Le dossier électronique client met tous les documents commerciaux requis à votre disposition
Soyez bien informé sur vos clients grâce à Doxis4
Si vous vous dites orienté clientèle, vous vous devez de bien connaître vos clients. Le dossier client électronique de Doxis4 vous permet de gérer votre connaissance des relations commerciales avec vos clients. Contrairement à l'archivage papier, qui est lié à un site, aux répertoires de fichiers chaotiques ou aux silos d'informations dispersés, notamment dans les systèmes ERP et de gestion des relations clients (GRC), les dossiers client de Doxis4 offrent une documentation complète de la relation commerciale et un accès à tout moment et en tout lieu aux documents client, à condition que cet accès ait été autorisé.
Doxis4 vous propose un cockpit d'informations à l'aide duquel vous pouvez rassembler des informations sûres et concrètes sur le client, la commande ou le projet concerné(e). Dès que vous appelez le dossier client, vous obtenez un aperçu (page de garde) comprenant toutes les données client importantes pour vous. L'accès au dossier client peut se faire de manière stationnaire à partir d'un poste de travail PC via Doxis4 winCube ou Doxis4 webCube, de manière mobile avec Doxis4 mobileCube ou en utilisant la fonction hors ligne.
Au lieu d'avoir les correspondances dans les systèmes e-mail, les offres dans le système d'information commercial (GRC), les commandes dans le système de gestion des marchandises et les factures dans le logiciel de comptabilité, le dossier client de Doxis4 vous propose un archivage structuré de tous les documents liés au client. Le dossier client est rempli en grande partie de manière automatisée via l'importation des documents et des valeurs d'indexation depuis les systèmes e-mail, Microsoft Office, ERP, GRC et de comptabilité et est archivé de manière sécurisée. Les documents papier entrants sont quand à eux scannés pour être ajoutés au dossier client. L'intégration à Microsoft Office permet d'effectuer des recherches dans le dossier client directement depuis Word ou Excel par exemple. Le passage direct au dossier client depuis les systèmes tiers existants tels que l'ERP, la GRC, etc. permet de traiter rapidement tous les documents sans rupture médiatique. Les étapes de traitement sont d'ailleurs entièrement documentées et archivées de manière sécurisée.
Le dossier client de Doxis4 propose une structure de dossiers homogène qui peut être définie à loisir selon les exigences propres à chaque entreprise. Un affichage personnalisé des documents commerciaux liés à un client peut être facilement configuré par l'utilisateur lui-même, par exemple « Montrez-moi via un raccourci clavier toutes les commandes d'un client sur les trois derniers mois ». Lorsqu'un nouveau document, par exemple une confirmation de commande, est ajouté au dossier client de Doxis4, l'utilisateur reçoit automatiquement une notification par e-mail.
Vos avantages
- Accès à tout moment et en tout lieu à tous les documents commerciaux liés à un client
- Appel direct depuis les systèmes ERP, GRC, etc. et intégration à ceux-ci
- Archivage complet et sans rupture médiatique des documents commerciaux
- Notification active lors de l'ajout de nouveaux documents, par exemple de commandes
Capacités & points forts
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Toutes les informations sur les clients visibles en un coup d'œil
Le dossier client de Doxis4 affiche dans un cockpit d'informations tous les documents commerciaux importants liés à un client (la correspondance commerciale, les offres, les commandes, les factures, les réclamations, etc.) de manière structurée dans des registres librement configurables. Après avoir appelé le dossier client, l'utilisateur se retrouve devant une page de garde virtuelle contenant toutes les informations importantes concernant le client, informations qui peuvent être déterminées individuellement selon l'entreprise. Les données sont automatiquement importées des systèmes ERP, GRC, etc. et régulièrement synchronisées. De plus, l'utilisateur peut facilement et rapidement créer des affichages « virtuels » du dossier client adaptés à des besoins spécifiques d'information, par exemple pour montrer toutes les réclamations faites dans les 14 derniers jours.
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Traiter efficacement et rapidement les demandes des clients
Le dossier client électronique permet de donner à tout moment une réponse de qualité aux demandes des clients concernant les délais de livraison ou les réclamations. Il est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, où que vous soyez (à condition que vous ayez l'autorisation d'y accéder) et permet une gestion efficace des clients en répondant à l'exigence de « visage unique ».
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Archivage et documentation sécurisés
Le dossier client de Doxis4 veille à l'archivage sécurisé et conforme à la loi de tous les documents et dossiers liés à un client dans les délais légaux ou, le cas échéant, jusqu'à prescription. La fonction piste d'audit documente en continu pour chaque document qui a ajouté, consulté, modifié ou supprimé quoi et quand. L'archivage sécurisé des documents commerciaux est nécessaire non seulement pour respecter les dispositions légales et les règles internes en matière de conformité, mais aussi pour pouvoir établir les responsabilités en cas de réclamation ou de litige.
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Capacité organisations multiples et autorisations
Pour les groupes et les entreprises de taille moyenne comptant un grand nombre d'entités juridiquement indépendantes, la capacité organisations multiples de l'archivage de Doxis4 est indispensable : elle permet en effet de s'assurer que chaque entreprise et chaque organisation ne peut consulter et modifier que ses données. La séparation des organisations peut également être définie par le concept d'autorisation et une conservation séparée des données (bases de données et supports de stockage). Une nouvelle autorisation et authentification des utilisateurs n'est dans ce cas pas nécessaire. Doxis4 permet de réaliser des concepts d'autorisation variés (au niveau des groupes, des rôles, des unités, etc.) pour donner à vos documents commerciaux une sécurité supplémentaire.
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Worklows intelligents
Les employés de différentes divisions doivent souvent travailler ensemble dans le cadre de l'acquisition de nouveaux clients ou lors du déroulement d'une commande. Ces processus documentaires particulièrement lourds exigent un workflow électronique pour qu'ils soient déployés juste à temps. Doxis4 Workflow est une extension idéale du dossier client de Doxis4 et permet la distribution et le traitement contrôlé des processus. Pendant le traitement d'un processus, les employés ont accès en fonction de leur niveau d'autorisation à l'ensemble du dossier, à certains registres ou à certains documents. Le processus lui-même est considéré comme faisant partie du dossier afin qu'il soit possible de documenter rétrospectivement qui a fait ou décidé quoi et quand.
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Travailler comme avec Microsoft, chercher comme avec Google
Lors du traitement d'un document Microsoft Office, il est possible d'effectuer directement depuis Word, Excel, etc. une recherche multi-champs ou plein texte (fouille de texte) de documents dans l'ensemble de la structure de registre. De nombreuses possibilités de filtres, une fonction de regroupement et le triage des listes de résultats aident à maîtriser même les plus gros volumes de documents.
Aperçu des dossiers clients avec Doxis4
Gestion des dossiers clients
- Gestion de documents de différents formats et provenant de différentes sources dans une structure de dossier client unique
- Vue d'ensemble compacte de toutes les données clients fondamentales et intégration de celles-ci dans le registre de dossier (cockpit d'informations)
- Accès mobile via un client Web ou mobile
- Dossier hors ligne : via une fonction de check-in/check-out, possibilité d'emmener un dossier électronique pouvant être consulté et traité (synchronisation automatique)
- Affichages librement configurables par sujet (commandes, réclamations etc.) ou par division (vente, service client, finances)
- Fonction d'abonnement à des notifications par e-mail, par ex. pour les modifications de statut ou les validations/approbations
- Intégration de fonctions indépendantes du système au dossier client, par exemple d'indications d'adresses (lieux de commande ou de livraison) dans Google Maps
Gestion des documents clients
- Archivage sécurisé de tous les documents commerciaux
- Fonctions intégrées de gestion des documents : Archivage des dossiers (manuel ou automatisé par paquets), recherche, traitement, suivi des versions, historique, etc.
- Possibilité de travail international, notamment grâce au multilinguisme
(compatibilité Unicode) - Classement logique des documents dans plusieurs registres de dossiers sans redondance dans les archives
- Affichage de plus de 300 formats via la visionneuse intégrée, même lorsque l'application avec laquelle un fichier a été créé n'est pas disponible
- Intégration à Microsoft Office : possibilité de rechercher et d'archiver des documents directement depuis Microsoft Office
- Possibilité de connexion à Doxis4 Workflow, par ex. pour fixer des délais ou suspendre des processus
- Corbeille de tâches électronique pour les processus documentaires complexes
- Saisie des documents papier via un logiciel de scannage entièrement intégré
Conformité/sécurité
- Sécurité assurée par les autorisations, l'authentification des utilisateurs, le cryptage SSL des communications client-serveur et l'importation de structures d'autorisation depuis des systèmes tiers (par ex. LDAP)
- Système d'autorisation basé sur les rôles et pouvant être configuré de manière très détaillé (au niveau des registres, des dossiers ou des documents, possibilité de donner un accès temporaire, etc.)
- Fonction de piste d'audit pour une documentation sécurisée de qui fait quoi quand sur quel document