
Doxis4® iRoom®: Gestión de proyectos complejos
Con Doxis4® iRoom®, las empresas tienen un medio para dar a los miembros del equipo del proyecto, también a los miembros externos, un acceso seguro basado en navegador a los datos del proyecto en una sala de proyecto protegida, sin necesidad de instalación y desde cualquier parte del mundo.
Muchos proyectos requieren la colaboración entre los miembros internos del equipo y los especialistas externos, por ejemplo, socios, proveedores, peritos, abogados, etc. Doxis4® iRoom® proporciona un acceso seguro, independiente de la ubicación, a los documentos, expedientes, instancias de proceso y tareas. No es necesario buscar: todos los documentos o procesos relevantes se muestran de inmediato, ya sea en una lista (generalmente de expedientes) o en directorios públicos. Todas las personas involucradas en el proyecto tienen acceso a la misma información.
Pueden compartir y trabajar en los documentos del proyecto, en registros de expedientes o en los expedientes completos. Doxis4® iRoom® también permite distribuir, gestionar y supervisar las tareas del proyecto. De esta forma los documentos del proyecto se pueden gestionar de forma organizada, sin redundancias. El control de versiones garantiza la transparencia y trazabilidad de todas las modificaciones realizadas a los documentos. En lugar de tener que usar archivos adjuntos de correo electrónico o soluciones de intercambio de archivos, exponiendo su trabajo a riesgos de seguridad y confusión de versiones, Doxis4® iRoom® es una solución que ofrece a los equipos una base de información compartida, segura y siempre actualizada.

Integrar a los miembros externos del proyecto
Con Doxis4® iRoom®, se puede invitar a los miembros del equipo del proyecto por correo electrónico y darles acceso permanente o limitado al proyecto. El correo electrónico contiene un enlace que proporciona acceso seguro a la información relacionada con el proyecto. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, los planos se pueden enviar a través de Doxis4® iRoom® de forma manual o totalmente automatizada al ingeniero civil responsable de la aprobación.
El ingeniero civil puede utilizar Doxis4® iRoom® para dar su aprobación dentro de un flujo de trabajo digital. Así es como los miembros externos del proyecto se pueden integrar fácilmente en los procesos internos.
Gestión de la protección de acceso
El concepto de autorización detallada controla de forma flexible qué documentos, carpetas o expedientes se pueden ver o editar. El director del proyecto se encarga de asignar a los miembros del proyecto derechos de acceso y roles individuales. Como resultado, esta persona también tiene la capacidad de aprobar o revocar el acceso a la información del proyecto. Para garantizar la trazabilidad de los accesos a la información, una función de audit trail realiza el seguimiento de los envíos de enlaces de acceso temporal. En consecuencia, siempre queda claro qué usuarios internos han invitado a otras personas y han concedido acceso a un objeto de información.

Progreso transparente del proyecto
En Doxis4® iRoom®, todos los miembros del proyecto reciben información del estado del proyecto. Pueden ver inmediatamente el estado de las versiones, acuses de recibo e hitos del proyecto. Mediante las funciones de anotaciones y notas, es posible hacer comentarios y notas directamente en los documentos y procesos en contexto, en lugar de hacerlo en comunicaciones por correo electrónico separadas.
El control de versiones asegura que siempre está claro quién realizó adiciones y cambios y cuándo. De esta manera, su empresa está bien equipada para cumplir las normativas de seguridad documental. Las funciones de notificación y suscripción informan automáticamente a los miembros del proyecto, también por correo electrónico, sobre los procesos, los documentos nuevos o modificados, los hitos alcanzados y los plazos y fechas importantes.
Doxis4® iRoom®: redefiniendo la colaboración
Ya sea una sala de proyectos para participantes internos y externos o una sala de transacciones seguras con el más alto nivel de confidencialidad, Doxis4® iRoom® es una solución de colaboración de última generación para llevar a buen puerto proyectos complejos entre varias empresas.
Salas virtuales protegidas para trabajar, proyectos y datos
Compartimiento seguro de los documentos del proyecto
Invitación a socios a través de correo electrónico a la iRoom®
Procesos con documentos y archivado
Funciones de suscripción y notificación
Tareas y plazos claramente gestionados
Doxis4 iRoom: Características y puntos destacados
Salas de
proyecto virtuales
Invite a miembros externos
del proyecto por correo electrónico
Seguridad y
trazabilidad
Proteja la
información sensible
Integración perfecta
de aplicaciones de terceros
Esté siempre
informado
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