Agiles Workflow-Management

Mit Doxis4 von SER.

Schnellere Arbeitsabläufe, durchgängige Verfügbarkeit von Informationen, reduzierte Fehlerquoten, Kosteneinsparungen: Sie wissen vermutlich längst um die Vorteile eines effektiven Workflow-Managements für Ihr Unternehmen. Die Frage, auf die Sie eine Antwort suchen, dreht sich eher um das "Wie". Wir von der SER Group haben eine adäquate Antwort für Sie und diese lautet: Doxis4, die zukunftsweisende Enterprise-Content-Management-Lösung, die normative wie adaptive Workflows gleichermaßen unterstützt und die Kombination beider Ansätze ermöglicht.

Workflows mit Enterprise Content Management

Mit Enterprise Content Management (kurz: ECM)-System Doxis4 lassen sich strukturierte, schwach strukturierte und unstrukturierte Informationen spielend leicht managen und über das gesamte Unternehmen hinweg gesichert verfügbar machen. Neben den klassischen Funktionen für Dokumenten-Management (DMS) und elektronischer Archivierung bietet ein ECM-System umfassende Möglichkeiten für das Management von Geschäftsprozessen – ganz gleich, ob es sich dabei um abteilungsbezogene, unternehmensweite oder gar unternehmensübergreifende Aufgaben handelt. Jegliche Informationen stehen Ihnen und Ihren Mitarbeitern im Kontext des Geschäftsvorgangs bereit. Das beschleunigt die Reaktionsfähigkeit und erhöht Transparenz und Nachvollziehbarkeit innerhalb Ihrer Prozesse.

Workflow mit Doxis4 managen – Ihr Nutzen

 

  • Digitalisierung und Optimierung jeglicher Geschäftsprozesse
  • Automatisierung strukturierter Prozesse
  • Abbilden von Ad-hoc-, wissens- und fallbasierten Workflows
  • Kombination von Ad-hoc- und standardisierten Workflow-Varianten
  • Kürzere Bearbeitungs- und Durchlaufzeiten von Aufgaben
  • Einfache Einhaltung von Gesetzen wie z. B. Aufbewahrungsfristen
  • Nachvollziehbarkeit und Transparenz über den Bearbeitungsstatus Ihrer Geschäftsprozesse
  • Einheitliche Plattform für normative und adaptive Prozesse
  • Jederzeit kontextbezogene Informationen für fundierte Entscheidungen
  • Revisionssichere Archivierung jeglicher Belege, Dokumente, Akten
  • Reproduzierbares und adaptierbares Prozesswissen
  • Reports (Anzahl laufender Prozesse, Durchlauf- und Bearbeitungszeiten etc.)

Erklärvideo

ECM trifft BPM & Workflows: die perfekte Symbiose auf nur einer Plattform

Wie können Sie mit nur einer Lösung Ihre Daten und Dokumente noch besser in Ihre Workflows einbinden und dabei jederzeit flexibel auf Veränderung reagieren? Antworten darauf erhalten Sie in unserem Video! Erfahren Sie, wie Doxis4 Informationen und Arbeitsschritte auf nur einer Plattform vereint!


Doxis4 vereint den normativen und adaptiven Workflow auf einer Plattform

Doxis4 von SER vereint ECM und BPM (Business Process Management) auf einer einheitlichen Technologieplattform und unterstützt standardisierte sowie Ad-hoc-, wissens- und fallbasierte Workflows: von einfachen To-do-Listen, über vollständig automatisierte Prozesse bis hin zur individuellen Fallbearbeitung. Workflows lassen sich mit Doxis4 einfach planen, modellieren, steuern, überwachen und messen. Unternehmen bestimmen den Grad der Standardisierung flexibel und haben weiterhin die Möglichkeit, jederzeit vom Standard-Workflow abzuweichen. Durch die gemeinsame technologische Basis lassen sich beide Verfahren in einem Prozess miteinander kombinieren.

Für die Bearbeitung des Geschäftsfalls notwendige Informationen sind jederzeit im relevanten Kontext verfügbar (z. B. Fotos, E-Mails oder Briefe). So bleiben Unternehmen und ihre Mitarbeiter in dynamischen Märkten mit zunehmend erforderlich werdender Kundennähe agil.

Workflow-Management mit Doxis4 zeichnet sich durch höchste Flexibilität und Nachvollziehbarkeit aus und unterstützt ein breites Spektrum an unterschiedlichen Workflow-Szenarien:

Genehmigungs- und Freigabe-Prozess

Mit Doxis4 lassen sich Prozesse – wie die Rechnungsverarbeitung von der Erfassung der Rechnung, bis zum Abgleich mit Lieferanten und buchungsrelevanten Daten, der Prüfung und Freigabe sowie der anschließenden revisionssicheren Archivierung – vollständig elektronisch abbilden und automatisieren – über alle Instanzen sicher gesteuert. Jegliche weiteren relevanten Dokumente (z. B. vorangegangene Angebote) stehen dabei stets zur Verfügung.

Personal- und Bewerbermanagement

Dokumentintensive Personalprozesse wie etwa das Bewerber- und Einstellungsmanagement lassen sich mit Doxis4 elektronisch steuern. Bei wiederkehrenden Abläufen wie der Erstellung von Personalanzeigen, dem Erfassen der Bewerbungsunterlagen sowie deren Weiterleitung an den zuständigen Mitarbeiter der Fachabteilung unterstützt Doxis4 Personalabteilungen mit elektronischen Workflows. Kommt es zur Einstellung eines Bewerbers, kann auf Knopfdruck eine neue Personalakte angelegt werden. An Termine und Fristen wie z. B. Vertragsverlängerungen erinnert Doxis4 Sie automatisiert.

Posteingangsverarbeitung

Mit dem digitalisierten Posteingang mit Doxis4 optimieren Unternehmen die Verarbeitung der gesamten Eingangspost. Die Verteilung der Post an die zuständigen Stellen im Unternehmen wird über elektronische Workflows gesteuert: von der Erfassung über die Extraktion und Klassifizierung bis hin zur Weiterleitung an den zuständigen Bearbeiter. Über den gesamten Bearbeitungsprozess der eingehenden Dokumente – einschließlich der revisionssicheren Archivierung – unterstützt Doxis4 Unternehmen umfassend bei der Digitalisierung.

Rechnungsverarbeitung

Doxis4 verarbeitet Eingangsrechnungen mit und ohne Bestellbezug sowie Teil- und Sammelrechnungen medienbruchfrei und unabhängig von deren Umfang. Alle Eingangskanäle von Brief, Fax, E-Mail und elektronische Formate wie z. B. ZUGFeRD werden einbezogen. Unternehmen gestalten ihre Rechnungsverarbeitung mit Doxis4 schnell, qualitätsgesichert und revisionssicher.

Juristische Arbeitsabläufe

Doxis4 bietet Rechtsabteilungen elektronische Workflows für individuelle Arbeitsabläufe wie das Prüfen von Schriftsätzen oder die Wiedervorlage von Verträgen bis hin zu Freigaben. Die Unterlagen können Rechtsanwälten, Unternehmensjuristen und Syndizi mit Doxis4 über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg und im jeweils relevanten Bearbeitungsschritt automatisiert zur Verfügung gestellt werden.

Workflows für Versicherungen

Elektronische Workflows mit Doxis4 unterstützen die vorgangsorientierte Sachbearbeitung, z. B. in der Schadenregulierung. Durchgängig digitale Arbeitsschritte erhöhen die Durchlaufgeschwindigkeit und verbessern die Qualität der Regulierungs- und Verwaltungsprozesse. Zudem sorgt die workflow-gestützte Vorgangsbearbeitung für mehr Nachvollziehbarkeit, höhere Auskunftsfähigkeit und besseren Kundenservice.

Workflow und Geschäftsprozess: Wo liegt der Unterschied?

Im deutschen Sprachgebrauch werden die Begriffe „Workflow“ und „Geschäftsprozess“ häufig synonym verwendet. Geschäftsprozesse beschreiben die Konzeption und Analyse von Arbeitsabläufen. Sie sind eng mit Unternehmensstrategie und -zielen verbunden und umfassen Kern- sowie Hilfsprozesse. Der Begriff „Workflow“ hingegen beschreibt aus operativer Sicht die technische Ausführung von Geschäftsprozessen. Sie setzen sich aus einer Vielzahl konkreter Arbeitsschritte und Aufgaben zusammen, beachten personelle ebenso wie technische Ressourcen und unterstützen Geschäftsprozesse mithilfe von Anwendungen und Systemen.

Die elektronische Posteingangsverarbeitung in Unternehmen beispielsweise stellt einen Geschäftsprozess dar (Was ist zu tun?). Alle hierzu notwendigen Aktivitäten wie die Digitalisierung der Eingangspost, Klassifizierung und automatisierte Weiterleitung der eingegangenen Dokumente an den richtigen Bearbeiter sind die zugehörigen Workflows (Wie ist es zu tun?). Mit einem ECM-System können Sie diese elektronischen Workflows leicht abbilden.

Was ist ein Workflow?

Der Begriff „Workflow“ lässt sich mit Arbeitsablauf, Arbeitsfluss oder Auftragsdurchlauf übersetzen. Ein Workflow ist die operative und technische Beschreibung wiederkehrender oder immer wieder ähnlich ablaufender Arbeitsabläufe. Workflows setzen sich aus zeitlich oder logisch zusammenhängenden Aktivitäten und einer Zieldefinition zusammen. Stützen sich Workflows auf ein IT-System (z. B. Enterprise Content Management-Lösungen), spricht man von elektronischen Workflows, welche ein entscheidendes Werkzeug bei der Optimierung von Geschäftsprozessen darstellen. Sie können die Durchlaufzeiten beschleunigen, Kosten der Bearbeitung minimieren und so die Geschäftsprozesse effizienter gestalten. Mit elektronischen Workflows im Rechnungseingang können Unternehmen beispielsweise Skontofristen einfacher einhalten. Moderne Lösungen für Enterprise Content Management bieten eine integrierte Process Engine, die verschiedene Modelle elektronischer Workflows unterstützt, um sowohl standardisierte Varianten als auch situationsabhängige Ad-hoc-Szenarien abzubilden.

Normative vs. adaptive Workflows

Normativer Workflow:

Routineaufgaben und wiederkehrende Arbeitsabläufe lassen sich mit elektronischen Workflows automatisieren, da deren Verlauf leicht vorhersehbar ist. Sie werden als standardisierte, strukturierte oder normative Workflows bezeichnet. In der Rechnungseingangsverarbeitung z. B. lassen sich digitalisierte Rechnungen Workflow-gestützt verarbeiten: von der Rechnungslesung (Extraktion, Klassifizierung, Validierung) über die Prüfung bis hin zur automatischen Verbuchung und der anschließenden revisionssicheren Archivierung des Rechnungsbelegs sowie des gesamten Vorgangs.

Adaptiver Workflow:

Adaptive Workflows sind wissens- und fallbasiert. Es ist nicht möglich, sie zu automatisieren. Ihr Verlauf ist dynamisch, nicht vorhersehbar und unstrukturiert. Der Bearbeiter entscheidet situativ, während er den Fall bearbeitet, wie der nächste Prozessschritt aussieht. Arbeitet das Unternehmen mit einem Enterprise Content Management-System, stehen dem Mitarbeiter für die Bearbeitung des Servicefalls alle benötigten Informationen in Form von elektronischen Akten innerhalb des Workflows bereit. Auf dieser Basis kann er fundierte Entscheidungen treffen und ad hoc die nächsten Arbeitsschritte zum Ziel sowie den weiteren Arbeitsablauf des Servicefalls bestimmen und jederzeit anpassen.

Erfahren Sie mehr über Workflows in der Praxis

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