Kompletna dokumentacja zakupu zawsze pod ręką

Większość procesów zakupowych jest inicjowana i kończona za pośrednictwem dokumentów. Są one generowane, opracowywane, sprawdzane i udostępniane. Potrzebny jest taki profesjonalny system zarządzania aktami i dokumentami, który – począwszy od żądania materiału, poprzez zapytanie i zamówienie, a na zatwierdzeniu płatności faktur dostawców skończywszy – dokumentuje w ustrukturyzowany sposób całość procesu, od inicjacji aż do zakończenia relacji biznesowej, oraz zarządza nim w przejrzysty i zabezpieczony przed modyfikacją sposób.

Akta zakupu Doxis4 zarządzają niezależnie od formatu i nośnika wszystkimi dokumentami w systemie i archiwizują je – od wprowadzania informacji (input), poprzez opracowywanie, po archiwizację (output). Tym samym wszyscy pracownicy uczestniczący w transakcji zakupu uzyskują od dawna oczekiwany dostęp do wszystkich dokumentów, akt i operacji przynależnych do zakupu. Dzięki Doxis4 użytkownik może uzupełnić swój system SCM i ERP o pełną pisemną dokumentację nieustrukturyzowanych danych. Multimedialność elektronicznych akt zakupu Doxis4 umożliwia – oprócz korespondencji i ofert – archiwizowanie i prezentację również filmów poświęconych produktom, zdjęć produktów, odnośników do treści witryn internetowych dostawców, jak np. prezentacja siedziby.

Taki sam dostęp do informacji w zespole

Akta zakupu Doxis4 zapewniają przejrzystość w obrębie procesu decyzyjnego, zarządzają nim w efektywny sposób oraz umożliwiają zespołowi odpowiedzialnemu za zakupy na pracę na aktualnym i takim samym zasobie informacji. Uprawnienia poszczególnych osób do wglądu w dokumenty, rejestry i akta można dokładnie określić na poziomie obiektu, rejestru i akt. W przeciwieństwie do akt papierowych, które są fizycznie przywiązane do jednego miejsca, dzięki Doxis4 mobileCube lub standardowej funkcji akt online możliwy jest niezależny od lokalizacji dostęp do akt zakupu Doxis4.

Możliwość powiązania – dokumentów z dokumentami (np. oferty z cennikiem), dokumentów z aktami (np. aktualnych zamówień z poprzednimi), operacji z aktami (np. wiele zamówień tego samego materiału), akt z aktami (np. akt zakupu z aktami dostawcy) itd. – pozwala na przejrzystą dokumentację współzależności. W przypadku zakupów wymagających częstej pracy w zespołach i procesach wykraczających poza działy i lokalizacje oraz korzystania jednocześnie z tych samych informacji, akta elektroniczne Doxis4 umożliwiają bezpieczną i niezależną od czasu i miejsca współpracę. Dużą zaletę stanowi przy tym funkcja wielokrotnego dostępu do obiektu informacyjnego.

Od akt zakupu do akt dostawcy

Uzupełnieniem akt zakupu są akta dostawcy, a w razie potrzeby akta materiałów, które tworzą dokumentację całego cyklu życia relacji biznesowej z dostawcą lub właściwości i jakość materiału. W odróżnieniu od akt zakupu akta dostawcy umożliwiają precyzyjne zapoznanie się z pojedynczym dostawcą. Chodzi m.in. o informacje na temat wypłacalności, aktualne cenniki, certyfikaty, badania materiałów, zgłoszenia wad, protokoły odbioru itd.

Akta dostawcy Doxis4 mogą być tworzone automatycznie podczas generowania danych podstawowych wierzyciela, w wyniku czego możliwy jest bezpośredni przeskok do akt dostawcy np. z widoku danych podstawowych w systemie SCM i ERP lub ze zgłoszenia zapotrzebowania zamówienia w systemie zarządzania materiałami. Akta dostawcy Doxis4 pobierają wiele informacji z systemu zarządzania materiałami, np. zamówienia. Zapis w aktach dostawcy Doxis4 odbywa się automatycznie w oparciu o wartości indeksów przekazane przez system zarządzania materiałami. Jeżeli zamówienia są obsługiwane z pominięciem systemu zarządzania materiałami – co jest powszechne w przypadku małych części – wówczas akta zakupu mogą być też zakładane ręcznie.

Najpierw pojawia się zapytanie

Zazwyczaj proces zakupowy rozpoczyna się pisemnego zapytania dotyczącego określonych produktów i usług. Otrzymywane wówczas informacje są gromadzone i przechowywane oddzielnie w segregatorach, katalogach plików lub w skrzynce poczty e-mail. Dopiero w momencie złożenia zamówienia system ERP inicjuje proces zamówienia. Już w tej wczesnej fazie procesu zakupowego akta zakupu Doxis4 stanowią cenne wsparcie – także w razie braku utworzenia procesu zamówienia w systemie ERP – w szczególności wtedy, gdy w operacji tej uczestniczy wielu pracowników, nawet z różnych działów. Użytkownik może tworzyć nowe dokumenty oraz inicjować przebiegi pracy bezpośrednio z poziomu akt zakupu Doxis4. W związku z tym Doxis4 oferuje możliwość gromadzenia szablonów dokumentów zawierających wstępnie zdefiniowane treści dotyczące procesów zakupowych, które są potem automatycznie uzupełniane danymi dostawcy. Użytkownik może je potem indywidualnie modyfikować, o ile jest to wymagane w związku z procesem zakupowym. Akta zakupu są automatycznie uzupełniane o komunikację wychodzącą. Jeżeli dojdzie potem do złożenia zamówienia, to możliwe jest późniejsze powiązanie akt zakupu z procesem zamówienia w systemie ERP.