Effizientes Workflow Management

Mit Doxis4

Mit dem Begriff „Workflow“ wird ein Arbeitsablauf beschrieben, der mehrere einzelne Aufgaben umfasst, und sich in seiner Gesamtheit auf einen Geschäftsprozess oder andere organisatorische Vorgänge bezieht. Die einzelnen Aktivitäten eines Workflows stehen dabei in einem logischen Zusammenhang und einer zeitlichen Abfolge zueinander. Mithilfe eines Workflow-Management-Systems wird eine Verbesserung der Prozessqualität angestrebt, was sich unter anderem in verkürzten (Prozess-)Durchlaufzeiten, reduzierten Kosten sowie einer erhöhten Transparenz während der Bearbeitung von einzelnen Arbeitsschritten bemerkbar macht. Hier kommt die Doxis4 Workflow Software (auch Workflow Engine genannt) von SER ins Spiel.

Workflows einfach automatisieren

So vereinfacht die Workflow-Management-Software Doxis4 Ihre Prozesse .

Was kann Doxis4, was andere Workflow-Management-Systeme nicht leisten können? Ganz einfach: Doxis4 zeichnet sich durch höchste Flexibilität bei der Abbildung von Geschäftsprozessen aus. Neben standardisierten Workflows bezieht es auch flexiblere, wissens- bzw. fallbasierte Geschäftsprozesse ein. Von einfachen To-do-Listen über geregelte Geschäftsprozesse bis hin zur Fallbearbeitung lassen sich mit dieser innovativen Software-Anwendung verschiedenste Arbeitsabläufe effizient planen, modellieren, steuern, überwachen und messen sowie vollständig normativ (strukturiert) abbilden und mit adaptiven (flexiblen) Anteilen kombinieren.

12 gute Gründe für den Workflow-Management-Engine

Erfahren Sie in unserer Broschüre:

  • wie modernes Workflow-Management Ihre Unternehmensabläufe optimieren kann
  • welches Innovationspotenzial es für Ihr digitales Geschäftsprozessmanagement besteht
  • wie sich ECM & BPM auf einer einheitlichen Technologieplattform vereinen lassen
  • wie agile Geschäftsprozesse die Anforderungen in Unternehmen verändern
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Strukturierte Workflows – dank smarter Workflow-Management-Software

Routineaufgaben und wiederkehrende Abläufe in Geschäftsprozessen (beispielsweise bei der Rechnungsprüfung und -freigabe) lassen sich mit Doxis4 flexibel standardisieren und automatisieren. Anders als herkömmliche Workflow-Management-Systeme kombiniert die Doxis4 Software normative und adaptive Geschäftsprozesse auf einer gemeinsamen Plattform. So können Anwender starre Prozessmodelle bei Bedarf durchbrechen, um situative Entscheidungen zu treffen und Abläufe zu verbessern.

vordefinierte Prozesse modellieren und ausführen

Regeln im Prozessmodell festlegen (z. B. wer eine Aufgabe bearbeiten soll)

verschiedene Process Engines flexibel kombinieren

Ad-hoc-Workflow vs. Standard-Workflow

Workflow Management wird häufig mit Business Process Management (BPM) gleichgesetzt. Der Begriff BPM ist wiederum sehr facettenreich. So existieren viele weitere Synonyme für Business Process Management wie Geschäftsprozessmanagement, Workflow, Geschäftsprozessverwaltung oder auch Vorgangsbearbeitung. Grundsätzlich unterscheidet BPM zwischen standardisierten (Standard-Workflow) und nicht standardisierten (Ad-hoc-Workflow) Geschäftsprozessen. Anbei eine Differenzierung der beiden Workflow-Arten:

Ad-hoc-Workflow

  • design by doing
  • situativ
  • Verlauf und Ergebnis nicht vorhersehbar
  • nicht automatisierbar
  • Mitarbeiter entscheidet über die auszuführenden Aktivitäten 

Standard-Workflow

  • doing by design
  • regelmäßig
  • organisierter, planbarer Ablauf
  • automatisierbar
  • Aktivitäten stehen in Abhängigkeit zueinander

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Wissens- und fallbasierter Workflow – gemanagt durch die Doxis4 Software

Wissensbasierte Workflows unterscheiden sich erheblich von strukturierten, administrativen Prozessen. Sie sind durch eine hohe Dynamik und Individualität gekennzeichnet. Das Workflow-System Doxis4 unterstützt diese wissensbasierten Arbeitsabläufe mit ad hoc steuerbarer Aufgaben- und Informationsverteilung. Vor allem dort, wo bestmögliche menschliche Entscheidungen getroffen werden müssen, erweisen sich zu eng definierte Prozessmodelle des klassischen Business Process Management und Workflow Management als nachteilig. Typische Praxisbeispiele sind etwa das Beschwerdemanagement oder die Schadensfallbearbeitung bei einer Versicherung.

Hier bedarf es eines Prozessmodells, das nicht den Workflow an sich in den Mittelpunkt stellt, sondern den Fall („Case“), für den ein Ziel erreicht werden soll – das Adaptive Case Management (ACM). Die Software Doxis4 bietet ein flexibles ACM-Framework, mit dem Unternehmen und ihre Mitarbeiter Fälle effizienter und mit besseren Ergebnissen abschließen können. Wissensarbeiter behalten jederzeit die Kontrolle über den genauen Prozessablauf und können dabei fundierte Entscheidungen treffen, die im Rahmen der Fallbearbeitung notwendig sind. Ein weiterer Vorteil: Unternehmen können einmal definierte Aufgaben jederzeit kopieren und wiederverwenden. Damit wird das vorhandene Prozesswissen reproduzierbar und auch für Kollegen nutzbar.

Workflow Management mit Doxis4 für wissensbasierte Prozesse

  • Aufgaben in einem Vorgang ad hoc und situativ planen
  • Abhängigkeiten zwischen beliebig vielen Aufgaben festlegen (sequenziell, parallel oder mit beliebigen Abhängigkeiten)
  • kombiniert adaptive Case Management und normatives BPM effektiv

Nutzen von ECM & Workflow Management mit Doxis4 für Unternehmen

  • adaptive und normative Prozesse auf einer Plattform
  • direkte Informationsverfügbarkeit innerhalb eines Business Workflows
  • Informationsvorsprung durch situatives Prozesswissen
  • Prozesswissen lässt sich wiederverwenden und wird reproduzierbar
  • vollständig dokumentierte Prozesse und Entscheidungen

Erklärvideo

Flexible Workflows mit Adaptive Case Management

Standardisierte Abläufe einfach anpassen, immer alle Informationen zum Vorgang finden: Das funktioniert mit Adaptive Case Management (ACM). Sehen Sie hier, wie Vorgänge mit ACM Service-orientierter werden.


Steuern Sie dokumentengetriebene Prozesse schneller – mit DMS!

Für das Bearbeiten von Vorgängen sind Dokumente unabdingbar. Warum sollten Sie also Dokumente und Prozesse trennen? In diesem Whitepaper erfahren Sie, wie ein Dokumentenmanagement-System mit integriertem BPM Dokumente in Prozessen bereitstellt und damit Ihre Durchlaufzeiten verkürzt.

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