« Maintenant que nos collaborateurs peuvent consulter les contrats et leurs obligations, le degré de compréhension est nettement plus important. Ils attachent plus d’importance à la mise en conformité. »

Lors de notre dernier audit externe, le fait que tout soit paramétré avec des autorisations et très facilement traçable les a vraiment impressionnés.
Kevin Zimmer, consultant informatique et responsable de l’ECM, Delvag

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Solution de conformité avec Doxis4

Restez compétitif

Prouvez à vos partenaires financiers, vos fournisseurs et vos clients que vous êtes en conformité pour établir de nouvelles relations d’affaires et être réellement compétitif.

Minimisez les risques de conformité

Prouvez que vous respectez vos obligations réglementaires et internes et évitez ainsi les sanctions, les interdictions d’exploitation et les atteintes à votre image.

Améliorez vos bénéfices

Documenter sa conformité permet de créer la confiance nécessaire pour acquérir et fidéliser les clients, et développer son activité.

Aujourd’hui, il est facile de répondre immédiatement à des questions telles que « Quelles procédures de crédit étaient en vigueur le 14 mars 2015 ? » et « Quelles instructions internes ont été utilisées à cette date ? » grâce à notre système d’ECM et à la recherche en texte intégral qu’il intègre.

Petra John, responsable des règles écrites de procédure, groupe Aareal Bank

Les avantages de la solution de conformité Doxis4

Empêchez les violations de la conformité

Facilitez le respect de vos obligations d’audit, du règlement général européen sur la protection des données (RGPD), des principes allemands de gestion et de stockage des documents électroniques (GoBD), etc. grâce aux processus automatisés, aux workflows de confirmation, aux autorisations d’accès, etc.

Réduisez le travail de documentation

Doxis4 enregistre automatiquement tous les processus, les accès aux documents et les modifications qui leur sont apportées, et vous aide à produire toute la documentation informatique, projet et procédurale nécessaire.

Passez les audits haut la main

Avec le logiciel certifié Doxis4, vous prouvez aux auditeurs externes l’extrême importance que vous accordez à la conformité et pouvez mettre rapidement à leur disposition toutes les informations nécessaires à leurs audits.

Contrôlez toutes les mesures de conformité

À tout moment, vous savez quelles données à caractère personnel et quelles informations soumises à des règles de conservation son traitées par votre entreprise et comment elles sont protégées.

Ces entreprises font déjà confiance à Doxis4 pour se mettre en conformité

Restez en conformité et compétitif

RGPD, obligations du Code des impôts et de records management, obligations d’archivage électronique, sécurité des audits : en matière d’édition, de stockage et de suppression des informations, vous devez respecter — et documenter — un large éventail d’obligations de conformité. Leur non-respect vous expose au risque de sanctions financières, d’interdictions d’exploitation ou d’atteinte à votre image, et peut compromettre votre capacité à réellement soutenir la concurrence. Avec le logiciel certifié Doxis4, vous prouvez que vous respectez les exigences légales, vos obligations réglementaires et les principes de votre charte interne. Vous passez ainsi moins de temps et consacrez moins de ressources aux mesures de mise en conformité et à les documenter. Problèmes de conformité ? Mettez toutes les chances de votre côté avec Doxis4 !

Étude de cas

Maintenant que les collaborateurs en dehors du service Comptabilité - Finance peuvent consulter les contrats et leurs obligations, le degré de compréhension vis-à-vis des conditions que nous devons respecter est nettement plus important. Ils cernent bien la situation et attachent plus d’importance à la mise en conformité.

Rainer Hass, chef du service Comptabilité, raffinerie de Heide

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Comment Doxis4 garantit la conformité avec des normes spécifiques

RGPD

Protégez, transmettez et supprimez les données à caractère personnel avec des preuves documentées.

»

ISO 16175-2

Respectez les exigences de la norme ISO 16175-2 pour le « records management ».

»

Sécurité d’audit

Mettez-vous en conformité avec les durées légales de conservation, et contrôlez l’accès et les modifications apportées à l’information.

»

Avec Doxis4, l’information reste protégée de manière vérifiable

Durées de conservation automatique

La législation prescrit des durées de conservation pouvant aller jusqu’à 10 ans, voire même 30 ans. Doxis4 enregistre tous les documents, données et processus pertinents en automatisant la gestion des conservations légales.

Protection des accès et de la mutabilité

Avec Doxis4, vous contrôlez qui peut consulter, modifier ou supprimer des informations spécifiques concernant les documents, les dossiers classiques et électroniques et les workflows.

Documentation transparente

La piste d’audit de Doxis4 enregistre tous les accès et toutes les modifications apportées à l’information et permet de prouver qu’elle n’a pas été manipulée.

Structure adéquate

Structure de fichiers conforme à la norme ISO, plan de fichiers documenté : avec Doxis4, vous respectez les spécifications structurelles tout en stockant toutes les informations.

Brochure

Conformité certifiée avec Doxis4

Doxis4 est certifié pour son respect d’un grand nombre de normes, de réglementations et de lois nationales et internationales. Des auditeurs indépendants renommés l’attestent dans leurs certifications et leurs avis après audit. Découvrez les obligations de conformité que vous pouvez respecter avec Doxis4.

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Minimum d’efforts, maximum de conformité

Grâce à Doxis4, vous pouvez remplir vos obligations de conformité pour l’ensemble des informations et des services de votre entreprise. Résultat : moins de temps et de ressources, et une gestion sécurisée de l’information en permanence.

Autorisations, conservations légales, etc. pour tous les documents, dossiers et processus
Gestion centralisée des rôles et des clients
Un seul logiciel de gestion de l’information et de documentation de la conformité

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Plus de détails sur la conformité en pratique :

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Fiche produit : Le stockage sécurisé sous forme de service cloud hybride

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Scénarios d’usage possibles de transformation numérique de l’entreprise

Archivage sécurisé »

Gestion sécurisée des contrats »

Gestion documentaire »

Numérisation des factures entrantes »

Recherche d’entreprise »

Workflows automatisés »

Facilitez-vous la conformité avec une solution de GED

En matière de traitement, de stockage et de suppression de l’information, la conformité est la priorité numéro 1 ! Dans ce guide, découvrez comment un système de GED peut vous aider à respecter un grand nombre de réglementations et de normes (règlement général européen sur la protection des données (RGPD), délais de conservation légale et normes d’audit).

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