Archivage de documents avec Doxis4

Préservation du savoir de l’entreprise

Enregistrez toute l’information métier en toute sécurité et exploitez-la efficacement.

Minimisation des risques de conformité

Archivez vos documents dans le respect de la réglementation et évitez les sanctions et les atteintes à votre image.

Multiplication de la productivité

Réduisez les opérations chronophages de classement et de recherche de documents, et dopez la productivité de vos salariés.

Tous les nouveaux documents papier sont parfaitement détruits. Plus besoin de faire des réserves de papier !

Nina Orywal, directrice des ressources humaines, HANSA-FLEX

Facilité de mise en conformité

Automatisez l’archivage de vos documents, de vos e-mails et de vos données, et respectez automatiquement les délais de conservation. Vous facilitez ainsi le travail de vos salariés, minimisez les erreurs de classement et évitez les violations des règles de conformité.

Augmentation de la productivité des équipes

Grâce à l’archivage électronique de Doxis4, vous créez une base informationnelle accessible de n’importe où par tous vos salariés, mais aussi utilisable pour partager rapidement des documents et collaborer en toute transparence.

Amélioration du service

Avec ce logiciel d’archivage, vous recherchez des documents, des e-mails et des données directement dans le contexte métier pour informer immédiatement vos clients et partenaires sur les contrats, les factures, les processus, etc.

Protection des données de bout en bout

Archivez toutes les données à caractère personnel conformément au règlement général européen sur la protection des données. Le système d’archivage certifié Doxis4 permet de centraliser leur gestion, leur protection et leur extraction à tout moment, et de les supprimer de manière contrôlable si nécessaire.

Ces entreprises font déjà confiance à Doxis4 et à son système d’archivage électronique


Préservation du savoir de l’entreprise et respect de la conformité

Pour traiter rapidement les demandes des clients et des partenaires, et mettre rapidement en œuvre les processus métiers, un accès immédiat aux bonnes informations est indispensable. Le logiciel d’archivage Doxis4 permet de retrouver tous les documents, dossiers électroniques, e-mails, données et processus dans l’ensemble de l’entreprise et dans le bon contexte métier. Grâce à l’archivage de l’information, vous préservez le savoir de votre entreprise et la valoriser pour tous les salariés de tous les sites et tous les services. Plus de productivité, c’est plus de chiffre d’affaires ! Plus besoin de se soucier du respect du RGPD et des autres réglementations puisque Doxis4 documente et protège toutes les informations et les archive conformément aux critères d’audit.

Vidéo de témoignage client

Une archive dont la taille s’adapte à vos besoins

Une archive dont la taille s’adapte à vos besoins

Découvrez comment Fraport, l’une des principales plateformes aéroportuaires du monde, développe en permanence son système d’archivage électronique, passant ainsi d’un système départemental à un système englobant la totalité de l’entreprise, mais aussi préserve le savoir de l’entreprise tout en restant conforme.

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Un système d’archivage universel

Grâce au logiciel d’archivage Doxis4, vous retrouvez toujours directement et rapidement tous les contenus archivés numériquement. Plus besoin de passer son temps à rechercher dans les applications, les e-mails ou les répertoires de fichiers. Les informations nécessaires à votre travail sont facilement accessibles : la dernière version d’un contrat, la correspondance avec les clients et fournisseurs, les factures, etc. La fonction de recherche permet de retrouver tous les documents, même ceux enregistrés sur les autres sites de votre société. La visionneuse Doxis4 affiche plus de 250 formats de fichiers. Vous n’avez pas besoin d’installer de visionneuses de fichiers PDF, de programmes multimédias, de logiciels d’ERP, de CRM ou de CAO, ni tout autre application d’origine.


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L’archivage électronique en pratique

Que vous ayez 10 000 ou 10 milliards de documents, que votre entreprise compte 50 ou 50 000 collaborateurs, la flexibilité de notre logiciel d’archivage lui permet de s’adapter dynamiquement à votre entreprise. Avec une seule installation, tous les sites de votre société dans le monde peuvent utiliser le même système d’archivage. Tous vos collaborateurs ont accès à toutes les informations dont ils ont besoin 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. Les scénarios d’utilisation de l’archivage électronique sont innombrables. En voici quelques-uns :

  • Archivage de documents, de dossiers et de processus
  • Archives par service (comptabilité, RH, etc.)
  • Archivage de données (par exemple SAP et Salesforce)
  • Archivage longue durée
  • Archives pour entreprises internationales
  • Pré- et post-numérisation et archivage

Archivage électronique : socle d’une véritable mise en conformité

L’archivage électronique documente vos décisions, vos actions et vos processus. En outre, vous devez veiller à ce que l’information reste inviolable, lisible et analysable. Grâce au logiciel d’archivage Doxis4 certifié, vous pouvez remplir vos obligations légales, notamment :

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Archivage sécurisé dans le domaine de la comptabilité

Chaque jour, vous recevez des documents comptables soumis à des règles de conservation et devez veiller à ce qu’ils soient classés et archivés correctement et en toute sécurité. Non seulement la numérisation des processus simplifie et accélère l’archivage des documents, mais elle évite également les retards dans les processus aval comme l’approbation des factures. Avec une solution certifiée pour l’archivage des documents, vous prouvez d’emblée que vous respectez les exigences de conformité.

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Un archivage plus simple pour faciliter le travail

Comment l’information est-elle archivée électroniquement ? C’est simple : Doxis4 suggère un contexte client, processus ou projet auquel vous pouvez affecter des documents. Doxis4 peut aussi archiver automatiquement les documents grâce à ses services cognitifs. Les autorisations d’accès et les périodes de conservation définies sont automatiquement déclenchées et protègent vos données contre les pertes et les abus. Ce logiciel convivial reconnaît les documents déjà archivés, empêchant ainsi la création de doublons non conformes.

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