Qu'est-ce que la gestion de la conformité ?

Les systèmes de gestion de la conformité couvrent l'ensemble des mesures et processus utilisés par les entreprises pour garantir la conformité aux lois, réglementations et politiques.

La gestion de la conformité est née dans le secteur financier américain dans les années 1980. Une série de scandales d'entreprise (délits d'initiés, etc.) a incité les institutions financières à mettre en place des systèmes de contrôle. L'idée était de documenter les infractions commises par les employés, de leur donner accès aux principales réglementations et de s'assurer que les employés étaient non seulement au courant de la loi, mais qu'ils la respectaient également.

La publication du Federal Sentencing Guidelines Manual a été le principal moteur du déploiement de ces systèmes. Ce manuel, qui fait partie de la législation anti-corruption, réduit les sanctions imposées aux entreprises à condition que les violations de la loi par les employés soient documentées et que les employés soient informés des exigences légales en vigueur. Les bases d'une gestion moderne de la conformité ont été établies.

Les principales exigences de la gestion de la conformité

Les systèmes de gestion d’éthique et de la conformité doivent répondre à une série d'exigences contenues dans les réglementations et les directives spécifiques au secteur. Plus important encore, la gestion de l'éthique et de la conformité doit être capable de :

Identifier les risques et les lois applicables

Etablir des mécanismes de contrôle et de documentation

Faire régulièrement rapport au conseil d'administration et au conseil de surveillance

Définir et mettre en œuvre des normes

Déterminer les mesures à prendre en cas de violation de la conformité

Déterminer les domaines concernés par les exigences de conformité

Par exemple, les entreprises du secteur pharmaceutique et des sciences de la vie sont très réglementées. Elles doivent stocker et gérer les documents réglementés (tels que les registres de procédés de fabrication utilisés dans chaque cas) dans un système de documentation défini et contrôlé. 

Un autre exemple spécifique au secteur concerne les obligations d'information imposées aux sociétés cotées en bourse. La règle générale : selon le forum d'information impartial de l'Audit Committee Institute, les éléments clés mentionnés ci-dessus peuvent être utilisés pour la conception et le déploiement d'un système de gestion de la conformité approprié.

En résumé, une solution de gestion de la conformité en entreprise doit offrir les éléments suivants :

  • Définition et mise en œuvre de normes et de mesures
  • L'archivage structuré et vérifiable de tous les documents
  • Une gestion exhaustive des périodes de conservation et de suppression

L'utilisation d'un logiciel de gestion de la conformité permet de répondre beaucoup plus facilement à ces trois exigences.

Qu'est-ce qu'un logiciel de conformité ?

Les systèmes ECM modernes sont axés sur la conformité. Ils permettent à tous les employés d’une entreprise de capturer, gérer, traiter et contrôler les informations, quels que soient leur source ou leur format. Un système de conformité stocke et enregistre les informations conformément aux exigences d'audit et les rend instantanément disponibles à tout moment. La solution logicielle de conformité de SER permet une documentation transparente, à l'épreuve des audits, dans le cadre d'un système de contrôle interne. Elle garantit une transparence totale, par exemple en indiquant qui a consulté, traité et modifié telle ou telle information.

Les dangers de dépendre des systèmes de contrôle interne

Les systèmes de contrôle interne (ou SCI) présentent souvent des faiblesses dans leur utilisation pratique. Leurs contrôles peuvent devenir inefficaces si les entreprises oublient de les mettre à jour suite à des changements de processus ou s'ils sont délibérément contournés par les employés.

Autre point faible du SCI : la documentation procédurale des systèmes de traitement des données. La documentation est souvent réalisée manuellement - sous une pression extrême en termes de temps et de coûts - sous forme de recueils de textes non structurés. Les versions obsolètes, incomplètes et le manque de clarté ne sont que quelques-unes des conséquences de la documentation manuelle, qui se traduit par une documentation procédurale ne répondant pas aux normes de gestion des documents. Il s'agit d'une violation de la conformité malgré la présence d'un SCI. Le système de contrôle interne ne remplit pas son objectif et entraîne au contraire une hausse des coûts, une augmentation des formalités administratives et une redondance des processus et des informations.

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Les avantages du logiciel de conformité Doxis4

Les entreprises traitent de nombreux documents qui sont soumis à des périodes de conservation légales. Prenons par exemple les documents relevant du droit commercial ou fiscal. Ils doivent être stockés correctement et rester disponibles sur demande. En revanche, les administrations publiques, l'industrie alimentaire et pharmaceutique et les hôpitaux doivent respecter des délais de conservation spécifiques à leur secteur et à leur application. Avec Doxis4, les documents se voient attribuer des périodes de conservation minimales et maximales et sont archivés conformément aux exigences d'audit.

Doxis4 facilite la documentation systématique de tous les processus informatiques. Résultat : les entreprises documentent de manière transparente tous les processus métier pour assurer la traçabilité, par exemple en cas de modifications apportées aux documents. Toute violation de la conformité par les employés est ainsi documentée en détail et peut être évitée à l'avenir pour garantir une gestion efficace de la conformité.

Le concept d'autorisation de Doxis4 empêche les personnes non autorisées d'accéder aux informations critiques et secrètes de l'entreprise. Les entreprises ont la possibilité d'intégrer Doxis4 dans leur gestion de la conformité existante en tant que système ECM de bout en bout. Cela leur permet non seulement de fournir des informations et de rester responsables à tout moment, mais aussi de minimiser les violations de conformité à l'avenir - grâce à un logiciel qui offre la tranquillité d'esprit. En bref, avec Doxis4 vous bénéficiez de :

  • Capture complète de tous les formats de documents sur tous les canaux entrants
  • Archivage structuré, à l'épreuve des audits, de tous les documents, conformément aux principes de la gestion des documents
  • Gestion exhaustive des périodes de conservation et de suppression
  • Attribution de droits d'accès pour contrôler qui peut consulter, modifier, supprimer des documents vivants, etc. et ce jusqu'au niveau du document individuel
  • Documentation des modifications et des accès aux documents

Découvrez Doxis4

Contactez-nous ! Nous sommes heureux de répondre à vos questions sur la gestion de la conformité et de vous fournir des informations sur Doxis4. Vous souhaitez faire directement l'expérience de Doxis4 ? Nous nous ferons un plaisir de vous faire une démonstration en direct. Nous sommes impatients d'avoir de vos nouvelles !