Was ist Enterprise Content Management (ECM)?

Was ist ECM und was bedeutet ECM? Die Definition von ECM ist Enterprise Content Management und es handelt sich dabei um eine unternehmensweite Software, die Informationen sicher verwaltet, strukturiert sowie digitalisiert. Sie eignet sich zum Erfassen, Finden, Bearbeiten, Austauschen sowie zum Aufbewahren von elektronischen Dokumenten und strukturiert so Ihre Ablage.

Analoge als auch digitale Dokumente und Daten werden langzeitlesbar, in Bezug zueinander und revisionssicher aufbewahrt. Es ist ideal für die Team- und Projektarbeit geeignet und integriert sich nahtlos in SAP und andere ERP-Systeme, in CRM und Microsoft Office. Weiterhin erfüllt es alle Compliance-Anforderungen bis hin zur EU-DSGVO.

Erklärvideo

ECM schafft den Digital Workspace


Vorteile von ECM

Ein ECM bringt zahlreiche Vorteile für Anwender, Kunden & Geschäftspartner, für die IT und für das komplette Unternehmen. Es digitalisiert papiergebundene Prozesse und überwindet die Herausforderungen der Digitalisierung, um langfristig wettbewerbsfähig zu sein und die Arbeit für jeden Unternehmensteil zu vereinfachen.

ECM-Vorteile für Anwender

ECM schaffen eine direkte Auskunftsfähigkeit und ermöglichen das schnelle Bearbeiten von Vorgängen, sodass eine maximale Informationstransparenz entsteht. Mit einem einheitlichen Zugang für alle Anwender, weiß jeder, wo welche Informationen hinterlegt sind, was rund 80 bis 90 % an Zeitersparnis mit sich bringt.

ECM-Vorteile für Kunden und Geschäftspartner

Die Geschwindigkeit und eine professionelle Reaktion auf Anfragen, Einkäufe und E-Mails sowie eine kompetente Auskunft auf Kundenfragen entscheiden über die Qualität des Kundenservices. Ein ECM erbringt diese hohen Anforderungen und Erwartungen.

ECM-Vorteile für die IT

Die IT-Landschaft vieler Unternehmen besteht oftmals aus einer Vielzahl an Fileservern, Postfächern und verschiedener Archiv- und Dokumentsysteme. Ein ECM löst Informationssilos auf bzw. bindet diese ein, konsolidiert die Systemvielfalt und bietet eine Plattform, um vielfältige Lösungsansätze umzusetzen. Sie entlastet so die IT bei der Administration und dem Budget.

ECM-Vorteile für Unternehmen

Zusammenfassend bietet ein ECM für alle Unternehmensteile langfristige Vorteile – ob für Anwender, Kunden oder die IT. Es erhöht die Leistungsfähigkeit und die Zusammenarbeit der Mitarbeiter, steigert die Qualität der Services und Produkte, verbessert die Informationssicherheit, steigert die Geschwindigkeit der Wertschöpfung und beeinflusst die Wirtschaftlichkeit positiv.

ECM managt Dokumente & Daten

ECM verwaltet von A wie Aufzeichnung bis Z wie Zertifikate alles:

ECM managt Dokumente & Daten

ECM verwaltet von A wie Aufzeichnung bis Z wie Zertifikate alles:

ECM-Einsatzgründe & -bereiche

Grundsätzlich ist allen Unternehmen gemeinsam, dass sie eine Plattform benötigen, um Informationen abzulegen und zusichern, um dann von anderen Mitarbeitern möglichst schnell und einfach wiedergefunden werden. Um diesen Prozess so effizient wie möglich zu gestalten, ist es am sinnvollsten eine Lösung wie ein ECM zu wählen, anstatt mit vielen verschiedenen Ansätzen zu arbeiten.

Ein ECM ist für den unternehmensweiten Einsatz konzipiert und kommt sowohl in einzelnen Abteilungen als auch im gesamten Unternehmen zum Einsatz. Das Besondere ist die Flexibilität und die Ausbaufähigkeit der Einsatzbereiche: So können auch nur einzelne Abteilungen aufspringen und die Software nutzen.

Die Einsatzbereiche eines ECM sind vielfältig und lassen sich an spezifische Anforderungen einzelner Abteilungen anpassen. Während es bestimmte Funktionen gibt, die nur für einzelne Abteilungen gelten, wie z. B. das Aufbewahren von Personaldokumenten oder das Managen von Verträgen, gibt es ebenso Bereiche, auf das das komplette Unternehmen Zugriff hat. Dazu zählt z.B. der Einkauf, IT/EDV, Personalabteilung, Geschäftsleitung, Produktion & Entwicklung, Qualitätsmanagement, Rechnungswesen, Rechtsabteilung und Vertrieb.

Ein ECM ist branchenunabhängig nutzbar, denn es kann an die unterschiedlichsten Anforderungen einer Branche angepasst werden. Während alle Branchen z. B. eine sichere Aufbewahrungsmöglichkeit von Rechnungen benötigen, müssen im Finanzdienstleistungssektor beispielsweise Kreditkarten aufbewahrt werden oder bei Versicherungen Vorgänge zur Antrags- und Schadensregulierung durchgeführt werden. Egal wie Aktenstrukturen aussehen oder Prozesse ablaufen, ein ECM kann individuell auf jede Branche abgestimmt werden, sodass alle notwendigen Bereiche abgedeckt werden.

ECM mit Doxis4

Doxis4 ist die innovative, europaweit führende ECM-Software. Sie ist unternehmens- und branchenweit im Einsatz. Sie ermöglicht es, Dokumente und Daten

ECM mit Doxis4

Doxis4 ist die innovative, europaweit führende ECM-Software. Sie ist unternehmens- und branchenweit im Einsatz. Sie ermöglicht es, Dokumente und Daten

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