Gestion des contrats avec Doxis4

Cohérence dans toute l’entreprise

Bénéficiez d’un aperçu complet de tous les contrats et conditions de votre société, et alignez votre gestion.

Accélérez le traitement de vos contrats

Automatisez le traitement des contrats et conservez la maîtrise de l’ensemble du cycle de vie, de la rédaction du projet de contrat à sa fin.

Respectez les délais

Respectez les échéances et obligations contractuelles en plus de la législation en matière de protection des données, des délais de conservation et des dates d’effacement.

Maintenant que nos collaborateurs et collaboratrices en dehors du service Comptabilité - Finance peuvent consulter les contrats et leurs obligations, le degré de compréhension vis-à-vis des conditions que nous devons respecter est nettement plus important. Ils cernent bien la situation et attachent plus d’importance à la mise en conformité.

Rainer Hass, chef du service Comptabilité, raffinerie de Heide

Maîtrisez vos coûts et vos risques

Optimisez vos relations d’affaires et vos conditions tout en anticipant vos obligations et vos risques.

Accédez à tous vos contrats à tout moment et de n’importe où

Établissez une source unique de la vérité pour tous vos contrats afin d’accroître la vitesse et la transparence de vos processus contractuels.

Réagissez rapidement avec des informations précises

Trouvez immédiatement les informations nécessaires pour répondre aux demandes à toutes les étapes du processus contractuel.

Accélérez la validation de vos contrats

Soulagez vos experts en contrats et vos conseillers juridiques en automatisant de nombreuses étapes du cycle de vie des contrats.

Maîtrisez une tâche incontournable de votre entreprise : la gestion des contrats

La gestion des contrats est essentielle à la bonne marche de l’entreprise. Décentralisez-vous la gestion et l’archivage d’un grand nombre de contrats (contrats de crédit, avec les fournisseurs et les salariés, de location, d’achat ou contrats-cadres, etc.) ? Avec Doxis4 Contract Management, vous pouvez réduire le taux d’erreurs et la mobilisation des ressources. Gérez uniformément tous les contrats et améliorez la transparence, la sécurité et la conformité. Doxis4 facilite le traitement des contrats grâce à ses fonctions de GED, comme les annotations, les modèles et la gestion des versions.

Étude de cas

Les workflows d’automatisation du traitement des contrats sont une véritable avancée pour nous. Avant, des dossiers papier contenant les contrats à valider circulaient dans le service. Cela prenait énormément de temps.

Heiko Oesterling, responsable Informatique et Services organisationnels, Aareal Bank Group

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La piste d’audit de Doxis4 enregistre la totalité des accès et des modifications des documents pendant toute la durée du cycle de vie des contrats.

Conformité, RGPD et sécurité des données

La gestion des contacts avec Doxis4 garantit une gouvernance de l’information conforme.

Doxis4 veille au stockage sécurisé et conforme de vos données : il empêche l’accès illimité et non autorisé aux contrats. Sa piste d’audit enregistre l’ensemble des accès et des modifications des documents pendant toute la durée de vie contractuelle. Tous les contrats sont enregistrés dans des formats sécurisés, comme les formats TIFF, PDF et PDF/A. La gestion intégrée du stockage et des suppressions vous permet d’enregistrer tous les documents contractuels en toute sécurité et en respectant les délais de conservation et le règlement général européen sur la protection des données (RGPD).

Vidéo du produit

Gérez l’intégralité du cycle de vie de vos contrats avec un seul outil

Bénéficiez d’une vue à 360° de vos contrats pendant toute leur durée de vie afin de garantir des délais de traitement rapides, un accès complet aux données contractuelles et leur gestion conforme. Découvrez son fonctionnement dans cette vidéo.

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Une vue à 360° des clients grâce à la gestion documentaire

Toutes les données contractuelles en un clin d’œil

Avec Doxis4, la gestion des contrats fournit un aperçu clair et complet de toutes les informations contractuelles et simplifie vos procédures.

Dossiers électroniques des contrats

Les dossiers de contrats donnent une vue d’ensemble de toutes les principales données contractuelles, y compris les échéances et les relances. Vous pouvez stocker vos contrats et les documents afférents de manière sécurisée, structurée et exhaustive.

Automatisation du traitement des contrats

Créer, vérifier, officialiser, finaliser, gérer et archiver : avec Doxis4, la documentation de ce workflow est organisée, transparente et vérifiable.

Connexion aux ERP et CRM

Doxis4 transfère automatiquement les données maîtres des clients, fournisseurs et partenaires de vos systèmes d’ERP et de CRM intégrés avant de les insérer dans vos contrats sans erreurs et en les actualisant.

Recherche intelligente et classement automatique

Vous pouvez directement accéder aux informations dont vous avez besoin grâce aux fonctions de recherche intelligente. Doxis4 enregistre les contrats au bon endroit en complétant automatiquement les numéros, les échéances, les tarifs ou les conditions.


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Gestion des contrats avec Doxis4 :

  • Dossiers électroniques de contrats, avec historique des traitements et piste d’audit
  • Gestion des modèles : contrats standards, correspondance, mémos
  • Workflows et gestion de tâches automatisés, y compris ad hoc
  • Nombreuses intégrations : ERP, CRM, Microsoft Office et Outlook, etc.
  • Tableau de bord des contrats et rapports (p. ex. des contrats et des fournisseurs)
  • Notification des modifications des documents contractuels, des dossiers et des processus
  • Gestion des durées de conservation, des accès bloqués et des conservations légales
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