Gestion documentaire avec Doxis4

Amélioration de la productivité

Traitez et gérez tous les documents électroniquement pour réduire les délais, faciliter la prise de décisions et éviter de coûteuses erreurs.

Facilité de mise en conformité

Réduisez les délais nécessaires au respect et à la documentation des obligations de conformité, et évitez ainsi les sanctions.

Renforcement du déploiement des ressources

Automatisez les workflows de classement et de diffusion de documents, et libérez des ressources pour le service après-vente, le traitement des commandes, etc.

Nous pouvons rédiger des notes, mettre du texte en évidence et marquer des documents directement sur notre écran, ce qui est très pratique. Et tous nos collaborateurs savent où trouver les dossiers. C’est un véritable gain de temps !

Ricarda Schrickel, directrice du centre de compétences clients de DEVK, à Erfurt (Allemagne)

Améliorer le service

Notre solution de GED vous donne accès aux contrats en cours, aux demandes et aux factures liées aux clients et aux partenaires directement dans le contexte métier pour pouvoir fournir l’information immédiatement.

Faciliter le travail

La gestion documentaire facilite la recherche, le classement et la diffusion des documents, et simplifie la maîtrise de l’information.

Faciliter la prise de décisions

Avec Doxis4, vous gérez vos projets, les demandes de vos clients et vos contrats à partir d’une information à jour, vous accélérez la prise de décisions et vous respectez plus facilement vos échéances.

Collaborer avec une productivité accrue

La GED vous permet de partager des documents avec vos partenaires et vos clients avec plus de facilité, de rapidité et de transparence, et d’accélérer les processus métier.

Ces entreprises font déjà confiance à Doxis4 et à sa gestion documentaire


Dopez votre productivité

Fini le papier, les dossiers suspendus, les pièces jointes aux e-mails et les répertoires de fichiers ! La GED avec Doxis4 permet de gérer numériquement tous les contrats, commandes, factures, etc. Vous retrouvez tous les documents directement et dans le contexte ; toutes les modifications sont enregistrées et transparentes, ce qui raccourcit les délais Vous prenez ainsi des décisions plus rapidement et commettez moins d’erreurs, ce qui contribue à la réussite à long terme de votre entreprise.

Vidéo du produit

Gestion documentaire avec une vue à 360°

Améliorez votre service clientèle avec la GED

La GED Doxis4 agrège le contenu et l’intègre à tous les points de contact avec les clients. Avec une vue à 360° des documents des clients et des informations associées, vous pouvez leur garantir des temps de réponse rapides et une maîtrise totale du contenu. Découvrez comment dans cette vidéo.

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Améliorez votre productivité avec la GED

Recherche

Par mot-clé, en texte intégral ou en associant les deux. Trouvez tous les documents, même ceux enregistrés sur les autres sites de votre société Vous n’avez même pas besoin du logiciel d’origine : notre logiciel de GED peut afficher 250 formats de fichiers.

Dossiers

La gestion intelligente de l’information avec le logiciel de GED Doxis4 repose sur des boîtes de dialogue de classement claires et sur l’automatisation de l’affectation d’un contexte pour simplifier l’enregistrement des nouveaux documents.

Processus

Grâce à des modules complémentaires, vous pouvez recourir à d’autres fonctions de GED, comme la recherche et le classement directement dans Microsoft Office et Outlook, IBM Notes etc. Vous avez aussi la possibilité de créer rapidement de nouveaux documents avec les modèles de Doxis4.

Commentaires

Ajoutez des commentaires et des notes numériques aux documents sans toucher aux originaux. Le logiciel de GED peut aussi inclure ces informations supplémentaires dans les recherches.

Versions

Doxis4 garde la trace de tous les modifications apportées aux documents grâce à la gestion des versions. La dernière version d’un plan de projet, par exemple, est ainsi immédiatement visible. Vous pouvez également retrouver les anciennes versions rapidement et à tout moment.

Structure

Les dossiers électroniques de Doxis4 agrègent les informations dans leur contexte de métier. Par exemple, les contrats, les commandes, les e-mails et même les processus liés à un client ou un fournisseur.

Étude de cas

Nous ne pouvons plus nous passer de la GED !

Angelika Lang, cheffe de projet au service Gestion des projets et de la qualité de la banque allemande FCA BANK

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Doxis4 ! Cette solution a constitué un véritable apport en facilitant considérablement notre travail. Je ne me vois pas du tout revenir en arrière.

Nina Orywal, directrice des ressources humaines, HANSA-FLEX

La GED pour digitaliser les processus

Pilotage des processus grâce aux documents

Tirez parti des workflows pour automatiser la gestion des processus de contrôle et de validation.

Collaboration interne et externe

Échangez des documents avec d’autres entités et partenaires en toute sécurité.

Gestion des échéances et suivi

Doxis4 peut automatiser l’envoi à l’avance des rappels d’échéances et des documents associés.

Notification des mises à jour

Abonnez-vous aux documents et aux processus : Doxis4 vous informe automatiquement de toutes les modifications.


Découvrez Doxis4!

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Gestion du cycle de vie de l’information

Logiciel de GED haute disponibilité

Doxis4 identifie rapidement les documents les plus utilisés, même si des milliers d’utilisateurs y accèdent simultanément, et les met immédiatement à disposition.

Gestion sécurisée de la conservation

Doxis4 archive les documents dans des formats d’archivage à long terme (PDF/A, TIFF) ou dans leur format d’origine. Ils sont alors lisibles même après la durée de conservation de 30 ans.

Protection des accès

Avec Doxis4, vous protégez tous les documents contre les accès non autorisés tandis que la piste d’audit enregistre l’intégralité de l’historique des modifications. Résultat : votre conformité est garantie en permanence.

Stockage économique

Doxis4 automatise la conservation des documents inutilisés, mais que vous avez l’obligation de conserver, comme les factures réglées, dans un système de stockage économique.

Plus de détails sur la gestion documentaire en pratique :

Comment DEVK utilise la GED pour concevoir rapidement des workflows destinés à répondre aux besoins du client

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Parvenir à une vue à 360° des clients
grâce à la gestion documentaire

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Comment DHL Express gère des milliards de documents avec la GED

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Fiche produit : Gestion documentaire et collaboration

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Trouvez la solution de GED adaptée à vos besoins !

Quelles sont les fonctionnalités d’un logiciel de gestion électronique de documents (GED) ? Quels avantages pouvez-vous en attendre ? Ce guide vous aide pas à pas à sélectionner et à mettre en place un système de gestion documentaire. Il inclut des informations pratiques, des checklists, des cas d’usage et des recommandations.

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