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¡Así funciona la colaboración!
Salas de proyectos virtuales: Doxis4® iRoom®
Empresas con ubicaciones en todo el mundo, equipos virtuales, empleados en continuo movimiento, colaboración con socios comerciales externos... hay que reorganizar la forma en que trabajamos y colaboramos.
Sala protegida para todos los documentos y procesos relevantes del proyecto
Integración de miembros externos del equipo
Invitación a miembros externos del equipo del proyecto por correo electrónico a la sala del proyecto
Procesos y flujos de trabajo
Trazabilidad, lanzamiento de procesos e hitos del proyecto
Doxis4® iRoom®: Gestión de proyectos complejos
Con Doxis4® iRoom®, las empresas tienen un medio para dar a los miembros del equipo del proyecto, también a los miembros externos, un acceso seguro basado en navegador a los datos del proyecto en una sala de proyecto protegida, sin necesidad de instalación y desde cualquier parte del mundo.
Muchos proyectos requieren la colaboración entre los miembros internos del equipo y los especialistas externos, por ejemplo, socios, proveedores, peritos, abogados, etc. Doxis4® iRoom® proporciona un acceso seguro, independiente de la ubicación, a los documentos, expedientes, instancias de proceso y tareas. No es necesario buscar: todos los documentos o procesos relevantes se muestran de inmediato, ya sea en una lista (generalmente de expedientes) o en directorios públicos. Todas las personas involucradas en el proyecto tienen acceso a la misma información.
Pueden compartir y trabajar en los documentos del proyecto, en registros de expedientes o en los expedientes completos. Doxis4® iRoom® también permite distribuir, gestionar y supervisar las tareas del proyecto. De esta forma los documentos del proyecto se pueden gestionar de forma organizada, sin redundancias. El control de versiones garantiza la transparencia y trazabilidad de todas las modificaciones realizadas a los documentos. En lugar de tener que usar archivos adjuntos de correo electrónico o soluciones de intercambio de archivos, exponiendo su trabajo a riesgos de seguridad y confusión de versiones, Doxis4® iRoom® es una solución que ofrece a los equipos una base de información compartida, segura y siempre actualizada.
Con Doxis4® iRoom®, se puede invitar a los miembros del equipo del proyecto por correo electrónico y darles acceso permanente o limitado al proyecto. El correo electrónico contiene un enlace que proporciona acceso seguro a la información relacionada con el proyecto. Por ejemplo, en un proyecto de construcción, los planos se pueden enviar a través de Doxis4® iRoom® de forma manual o totalmente automatizada al ingeniero civil responsable de la aprobación.
El ingeniero civil puede utilizar Doxis4® iRoom® para dar su aprobación dentro de un flujo de trabajo digital. Así es como los miembros externos del proyecto se pueden integrar fácilmente en los procesos internos.
Gestión de la protección de acceso
El concepto de autorización detallada controla de forma flexible qué documentos, carpetas o expedientes se pueden ver o editar. El director del proyecto se encarga de asignar a los miembros del proyecto derechos de acceso y roles individuales. Como resultado, esta persona también tiene la capacidad de aprobar o revocar el acceso a la información del proyecto. Para garantizar la trazabilidad de los accesos a la información, una función de audit trail realiza el seguimiento de los envíos de enlaces de acceso temporal. En consecuencia, siempre queda claro qué usuarios internos han invitado a otras personas y han concedido acceso a un objeto de información.
En Doxis4® iRoom®, todos los miembros del proyecto reciben información del estado del proyecto. Pueden ver inmediatamente el estado de las versiones, acuses de recibo e hitos del proyecto. Mediante las funciones de anotaciones y notas, es posible hacer comentarios y notas directamente en los documentos y procesos en contexto, en lugar de hacerlo en comunicaciones por correo electrónico separadas.
El control de versiones asegura que siempre está claro quién realizó adiciones y cambios y cuándo. De esta manera, su empresa está bien equipada para cumplir las normativas de seguridad documental. Las funciones de notificación y suscripción informan automáticamente a los miembros del proyecto, también por correo electrónico, sobre los procesos, los documentos nuevos o modificados, los hitos alcanzados y los plazos y fechas importantes.
Ya sea una sala de proyectos para participantes internos y externos o una sala de transacciones seguras con el más alto nivel de confidencialidad, Doxis4® iRoom® es una solución de colaboración de última generación para llevar a buen puerto proyectos complejos entre varias empresas.
Salas virtuales protegidas para trabajar, proyectos y datos
Compartimiento seguro de los documentos del proyecto
Invitación a socios a través de correo electrónico a la iRoom®
Doxis4® iRoom® es un componente de colaboración basado en web de la suite Doxis4 iECM. Con Doxis4® iRoom®, los equipos interdisciplinarios de un proyecto comparten, trabajan y gestionan todos los documentos y procesos del proyecto en una sala de proyecto protegida.
Invite a miembros externos del proyecto por correo electrónico
Es fácil invitar a socios internos y, lo más importante, a socios externos por correo electrónico a la sala de proyecto desde el navegador web. El acceso se puede conceder de forma temporal o permanente. Las diferentes autorizaciones regulan qué miembros del proyecto pueden ver o editar qué información.
A diferencia de las soluciones inseguras de intercambio de archivos como Dropbox, etc., Doxis4® iRoom® proporciona un espacio protegido para compartir datos y documentos. Además, el audit trail registra todos los cambios, versiones, acuses de recibo, ediciones o eliminaciones realizadas a los documentos, incluyendo quién las realizó.
El concepto detallado de autorización controla de forma flexible quién tiene acceso a documentos, carpetas o expedientes. El director del proyecto se encarga de asignar los derechos de acceso de los miembros del proyecto. La autorización, la autenticación y el cifrado SSL para la comunicación cliente-servidor protegen a su empresa contra el acceso no autorizado.
Si fuera necesario, Doxis4® iRoom® puede transferir directamente desde el sistema ERP o CRM los parámetros del proyecto tales como número de cliente, nombre del cliente, fase del proyecto, etc. También se pueden integrar aplicaciones externas como wikis o aplicaciones de chat.
Las funciones de notificación y suscripción informan automáticamente a los miembros del proyecto, también por correo electrónico, sobre los procesos, los documentos nuevos o modificados, la consecución de hitos, los plazos y las fechas importantes.
Estaremos encantados de darle las respuestas personalmente. Después de rellenar nuestro formulario de contacto, usted recibirá más información sin más obligaciones. También puede programar una cita para que le presentemos Doxis4 personalmente.
Esperamos tener noticias suyas.
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Salas virtuales protegidas para trabajar, proyectos y datos
