Standpunkt: Informationen nutzen statt sammeln

Informationen stehen nie für sich allein. Do­kumente und Daten entstehen im und für einen geschäft­lichen Kontext. Wenn dieser Zusammen­hang jedoch nicht ersichtlich ist, nützen die Infor­mationen nur den wenigen direkt involvierten Personen. Damit Unter­nehmen von den Möglichkeiten der Digi­ta­lisierung tatsächlich profitieren können, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: Erstens müssen In­for­mationen im gesamten Unter­nehmen für relevante Mitarbeiter verfügbar sein – und zwar zu jeder Zeit, an jedem Ort. Zweitens: Jede Information muss im Kontext des dazugehörigen Geschäfts­vorgangs bzw. Projekts stehen, ansonsten ist sie wertlos.

Viele Systeme, keine Lösung

Unternehmen verfügen über diverse Systeme, um Daten zu speichern und zu verarbeiten: ERP, CRM, FiBu, HR, Outlook, Dokumente auf Fileservern und eigene Ordner – die Liste lässt sich beliebig fortsetzen. Doch was passiert mit den ganzen Informationen? Meist verbleiben sie in der Abteilung, in der sie erfasst wurden. Die Folge: Informations­silos, stock­ende Prozesse, fehlende Zusammenhänge. Laut einer aktuellen Studie des Zentrums für Europäische Wirtschafts­forschung (ZEW) nutzt knapp die Hälfte der mittelständischen Unternehmen den elektronischen Datenaustausch. Ver­knüpfungen zwischen digitalen Informationen sind dabei allerdings nicht mitgerechnet. Man könnte auf die Idee kommen, dass die Infor­mationen nur für die eigene Fach­abteilung von Bedeutung sind. Wer interessiert sich z.B. für Kundeninformationen außer dem Vertrieb? Tatsächlich können auch Auftrags­bearbeitung, Kunden­service und Marketing diese Informationen gut gebrauchen. Und wie greifen in Industrie­unternehmen Elektronik, Mechanik und IT auf gemeinsame Dokumente zu? Wie profitieren Produktentwicklung und Qualitäts­management von Infor­mationen aus der Beschaffung, der Rechts­abteilung oder dem Rechnungswesen? Informationen werden nur zu einem wahren Asset, wenn die Informationen in den Gesamtkontext eingebunden und somit im Geschäftsvorgang nach­voll­ziehbar sind. Bei isolierten Systemen, die zudem auch nicht in einem Sach- und Geschäftsprozessbezug stehen, kann das nicht funktionieren.

Informationen zusammenführen

„Kann mir jemand die Datei schicken? Wie habe ich die Tabelle zu verstehen…?“ Lästiges Nachfragen bei Kollegen ist bei kontextlosen und getrennt aufbewahrten Informationen Alltag. Dies frisst Zeit für die Suche und die Erklärungen. Moderne Enterprise Content Management (ECM)-Systeme wie Doxis4 setzen genau hier an: Sie bringen die Infor­mationen und Daten aus den verschiedenen Abteilungen in einem Infor­mations­speicher zusammen und stellen sie zentral zur Ver­fügung. Damit können ver­schiedene Abteilungen nicht nur gegenseitig auf ihre Informationen zugreifen, sondern erhalten auch alle noch darüber hinaus existierenden dazugehörigen Informationen. Unstrukturierte Daten in Form von Dokumenten, Bilddateien, E-Mails etc. wie Bestellungen, Rechnungen, Verträge und die dazugehörige Korrespondenz werden in Bezug zu strukturierten Daten und zum Geschäftsvorgang gesetzt. Hier findet digitale Vernetzung statt, hier liegt die Chance für den Return on Information.

Kontext schaffen

Ein ECM-System wie Doxis4 stellt Informationen unternehmensweit sowie kontext­bezogen zur Verfügung. So gelangt mehr Wissen in Prozesse, ihre Ge­schwindigkeit erhöht sich und die Art und Weise, wie Informationen genutzt und in Geschäftsprozessen ein­gesetzt werden, wird nachvollziehbar. Es entsteht eine gemeinsame Wissensbasis als Grundlage für die funktionierende Zusammenarbeit über Abteilungs- oder räumliche Grenzen hinweg: eine Grundvoraussetzung für Ihren Geschäftserfolg.

Lassen Sie Ihre Informationen nicht alleine im Regen stehen. Geben Sie ihnen, was sie brauchen: Kontext!