Właśnie dlatego oprócz automatyzacji musi istnieć jeszcze inny model, który nie tylko skupia się na samym procesie, lecz także na przypadku („case”), dla którego ma zostać osiągnięty cel. Takim przypadkiem może być klient, projekt, zlecenie lub skarga.

W celu lepszego rozróżnienia przyjmuje się podział zarządzania procesami biznesowymi (BPM) na „normatywne” i „adaptacyjne”. Obie metody w równym stopniu znajdują zastosowanie w działalności przedsiębiorstwa. Normatywne BPM, określane tez mianem przepływu pracy w produkcji (production workflow) dotyczy procesów, których przebieg można zdefiniować z góry. Z kolei adaptacyjne BPM nazywane też adaptacyjnym zarządzaniem przypadkami (case management), przepływem pracy ad hoc lub inteligentnymi aplikacjami procesów (Smart Process Applications; wg. Forrestera) wspiera wszystkie działania pracowników umysłowych opracowujących dany przypadek. W ten sposób należy też rozumieć definicję opracowaną przez Europejskie stowarzyszenie zarządzania procesami biznesowymi (European Association of Business Process Management, EABPM): „Zarządzanie procesami biznesowymi to systematyczne podejście, które ma na celu umożliwienie gromadzenia, kształtowania, realizowania, dokumentowania, pomiaru, monitorowania i sterowania zarówno w odniesieniu do automatycznych jak i nieautomatycznych procesów, z myślą o długofalowym osiąganiu celów zdefiniowanych w strategii przedsiębiorstwa. BPM obejmuje świadome, wspólne i w coraz większym stopniu obsługiwane elektronicznie definiowanie, udoskonalanie, wprowadzanie innowacji oraz utrzymywanie procesów typu end-to-end”. 

Dokonując wyboru użytkownik musi zatem kłaść nacisk na to, aby architektura przyszłego rozwiązania BPM łączyła w sobie oba podejścia. Czyli dokładnie tak, jak czyni to Doxis4 BPM! Podczas gdy w rozważaniach teoretycznych stosuje się podział na adaptacyjne i normatywne BPM, to w praktyce określamy je mianem zarządzania zadaniami i procesami biznesowymi – które łączy w sobie pakiet Doxis4 iECM.

BPM jako część homogenicznego pakietu Doxis4 iECM

Doxis4 BPM to nowo opracowany, innowacyjny system zarządzania procesami biznesowymi oraz element pakietu Doxis4 do zarządzania treścią w przedsiębiorstwie. Zintegrowane w homogenicznej, zorientowanej na usługi architekturze (SOA) i bazujące na wspólnej platformie ECM (Doxis4 CSB) dokumenty, akta, operacje i zadania korzystają z jednolitej bazy metadanych (RBDMS) oraz wspólnych usług podstawowych (bezpieczeństwo, replikacja, transport itd.). Tylko jedna aplikacja kliencka umożliwia zastosowanie archiwizacji, zarządzania dokumentami i zarządzania zadaniami i procesami biznesowymi oraz administrowanie nimi. Dokumenty, akta, operacje i zadania są wzajemnie powiązane. Przykładowo dokumenty i operacje stają się elementem akt. Z kolei z poziomu akt można inicjować operacje i zadania.

W przeciwieństwie do systemów BPM wykorzystujących oprogramowanie pośredniczące (middleware) i integrację rozwiązanie Doxis4 to tzw. „Integrated ECM & BPM”. Inaczej niż w przypadku rozwiązań opartych na oprogramowaniu pośredniczącym, integracja systemu BPM ze środowiskiem aplikacji nie wymaga dodatkowej architektury zorientowanej na usługi (SOA). Doxis4 BPM obsługuje wszystkie obszary przedsiębiorstwa: od rozwoju i organizacji poprzez działy specjalistyczne aż do IT w celu samodzielnego modelowania, zarządzania, optymalizowania i realizacji bazujących na dokumentach procesów biznesowych – zarówno standardowych, jak i ad hoc. Rozwiązanie Doxis4 BPM można stosować w poszczególnych jednostkach organizacyjnych, na skalę całego przedsiębiorstwa i w zakresie wykraczającym poza nie. Jednym z najbardziej znanych i rozpowszechnionych obszarów zastosowania w obrębie jednostki organizacyjnej jest kontrola i zatwierdzanie faktur za pomocą systemu BPM. Obejmujące całą organizację przepływy pracy występują np. w przypadku opracowywania zleceń.

Większa przestrzeń działania

Już od dawna system Doxis4 BPM umożliwia więcej niż tyko realizację procesów standardowych („doing by design”), które mają szczegółowo zdefiniowane przepływy pracy. Większość procesów opracowywania spraw nie jest ustrukturyzowana („design by doing”), lub też może zostać poddana tylko częściowemu ustrukturyzowaniu. W tej sytuacji mówi się też o zarządzaniu przypadkami (case management). Metoda ta gwarantuje pracownikom większą odpowiedzialność i większą przestrzeń działania, co pozytywnie wpływa na poziom ich motywacji. Przebieg i rezultat tych procesów jest nieprzewidywalny. W oparciu o swoje doświadczenia pracownik odpowiedzialny za dany przypadek decyduje o kolejnych krokach oraz o tym, którzy współpracownicy wezmą udział w jego opracowywaniu.

Często ma miejsce sytuacja, w której procesy standardowe nie są od razu identyfikowane jako takie. Dopiero w praktyce można zauważyć, że zawsze chodzi o ten sam przebieg czynności. Dzięki Doxis4 BPM te wcześniej doraźnie planowane i realizowane przebiegi można przekształcić w procesy standardowe. Doxis4 łączy obie koncepcje, umożliwia zrozumiałe modelowanie i oferuje jednolitą koncepcję pozwalającą na łączenie „runtime” i „buildtime”.