Qu’est-ce que la gestion de contenu d’entreprise (ECM) ?

Qu’est-ce que l’ECM et à quoi correspond-il ? Acronyme d’Enterprise Content Management (gestion de contenu d’entreprise), l’ECM désigne une plateforme logicielle utilisée à l’échelle de l’entreprise pour gérer, structurer et numériser l’information en toute sécurité. Il sert à capturer, extraire, modifier, partager et archiver des documents électroniques grâce à un système de stockage clairement structuré.

Qu’ils soient analogiques ou numériques, tous les documents et toutes les données sont stockés dans des formats lisibles à long terme, dans le bon contexte et dans le respect des principes de traçabilité. C’est le moyen idéal de gérer le travail en équipe et les projets grâce à une intégration transparente à SAP et à d’autres ERP, ainsi qu’à votre CRM et à Microsoft Office. Vous bénéficiez également d’une conformité totale avec les normes, notamment le RGPD.

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L’ECM est un espace de travail numérique


Avantages de l’ECM

Une solution d’ECM présente de nombreux avantages, non seulement pour vos utilisateurs, clients et partenaires, mais aussi pour votre équipe informatique et l’ensemble de votre entreprise. Elle permet de numériser vos processus papier et facilite votre transformation numérique, afin de préserver votre compétitivité à long terme et de simplifier le travail de tous les services de l’entreprise.

Les avantages de l’ECM pour les utilisateurs

Un système d’ECM met l’information à portée de main des utilisateurs, afin de pouvoir répondre aux demandes et traiter les transactions plus rapidement, et créer ainsi une transparence de l’information maximale. Grâce à un point d’accès unique pour tous les utilisateurs, chacun sait à tout moment quelles sont les informations stockées et où elles se trouvent, un gain de temps de l’ordre de 80 à 90 %.

Comment l’ECM profite aux clients et aux partenaires

Des réponses rapides et professionnelles aux demandes de renseignements, aux achats et aux e-mails, ainsi que des réponses sur mesure aux questions des clients sont essentielles pour apporter un service à la clientèle de grande qualité. Une plateforme d’ECM vous permet de répondre à ce haut niveau d’exigences et d’attentes.

Les avantages de l’ECM pour les services IT

De nombreuses entreprises sont paralysées par des environnements informatiques complexes, constitués d’un ensemble disparate de serveurs de fichiers, de boîtes de réception et de divers systèmes de classement et d’archivage de documents. Une plateforme d’ECM intègre - et donc fait disparaître - ces silos informationnels, consolide votre environnement système et sert de socle à la réalisation de diverses approches applicatives. Et pour l’informatique, elle diminue la charge administrative et budgétaire.

Les avantages de l’ECM pour les entreprises

Que ce soit pour les utilisateurs, les clients ou le département IT, l’ECM est synonyme de bénéfices durables pour tous les métiers de l’entreprise. Elle dope les performances des salariés, renforce la collaboration, améliore la qualité des produits et des services, rehausse la sécurité des informations, accélère la création de valeur et a un impact positif sur l’efficacité.

L’ECM gère les documents et les données

L’ECM traite tous les documents de A à Z :

Pourquoi et où utiliser l’ECM

En définitive, toutes les entreprises partagent le besoin de disposer d’une plateforme sur laquelle stocker et protéger leurs informations, et les mettre à la disposition des salariés aussi rapidement et facilement que possible. Oubliez les nombreuses approches différentes : si vous voulez rendre ce processus aussi efficace que possible, il est logique de choisir une solution d’ECM.

Spécialement conçus pour une utilisation à l’échelle de l’entreprise, les systèmes d’ECM peuvent être déployés pour pratiquement tous les scénarios au sein d’un seul service ou dans l’ensemble d’une entreprise. Grâce à sa flexibilité et à son évolutivité, une plateforme d’ECM peut être facilement étendue pour prendre en charge d’autres cas d’usage : même un service particulier peut s’y mettre et utiliser le logiciel.

Couvrant un large éventail d’applications, l’ECM s’adapte toujours aux besoins précis des différents métiers de l’entreprise. Si certaines fonctions (archivage des documents RH ou gestion des contrats) peuvent être restreintes à des services précis, d’autres parties de la plateforme restent accessibles à l’ensemble de l’entreprise, notamment les achats, l’informatique, la gestion des ressources humaines, la production et le développement, la gestion de la qualité, la comptabilité, le service juridique, les ventes, etc.

Les systèmes d’ECM sont des solutions universellement déployables qui s’adaptent parfaitement aux diverses exigences d’un secteur. Si tous les secteurs ont besoin de solutions pour la conservation sécurisée des factures, etc., d’autres, comme la banque ou les assurances, doivent pouvoir, par exemple, stocker les cartes de crédit ou traiter les demandes d’adhésion et d’indemnisation. Quelle que soit la manière dont les dossiers sont structurés ou les processus exécutés, un système d’ECM peut être adapté aux besoins particuliers d’un secteur, afin de garantir la couverture de tous les domaines essentiels.

ECM et Doxis4

Doxis4 est l’innovant logiciel d’ECM leader en Europe. Il est déjà déployé dans une multitude d’entreprises et de secteurs d’activité. Il permet aux documents et aux données d’être

Des questions ?

Nous sommes à votre écoute pour répondre à toutes vos questions sur la gestion de contenu d’entreprise avec Doxis4. Vous préférez d’abord voir Doxis4 en action ? Nous serions ravis de vous faire une présentation de Doxis4 en ligne ou dans vos locaux ! N’hésitez pas à nous contacter !