Alleinstehende Information sucht Kontext
Informationen stehen nie für sich allein. Dokumente und Daten entstehen im und für einen geschäftlichen Kontext. Wenn dieser Zusammenhang jedoch nicht ersichtlich ist, nützen die Informationen nur den wenigen direkt involvierten Personen. Damit Unternehmen von den Möglichkeiten der Digitalisierung tatsächlich profitieren können, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: Erstens müssen Informationen im gesamten Unternehmen für relevante Mitarbeiter verfügbar sein – und zwar zu jeder Zeit, an jedem Ort. Zweitens: Jede Information muss im Kontext des dazugehörigen Geschäftsvorgangs bzw. Projekts stehen, ansonsten ist sie wertlos.
Viele Systeme, keine Lösung
Unternehmen verfügen über diverse Systeme, um Daten zu speichern und zu verarbeiten: ERP, CRM, FiBu, HR, Outlook, Dokumente auf Fileservern und eigene Ordner – die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Doch was passiert mit den ganzen Informationen? Meist verbleiben sie in der Abteilung, in der sie erfasst wurden. Die Folge: Informationssilos, stockende Prozesse, fehlende Zusammenhänge. Laut einer aktuellen Studie des Zentrums für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) nutzt knapp die Hälfte der mittelständischen Unternehmen den elektronischen Datenaustausch. Verknüpfungen zwischen digitalen Informationen sind dabei allerdings nicht mitgerechnet. Man könnte auf die Idee kommen, dass die Informationen nur für die eigene Fachabteilung von Bedeutung sind. Wer interessiert sich z.B. für Kundeninformationen außer dem Vertrieb? Tatsächlich können auch Auftragsbearbeitung, Kundenservice und Marketing diese Informationen gut gebrauchen. Und wie greifen in Industrieunternehmen Elektronik, Mechanik und IT auf gemeinsame Dokumente zu? Wie profitieren Produktentwicklung und Qualitätsmanagement von Informationen aus der Beschaffung, der Rechtsabteilung oder dem Rechnungswesen? Informationen werden nur zu einem wahren Asset, wenn die Informationen in den Gesamtkontext eingebunden und somit im Geschäftsvorgang nachvollziehbar sind. Bei isolierten Systemen, die zudem auch nicht in einem Sach- und Geschäftsprozessbezug stehen, kann das nicht funktionieren.
Informationen zusammenführen
„Kann mir jemand die Datei schicken? Wie habe ich die Tabelle zu verstehen…?“ Lästiges Nachfragen bei Kollegen ist bei kontextlosen und getrennt aufbewahrten Informationen Alltag. Dies frisst Zeit für die Suche und die Erklärungen. Moderne Enterprise Content Management (ECM)-Systeme wie Doxis4 setzen genau hier an: Sie bringen die Informationen und Daten aus den verschiedenen Abteilungen in einem Informationsspeicher zusammen und stellen sie zentral zur Verfügung. Damit können verschiedene Abteilungen nicht nur gegenseitig auf ihre Informationen zugreifen, sondern erhalten auch alle noch darüber hinaus existierenden dazugehörigen Informationen. Unstrukturierte Daten in Form von Dokumenten, Bilddateien, E-Mails etc. wie Bestellungen, Rechnungen, Verträge und die dazugehörige Korrespondenz werden in Bezug zu strukturierten Daten und zum Geschäftsvorgang gesetzt. Hier findet digitale Vernetzung statt, hier liegt die Chance für den Return on Information.
Kontext schaffen
Ein ECM-System wie Doxis4 stellt Informationen unternehmensweit sowie kontextbezogen zur Verfügung. So gelangt mehr Wissen in Prozesse, ihre Geschwindigkeit erhöht sich und die Art und Weise, wie Informationen genutzt und in Geschäftsprozessen eingesetzt werden, wird nachvollziehbar. Es entsteht eine gemeinsame Wissensbasis als Grundlage für die funktionierende Zusammenarbeit über Abteilungs- oder räumliche Grenzen hinweg: eine Grundvoraussetzung für Ihren Geschäftserfolg.
Lassen Sie Ihre Informationen nicht alleine im Regen stehen. Geben Sie ihnen, was sie brauchen: Kontext!
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