Qu’est ce que l‘archivage digital?

L’archivage de données et de documents importants a été une partie conséquente de notre société dans les derniers siècles. Cela assure que les informations sont stockées et préservées, que ce soit temporairement ou de manière permanente et mis à disposition si nécessaire. Avec une quantité d’informations et de données croissante, de plus en plus d’espace est nécessaire pour cet archivage. Heureusement, à notre époque, l’archivage digital offre une solution a un problème séculaire.

Qu’est ce que l’archivage de documents ?

Les documents sont l’essence et la fondation de votre organisation. Afin de fonctionner efficacement, le savoir et les données de votre entreprise doivent être facilement accessibles à ceux qui en ont besoin. C’est là où l’archivage de documents rentre en jeu. Cela concerne aussi bien les documents physiques que numériques. Il est également question d’archivage de données. L’archivage de données implique différents types de données : les données de sauvegarde et les données d’archive.

Les moyens d’archiver des documents

Il y a une variété de manières d’archiver des documents. Certaines approches, quand il vient à archiver des documents, peuvent être de :

Stockage du papier

La norme pendant de nombreux siècles. Factures, reçus et autres traces écrites existent physiquement sur du papier et sont stockées dans des classeurs, dossiers et boîtes en cartons.  Cela nécessite de l’espace immobilier précieux, sujet à des dommages et à d'autres risques, sans compter qu'il est difficile d'y accéder et de l'entretenir.

Scanner sur demande

Cette méthode hybride d’archivage comprend le stockage de vos documents physiques, sur papier, et demande de scanner un document quand vous en avez besoin numériquement. Bien qu'un peu plus pratique que le stockage sur papier, cette solution nécessite toujours des installations de stockage physique ainsi que de la main-d'œuvre pour numériser les documents requis.

Archivage numérique / Stockage numérique

Alors que la transformation digitale progresse, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à passer à un système d’archivage de documents sans papier. Les documents de travail sont utilisés et gérés électroniquement, par exemple à l’aide du système de document management (DMS), pendant que les fichiers et les documents sont stockés en toute sécurité en utilisant un logiciel d’archivage. Nous allons porter notre attention sur cette méthode.

Les avantages de l’archivage numérique

Quels sont exactement les avantages les plus importants de l’archivage numérique ? Nous vous les avons résumé ici :

Éviter les revers fiscaux

En choisissant le logiciel de gestion de contenu d’entreprise ou enterprise content management (ECM), certifié conformément aux exigences légales nationales en matière d'archivage à l'épreuve des audits et des standards internationaux comme la norme ISO 16175-2, les entreprises peuvent être assurées que tous les documents pertinents sont archivés conformément aux exigences d'audit. Toutes les informations peuvent non seulement être retrouvées à tout moment mais elles sont également stockées de manière sûre, complète, correcte, immuable, reproductible, sous une forme lisible par machine et sans perte. Les entreprises sont en mesure de fournir directement aux auditeurs internes et externes les documents dont ils ont besoin, évitant ainsi les revers fiscaux et les ramifications juridiques.

Sécuriser le savoir d’entreprise

Un archivage numérique centralisé est la base de la mise en commun de tout le savoir-faire d'une entreprise. Il est le dépositaire d'expériences importantes et fournit des informations aux employés quand et où ils en ont besoin. Les fichiers électroniques ajoutent d’autres fonctions utiles. Ils regroupent les informations dans le bon contexte commercial - par exemple sur des processus et des sujets spécifiques - pour aider les employés à trouver facilement ce dont ils ont besoin et accélérer les processus de travail. Idéalement, le logiciel de DMS complète les archives par des fichiers électroniques.

Minimiser les risques de responsabilité

Avec l’archivage électronique, les entreprises ont accès en permanence à tous les documents importants - concernant par exemple la production, les phases de test, les inspections, les livraisons, la santé et la sécurité au travail, la conformité de la qualité et plus encore. Ces documents sont archivés conformément aux exigences d'audit, ce qui signifie qu'il est possible d'en rendre compte à toutes les étapes de leur cycle de vie. Tout est consigné, depuis la date et la manière dont le document a été créé, jusqu'aux personnes qui l'ont modifié et comment il a été archivé. Cela peut offrir une protection cruciale contre les conséquences juridiques et financières en cas de problèmes de responsabilité.

Protéger les documents

Avec les bonnes précautions en place, l'archivage numérique (y compris l'archivage à l'épreuve des audits) peut protéger les informations contre la destruction, la perte, la manipulation et le vol. Une solution d’archivage complète permet d'y remédier de plusieurs manières, par exemple grâce à des concepts d'autorisation. Les entreprises peuvent préciser qui est autorisé à consulter, modifier et supprimer telle ou telle information.

Respecter les échéances

En ce qui concerne les périodes de conservation légales, tous les documents commerciaux ne sont pas égaux : différents types de documents sont sujets à différentes périodes de conservation. Les périodes de conservation automatiques et les délais de suppression sont des outils utiles qui permettent aux entreprises de s'assurer que leur archivage est parfaitement conforme. Ils empêchent l'effacement précoce ou accidentel des données et, lorsque des documents doivent être effacés (comme ceux contenant des données à caractère personnel conformément à la régulation GDPR de l'UE), ils fournissent une preuve de leur effacement.

Les meilleures pratiques d'archivage numérique avec Doxis4

  • Scénarios d’archivage flexibles : archivage électronique de l'information, à l'épreuve des audits, de manière temporaire ou permanente, de manière centralisée ou dans des systèmes distincts si nécessaire - par exemple pour HR eFiles (architecture multitenant).
  • Sécurisé : satisfaire aux exigences de conformité, par exemple en ce qui concerne les droits d'accès, les délais de suppression automatique et les périodes de conservation.
  • Traçable : documentation transparente de toutes les actions entreprises dans les documents et dans l'instance du processus.
  • Stockage transparent sur tous les supports : archivage et récupération des images, des documents, des factures, des objets multimédias, des courriers électroniques, des enregistrements, des données provenant d'applications professionnelles et bien plus encore, quel que soit leur format.
  • L'information dans son contexte : archive, gère, recherche et fournit des documents, des données et des instances de processus dans le bon contexte commercial grâce à eFiles et à des fonctions complètes de stockage et de recherche.
  • Grande acceptation par les utilisateurs : fonction d'archivage numérique pour Windows, le web et les appareils mobiles, ainsi que des interfaces utilisateur intuitives et multilingues.
  • Technologie moderne : tous les systèmes et fonctions de stockage courants sont pris en charge afin d'éviter les pannes de système, la perte de données, l'exercice non autorisé de droits et bien plus encore.
  • Évolutif : ajoutez des utilisateurs, des locataires et des applications d'entreprise à tout moment et travaillez avec des volumes de documents et de données plus importants selon vos besoins.

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