufwand, was zu geringeren Kosten (Mietkosten, Materialkosten, Personalkosten etc.) gegenüber einem traditionellen Papierarchiv führt.

Die Stärken von Doxis4 als elektronisches Archiv

Zertifizierte Revisionssicherheit: Doxis4 ist nach IDW PS 880 zertifiziert. Anwender erhalten damit testierte Sicherheit, dass die elektronische Archivierung den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie Datenzugriff (GoBD) sowie AO und HGB entsprechend revisionssicher erfolgt.

Vielfältige Recherchemöglichkeiten: Doxis4 garantiert mit seinen flexiblen Filtern, der Kombination von Metadaten und seiner leistungsstarken Volltextsuche standortübergreifende Recherche in Echtzeit.

Transparenz bis ins Detail: Nachvollziehbarkeit über alle eingesehenen sowie bearbeiteten Dokumente durch Protokollierung und Versionierung der archivierten Dokumente.

Skalierbarkeit: Doxis4 ist als Standardsoftware flexibel skalierbar hinsichtlich User, Volumina etc. Unternehmen können mit Doxis4 die Nutzung und den Einsatz flexibel am Bedarf ausrichten und ausbauen.

 

Vielseitigkeit: Doxis4 verwaltet und bewahrt jegliche Informationsobjekte, die in einem digitalen Format vorliegen oder in eines überführt werden können, sicher auf – Dokumente, E-Mails, Bilder, Multimedia-Objekte, Daten u.v.m.

Zuverlässigkeit: Doxis4 unterstützt nicht nur alle marktgängigen Speichersysteme, es führt diese auch zu einem übergreifenden Speichersystem zusammen. Einzelne Speicherkomponenten bleiben dabei dauerhaft austauschbar. Replikationsmechanismen und hochverfügbar ausgelegte Archive sorgen für dauerhaften, revisionssicheren Zugang zu allen Informationen, jederzeit.

Optimale Ressourcennutzung: Je nach Lebenszyklus-Status im Sinne des Lifecycle Management werden Dokumente und Daten zwischen den Speichersystemen verschoben, um Lasten zu verteilen und die Ressourcen optimal auszunutzen.

Effizienz: Import großer Dokumentbestände über den File Import Service (FIPS), ohne den Betrieb des Systems bzw. die Arbeit mit Doxis4 zu behindern.

Konsolidierung: Nahtlose Integration in führende Drittsysteme wie SAP, SharePoint, Exchange oder Domino. Dokumente unterschiedlichster Ursprungsquellen werden in Doxis4 zusammengeführt, sodass sich zuvor getrennte Informationssilos auflösen.

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