Qu’est ce que le document management ?

Qu'est-ce que la gestion des documents ou document management (DMS), et pourquoi votre organisation doit-elle s'y intéresser ? Nous aimerions vous expliquer non seulement la signification du document management, mais aussi sa valeur. En effet, à mesure que votre entreprise se développe, le nombre de documents que vous devez capturer, modifier, classer et archiver augmente également. Il est temps d'optimiser les processus liés aux documents et de dire adieu aux répertoires de fichiers chaotiques.

Le document management est essentiel pour optimiser vos flux de travail : il s'agit de tout ce qui concerne la manipulation, l'organisation, le stockage et la sécurisation des documents. Il vous permet de collaborer plus efficacement avec les parties internes et externes, en échangeant des documents et en les éditant ensemble sans avoir à faire d'interminables copies. Il vous permet de respecter, de gérer et de suivre les délais. Vous devez savoir qui fait quoi, quand cela est fait (ou a été fait), et qui d'autre est impliqué ou affecté.

Le document management vous permet de ne pas faire les choses deux fois, il favorise la responsabilisation et vous donne un véritable sentiment de propriété de la pléthore de documents qui transitent chaque jour sur votre bureau. Cela vous semble être beaucoup de travail ? S’il est effectué de manière inefficace, il peut l'être. Heureusement, il existe une solution.

Une gestion efficace des documents est un jeu d'enfant avec les systèmes ECM actuels, tournés vers l'avenir. La plupart des entreprises capturent, dirigent, stockent et archivent leurs documents à l'aide de systèmes de gestion de documents ou document management systems (DMS) - également connus sous le nom de systèmes modernes de gestion de contenu d'entreprise ou enterprise content management systems (ECM).

Qu’est ce qu’un document management system (DMS) ?

C’est du ressort de la gestion documentaire, mais qu'est-ce qu'un document management system, or DMS ? La signification de ce concept est clairement présente dans son nom : c'est un système qui vous permet de gérer toute la documentation au sein de votre entreprise, au sens large.

Ces systèmes vous permettent de rechercher un contenu spécifique dans vos documents, de les classer automatiquement, de les traiter dans d'autres logiciels (tels que Microsoft Office et Outlook) et de les commenter sans affecter l'original. Les systèmes de gestion de documents gardent même la trace des modifications apportées à vos documents, de sorte que vous pouvez toujours consulter la version la plus récente - et vous référer à des versions plus anciennes si nécessaire.

En outre, le document management permet de structurer l'écosystème de documents existant au sein de votre entreprise, ce qui facilite grandement le recoupement des documents dans leur contexte commercial spécifique, ainsi que leur examen et leur modification comme bon vous semble.

Avantages d'un document management system

Vous voulez en savoir plus sur les avantages de la gestion électronique des documents ? Nous avons expliqué ci-dessous quelques-uns de ces avantages du document management :

Une plus grande capacité à fournir des informations

Même avec d'énormes réserves de documents et des montagnes de documents nécessitant une attention particulière, les fonctions de recherche performantes d'un document management system peuvent rapidement localiser et récupérer les informations nécessaires. Le résultat : les employés trouvent ce qu'ils cherchent en quelques secondes et peuvent fournir des réponses fondées aux demandes des clients - ce qui, à son tour, augmente la satisfaction des clients.

Aucune copie circulant sans contrôle

Le déploiement d'un outil moderne de document management élimine complètement le besoin de versions redondantes des documents, par exemple des copies multiples dans différents départements. Dès sa création, chaque document est disponible dans le système ECM et peut être consulté directement par tous les autres membres de l'équipe de projet disposant des droits d'accès appropriés - plus besoin de transmettre les documents par courrier interne ou par e-mail.

Restez conforme

Une DMS facilite le respect des directives légales, telles que les périodes de conservation spécifiques aux documents et aux secteurs. Un logiciel de DMS certifié par un fournisseur réputé garantit une conformité totale avec les exigences légales.

De l’espace pour le travail collaboratif

Grâce à une plateforme de DMS, plusieurs personnes et services répartis sur différents sites, voire dans différents pays, peuvent gérer, consulter et modifier des documents simultanément. La collaboration est facilitée, car les équipes de projet ont toujours les bons documents à portée de main et restent parfaitement à jour.

Automatisation des processus

Les solutions de DMS sont capables d'automatiser les étapes administratives de routine, telles que les processus d'envoi ou de classement des documents après leur création. Le traitement des factures et le traitement du courrier entrant ne sont que deux exemples.

Exemple de fonctionnement d’un logiciel de gestion documentaire

Regardez notre vidéo pour découvrir comment fonctionne un logiciel de gestion documentaire et comment l’espace de travail numérique facilite la gestion des répertoires de fichiers et le passage à l’ECM et à une véritable gestion documentaire.


Le document management avec Doxis4

Dès qu'ils commenceront à créer des documents, les utilisateurs verront et ressentiront les avantages du document management à l'aide du système moderne Doxis4 ECM. Les données et les documents peuvent être recherchés directement à partir des applications Microsoft Office. Et comme tout est stocké dans Doxis4 indépendamment du format, les employés peuvent non seulement stocker des formats à l'épreuve des audits (PDF, TIFF, etc.) et des fichiers MS Office (Word, Excel, etc.), mais aussi utiliser ces formats comme base pour la création de nouveaux documents et pour le classement des documents dans Doxis4. Vous êtes intéressé ? Veuillez vous référer à de plus amples informations sur Doxis4 sur sa page dédiée à la solution DMS.

La gestion documentaire en pratique : Doxis4 et Fraport AG

Dans notre témoignage client, découvrez comment Fraport utilise Doxis4 à bon escient pour sa gestion documentaire. Vous y verrez :

  • Comment Fraport a entièrement refondu ses processus de gestion documentaire
  • Comment 8,7 millions d’anciens documents ont été transférés avec succès
  • En quoi consiste une bonne gestion documentaire — de l’édition au classement des documents — dans la pratique
  • Comment vous pouvez, vous aussi, numériser votre gestion documentaire en toute simplicité
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