Digitalización de Documentos para Empresas: Todos los documentos entrantes gestionados digitalmente

Solución universal para la gestión digital de documentos entrantes en su empresa
El volumen diario de documentos recibidos por diversas vías (correo postal, correo electrónico, fax, web) supone una carga para los procesos empresariales si no se transfieren rápidamente al destinatario correcto en la empresa. La digitalización de documentos para empresas es precisamente por este motivo un tema que se ha vuelto cada vez más importante. Es frecuente que los documentos entrantes deben ponerse en conocimiento de varias personas y departamentos, algo que resulta difícil por medio de la distribución convencional de correo postal y electrónico.
Ventajas de la digitalización de documentos con Doxis4
Con Doxis4 Inbound Center es posible registrar y distribuir automáticamente toda la entrada de correo postal, correo electrónico y faxes de una empresa. Los documentos en papel escaneados y los electrónicos se funden en un solo proceso que acaba con la incompatibilidad de soportes y optimizando procesos en la digitalización de documentos. Esta solución no solo se implementa en empresas de gran tamaño, sino que cada vez es más popular entre las medianas empresas.
Las ventajas son contundentes: se eliminan los tiempos de transporte y de espera. Todos los documentos están disponibles para editarse tras su recepción sin incompatibilidad de soportes y tanto en el contexto de contenido como en el de proceso, de forma que la tramitación de procesos se acelera considerablemente. Los documentos se asignan a una instancia de proceso a través de la que se puede acceder directamente a toda la información. Con Doxis4 puede disfrutar de las virtudes de la digitalización de la gestión documental de forma óptima.
Se pueden procesar toda clase de documentos: documentos estructurados (formularios), documentos con estructuras débiles (p. ej., facturas, albaranes, etc.) y textos sin estructurar, presentes especialmente en la comunicación por correo electrónico y la correspondencia general.
Sus ventajas
- Procesamiento multicanal para evitar la incompatibilidad de soportes
- Automatización mediante clasificación de contenidos
- Asignación y distribución rápidas para acelerar la tramitación específica y de procesos, así como para aumentar la capacidad informativa
- Integración directa en procesos empresariales
Cualidades & puntos fuertes
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Procesamiento con independencia del soporte
El proceso de recepción de Doxis4 permite incluir todos las vías de entrada y los soportes en el procesamiento, con documentos digitalizados (escaneados) y electrónicos en un solo proceso. Asimismo, es compatible con documentos de texto libre sin estructurar (p. ej., correos electrónicos), con documentos de estructura débil y formularios.
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Tramitación de procesos completamente electrónica
El proceso de recepción con Doxis4 va de la mano de la tramitación de procesos electrónica del paquete de Doxis4 iECM. Además de a los documentos recibidos, los administrativos tienen acceso completo a toda la información relacionada.
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Asignación y archivado con expedientes electrónicos
Si se relacionan con expedientes electrónicos como expedientes de cliente o de proveedor en Doxis4, los documentos y correos electrónicos recibidos se pueden archivar rápida y estructuradamente en los registros de expediente adecuados. Esto significa que todos los documentos y correos electrónicos de un cliente, junto con solicitudes, pedidos, consultas y otra información importante, están disponibles y agrupados en el contexto empresarial, también para otros colegas que participen en el trabajo diario o para los sustitutos durante las vacaciones. La búsqueda de la información deseada abarca tanto contenidos y metadatos de documentos y correos electrónicos como también de expedientes.
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Integración de aplicaciones empresariales
El proceso de recepción con el paquete de Doxis4 iECM se puede integrar igualmente de forma flexible en otras aplicaciones empresariales en función de sus necesidades y tareas. Las interfaces genéricas y específicas, así como los servicios y complementos, permiten desde una conexión por separado hasta una fusión perfecta de múltiples escenarios de integración. Doxis4 es escalable y se puede adaptar de manera flexible a su organización y sus procesos empresariales.
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Archivado con garantía de integridad certificado
Todo el procesamiento de correo recibido se documenta de manera transparente y los documentos se archivan con garantía de integridad. Cuando se utiliza un archivo Doxis4 los períodos de conservación se administran automáticamente, de manera que los documentos con obligación de conservación se almacenan seguros conforme a las normativas legales, internas de la empresa y específicas del sector relativas al cumplimiento. Algo que también garantiza la certificación IDW PS 880 que la empresa auditora Deloitte & Touche, conocida internacionalmente, ha otorgado al paquete de Doxis4 iECM. En virtud de lo cual el archivado electrónico en Doxis4 se lleva a cabo con garantía de integridad conforme a los preceptos del reglamento sobre los sistemas contables informatizados (GoBS), del Código Fiscal alemán (AO), así como del Código de Comercio alemán (HGB) y del reglamento sobre el acceso a la información y la comprobación de datos digitales (GDPdU).



Digitalización de la correspondencia
Doxis4 acelera la distribución del correo postal, faxes, correos electrónicos, etc., que se recibe, evita incompatibilidades de soporte y simplifica la tramitación de procesos.

Correo electrónico
Doxis4 integra completamente la correspondencia empresarial enviada vía correo electrónico en los procesos empresariales y ayuda a cumplir las norma de conservación y la normativa sobre cumplimento.


Facturas
Doxis4 procesa automática y diariamente todas las facturas recibidas (facturas de deudor), con o sin referencia a un pedido, así como las facturas parciales y colectivas, abonos en cuenta, etc.