Travail à distance : l'ECM mobile pour un travail flexible où que l'on soit
Doxis4 mobileCube, le dossier numérique pour smartphones et tablettes
Ce n'est pas toujours lorsqu'ils sont au bureau que les employés ont besoin d'un accès rapide à des documents, des dossiers, des processus ou des tâches. Lors de déplacements professionnels, de rendez-vous clients, de réunions ou en cas de travail dans différents sites, les documents importants doivent être accessibles et les processus métier doivent pouvoir être avancés par des prises de décision directes. Sans travail mobile, il ne peut pas y avoir de travail numérique.
Le client ECM mobile Doxis4 mobileCube dote la suite logicielle Doxis4 iECM de la possibilité de travailler sur des documents, des dossiers, des processus et des tâches n'importe où du moment que l'on dispose d'un smartphone ou d'une tablette (que ceux-ci soient sous Android ou sous Apple iOS). Doxis4 mobileCube se concentre volontairement sur les besoins typiques d'un utilisateur mobile.
Le répertoire de contenu central de Doxis4 et la puissante infrastructure ECM de la suite logicielle Doxis4 iECM posent les bases pour un travail indépendant du lieu où l'on se trouve avec Doxis4 mobileCube. En plus de cette possibilité d'accès mobile et flexible via smartphone ou tablette, il est possible d'utiliser le client Windows ou le client basé sur le Web de Doxis4, qui peuvent être inclus en même temps dans une même solution logicielle. Ainsi, tous les employés et, le cas échéant, les participants extérieurs travaillent avec le même niveau d'informations à jour et peuvent selon leur situation utiliser leur ordinateur de bureau, leur ordinateur portable, leur tablette ou leur smartphone.
Avec Doxis4 mobileCube, les utilisateurs ont accès où qu'ils soient à l'ensemble des informations disponibles, en fonction de leur rôle et de leurs autorisations. Ils peuvent donc à tout moment et en tout lieu se documenter, prendre des décisions, mener à bien leurs tâches quotidiennes et relever des défis, même les plus inattendus.
Recherche & affichage mobiles
Le client mobile propose fondamentalement les mêmes fonctionnalités de recherche que les autres clients de Doxis4, mais bien sûr optimisées pour une utilisation mobile. Il est ainsi possible d'effectuer des recherches dans les métadonnées sous-jacentes (recherche indexée), dans l'ensemble du contenu de documents (recherche plein texte) ou de combiner ces deux approches. Les résultats de recherche sont affichés sous forme d'une liste optimisée pour la taille de l'écran du terminal utilisé.
Pour un accès rapide aux documents les plus souvent utilisés, ces derniers peuvent être enregistrés comme favoris et transférés sur le terminal mobile. L'utilisateur peut donc accéder à ces documents même lorsqu'il n'est pas connecté directement à Doxis4, par exemple en avion.
Pour l'affichage des documents images et TIFF, Doxis4 mobileCube propose une représentation PDF à la volée incluant les annotations. Tous les formats de document supportés par le système d'exploitation utilisé peuvent directement être affichés dans l'application, y compris les formats PDF, Microsoft Office et image. En lien avec Doxis4 Imaging Service pour l'affichage de documents, indépendamment de leur application originale, plus de 300 formats peuvent être téléchargés et affichés page par page sur un appareil mobile.
Archivage & workflows mobiles
Les documents créés, reçus par e-mail ou téléchargés depuis d'autres sources sur un appareil mobilepeuvent être archivés dans le registre de contenus via Doxis4 mobileCube aussi facilement que vous partagez des contenus avec toutes les applications courantes.
Avec Doxis4 mobileCube, les utilisateurs peuvent prendre part à des processus où qu'ils soient : ils peuvent commencer des tâches, les traiter et les transmettre. Le client mobile de Doxis4 donne accès à toutes les corbeilles de tâches, qu'elles soient personnelles, partagées ou de groupe.
Vos avantages
- Accès mobile et indépendant du lieu aux documents, dossiers, processus et tâches
- Répertoire central de contenus Doxis4 permettant l'accès à tout moment, même hors ligne, à des informations homogènes et mises à jour
- Compatible avec différents systèmes d'exploitation mobiles (Apple iOS, Google Android)
- Possibilité d'utiliser dans une même solution les clients Windows, Web et mobile
Capacités & points forts
-
Accès à et partage de documents en tout lieu
Les fonctions de traitement des documents, des dossiers, des processus et des tâches dans Doxis4 (recherche, corbeilles de tâches, répertoires et favoris) sont accessibles en un clin d'œil à partir de l'écran d'accueil de Doxis4 mobileCube. La connexion à différents registres de contenus est rapidement établie à l'aide de profils pré-configurés. Vous pouvez ainsi partager des dossiers, des factures, etc. et accéder aux documents importants partout dans le monde. Lors de vos déplacements professionnels, vous pouvez tirer parti de vos temps d'attente et de transit pour travailler et vous disposez à tout moment de tous les dossiers et documents importants pour vos réunions ou vos rendez-vous client.
-
Poste de travail personnel
Avec Doxis4 mobileCube, dès la connexion au content service bus de Doxis4, l'utilisateur dispose d'un poste de travail mobile avec un accès direct aux informations pertinentes disponibles dans le registre de contenus, y compris aux tâches se trouvant dans la corbeille de tâches personnelle de l'utilisateur, dans les corbeilles de tâches de groupe et dans les corbeilles de tâches partagées avec les autres utilisateurs enregistrés de Doxis4. Des répertoires spécifiques peuvent être définis pour accéder rapidement à certains documents ainsi qu'aux paramètres de recherche régulièrement utilisés.
-
Pas de goulot d'étranglement pour les données
Le travail mobile sur smartphone ou tablette tourne souvent court à cause d'une connexion Internet limitée ou inexistante. Doxis4 mobileCube est conçu pour éviter ce genre de problèmes : au lieu de télécharger des documents complets, il est possible avec mobileCube de télécharger et d'afficher page par page dans une visionneuse mobile les documents voulus. Cela permet d'ouvrir rapidement des documents volumineux en réduisant les temps de téléchargement et en limitant la quantité de données transférée. Même lorsqu'aucune connexion à Doxis4 n'est possible, les favoris personnels et les répertoires pré-configurés sont accessibles hors ligne.
-
Conformité et protection des données
Avec Doxis4 mobileCube, les employés peuvent partager des documents où qu'ils soient de manière efficace et sécurisée, sans craindre de violer les directives en matière de conformité et de protection des données. Depuis l'affaire de la NSA, chacun devrait se soucier d'où ses informations confidentielles sont archivées et avec quelles applications elles sont échangées. Les documents sont déjà conservés dans le registre de contenus central de Doxis4 et y restent, indépendamment du lieu où et de par qui ils sont traités. Même si le smartphone ou la tablette utilisée est perdue, les données sont en sûreté car elles sont conservées dans Doxis4 et non directement sur l'appareil.
-
Capacité organisations multiples
Pour les groupes et les entreprises de taille moyenne comptant un grand nombre d'entités juridiquement indépendantes, la capacité organisations multiples est indispensable : Doxis4 mobileCube permet le travail avec plusieurs organisations. Les comptes organisations disponibles sont configurés dans la passerelle (gateway) de Doxis4 mobileCube. Ainsi, les comptes qui ne sont pas prévus pour une utilisation mobile ne peuvent pas être utilisés par erreur.
-
Utilisation parallèle à celle d'autres clients et appareils
Doxis4 mobileCube est l'une des nombreuses possibilités d'accès aux documents, aux dossiers, aux processus et aux tâches offertes par Doxis4. En fonction de leur situation de travail, des fonctionnalités dont ils ont besoin et de leur fréquence d'utilisation, les employés peuvent choisir le client Doxis4 qui leur convient, Windows, basé sur le Web ou mobile, sur leur ordinateur, leur ordinateur portable, leur tablette ou leur smartphone. Ils peuvent ainsi accéder à tout moment et où qu'ils soient et utiliser en commun des documents dans leur version la plus récente ainsi que les tâches dont ils ont besoin. Indépendamment des clients ou des appareils utilisés, les rôles et les autorisations peuvent être définis de manière centrale, universelle et homogène avec Doxis4 cubeDesigner.
Trouvez tout, où que vous soyez
Doxis4 mobileCube permet la recherche dans le registre de contenus de tous les documents auquel l'utilisateur enregistré à accès. Un dialogue de recherche spécifique peut être défini pour chaque scénario d'utilisation afin de rechercher des documents par leur métadonnées et par leur contenu. Les listes de résultats s'adaptent automatiquement à la taille de l'écran de l'appareil mobile utilisé. Des fonctions de regroupement et de filtre permettent une vue d'ensemble rapide des résultats de recherche, même pour les listes de résultats volumineuses.
Archivez des documents à partir d'un appareil mobile
Doxis4 webCube permet d'archiver de manière sécurisée dans le registre de contenus et de « partager » avec des collègues des documents créés, reçus par e-mail ou téléchargés depuis d'autres sources sur un terminal mobile. Selon la configuration, les classes de documents souhaitées (par exemple offre, ordre, facture) peuvent être sélectionnés au moment de l'archivage des documents, et des critères d'indexation supplémentaires peuvent être attribués automatiquement ou manuellement au document à archiver. Celui-ci peut être ainsi être facilement retrouvé à un moment ultérieur ou par d'autres parties prenantes.
Prenez librement des décisions à tout moment
Avec Doxis4 mobileCube, il est très facile de participer à tout moment et en tout lieu aux processus décisionnels de votre entreprise. Toutes les corbeilles de tâches pour lesquelles un utilisateur dispose de droits d'accès au sein de Doxis4 sont disponibles pour une utilisation mobile à partir de Doxis4 mobileCube. Pour garantir un accès rapide et simple aux nouvelles tâches, ces dernières sont affichées de manière claire dans la corbeille de tâches, avec indication de leur nombre. Il est par exemple possible de décider rapidement et où que l'on soit si une facture doit être validée ou déléguée.
Aperçu des fonctionnalités de Doxis4 mobileCube
Client mobile
- Compatible avec différents systèmes d'exploitation mobiles (Apple iOS, Google Android)
- Installation à partir de l'Apple App Store ou du Google Play Store
- Accès à plusieurs organisations et à plusieurs systèmes Doxis4
Recherche
- Utilisation de différents dialogues de recherche selon le type d'utilisation
- Propositions du système pour les champs de saisie
- Présentation structurée des résultats de recherche avec listes configurables (descripteurs choisis, regroupements prédéfinis)
- Optimisation des performances grâce au « paging » : transmission des données par paquet au terminal mobile
Répertoires, favoris & accès hors ligne
- Possibilité de sauvegarder les documents et les paramètres de recherche régulièrement utilisés en tant que favoris personnels
- Page de démarrage permettant l'accès direct aux favoris et aux répertoires
- Accès hors ligne aux favoris personnels et aux répertoires pré-configurés
- Vastes possibilités de paramétrage du mode hors ligne (qualité des images, nombre de pages, etc.)
Affichage
- Conversion à la volée de formats image en PDF
- Utilisation des applications installées pour l'affichage des documents
- Possibilité d'ajouter des annotations lors de l'affichage en PDF
- Utilisation du service optionnel Doxis4 Imaging Service pour l'affichage de documents dans plus de 300 formats, indépendamment de l'application originale
- « Partage » des documents affichés avec d'autres applications
Archivage & indexation
- Archivage de documents d'autres applications à l'aide de la fonction « partager »
- Dialogue d'archivage configurable pour les différentes classes de documents
- Propositions du système pour les champs de saisie
- Fonctions d'affichage et de traitement des descripteurs de document
- « Liens iECM » pour envoyer et traiter des tâches et/ou des documents
Gestion des processus métier et des tâches
- Intégration des employés mobiles aux processus métier en cours
- Utilisation de corbeilles de tâches numériques (personnelles, partagées, externes ou de groupe)
- Fonctions de pilotage des processus (validation, délégation)
- Affichage de toutes les informations concernant un processus donné (métadonnées et documents)
