Automatyczne przetwarzanie faktur przychodzących – w bezpieczny, wydajny i opłacalny sposób
Optymalizacja przetwarzania faktur przychodzących w Doxis4
Faktury papierowe oznaczają dla niemieckiego przedsiębiorstwa średni koszt wynoszący 13 euro. Na tę kwotę składają się koszty pracy związanej z ręcznym wprowadzaniem danych, sprawdzaniem, zaksięgowaniem i archiwizacją wpływających faktur. Faktury papierowe często są najpierw kopiowane i przekazywane do odpowiednich działów w celu kontroli. Potem następuje wprowadzenie istotnych danych faktur do systemów księgowych i płatniczych. Zdarzają się literówki, które powodują dalsze opóźnienia.
Do tego dochodzą jeszcze wysokie koszty związane z brakiem dostępności informacji dla wystawców faktur, współpracowników i przełożonych. Często faktury pokonują długą drogę – głównie w przypadku przedsiębiorstw posiadających rozproszone lokalizacje – co odbija się na możliwości uzyskania skonta. Brak przestrzegania okresów płatności może trwale zaszkodzić relacjom z dostawcami. Cierpi na tym również zarządzanie płynnością, ponieważ brakuje dokładnej znajomości liczby i wysokości zobowiązań. W takich warunkach dokładne planowanie przepływów gotówkowych jest trudne, a nawet niemożliwe.
Doxis4 InvoiceMaster umożliwia automatyczne przetwarzanie na bieżąco faktur przychodzących – z odniesieniem do zamówienia lub bez – oraz faktur częściowych i zbiorczych. Faktura może przy tym mieć objętość od jednej aż do kilkuset stron (np. faktury budowlane). Niezależnie od nośników uwzględniane są wszystkie kanały odbioru informacji: od poczty tradycyjnej poprzez faks i wiadomości e-mail po elektroniczne formaty wymiany danych (ZUGFeRD). Zależnie od organizacji odczyt i kontrola faktur może odbywać się w sposób zdecentralizowany lub centralnie w ramach usług wspólnych w jednej lokalizacji dla całego przedsiębiorstwa.
1, 2, 3, 4 – prościej się już nie da
Proces przetwarzania faktur przychodzących można podzielić na 4 etapy:
- skanowanie dokumentów przychodzących,
- identyfikacja dostawcy i danych istotnych dla księgowania,
- kontrola faktury sterowana przepływem pracy oraz
- zabezpieczona przed modyfikacją archiwizacją dokumentów.
Na początku łańcucha procesów znajduje się skanowanie z wykorzystaniem Doxis4 Capture. Obsługiwane są najróżniejsze metody skanowania od centralnego do rozproszonego skanowania w różnych lokalizacjach przedsiębiorstwa. Po przeprowadzeniu kontroli prawidłowości faktur są one – równolegle z przetwarzaniem – odpowiednio archiwizowane w repozytorium treści Doxis4, a w przypadku zastosowania akt elektronicznych Doxis4 uporządkowane w odpowiednich rejestrach akt dostawcy.
W następnym etapie odbywa się rozpoznawanie tekstu metodą OCR (optycznego rozpoznawania znaków). Teraz możliwy jest odczyt (ekstrahowanych) danych faktury niezbędnych do opracowania oraz kontrola ważności (walidacja). Do tego celu stosuje się Doxis4 InvoiceMaster Read. Połączenie metod generycznych i uczących się pozwala na stałą optymalizację wyników rozpoznawania. Kontrola obejmuje również informacje obowiązkowe wymagane zgodnie z § 14 Ustawy o podatku VAT (UStG) i wewnętrznymi wytycznymi przedsiębiorstwa. Już na tym etapie możliwe jest odrzucenie błędnych faktur. Zapisane szablony korespondencji biznesowej umożliwiają automatyczne tworzenie dokumentów wysyłanych pocztą e-mail, faksem i listownie.
Zidentyfikowane za pomocą OCR dane faktur są używane m.in. do klasyfikacji dostawców i poddawane automatycznemu porównaniu z danymi dostawców z systemu księgowego lub ERP. Faktury dostawców zagranicznych są przetwarzanie z uwzględnieniem odpowiedniego języka, waluty i obowiązujących stawek podatkowych – rzecz jasna włącznie z obsługą SEPA.
Cel: w pełni zautomatyzowane księgowanie
Po zakończeniu kontroli poszczególne pozycje faktur (wraz z odniesieniem do zamówień) są porównywane z informacjami o zamówieniu zawartymi w stosowanym systemie ERP. W przypadku pełnej zgodności (brak różnic cen, ilości itd.) dane istotne dla procesu księgowania są przekazywane do działu rachunkowości. Następnie faktury mogą być księgowane w całkowicie zautomatyzowany sposób i dodawane do systemów płatniczych.
Na potrzeby ewentualnego dodatkowego opracowania dostępne jest specjalne stanowisko walidacji, które znacznie ułatwia wyszukiwanie i korektę błędów dzięki zastosowaniu kolorowych zaznaczeń oraz funkcji wyszukiwania dostawców i odbiorców faktur. Po dokonaniu walidacji faktury mogą być przekazywane do kontrolnego przepływu pracy. Zależnie od stosowanego systemu ERP możliwa jest pełna integracja procesu kontroli faktur, np. z systemem SAP poprzez Doxis4 InvoiceMaster SAP Control, lub integracja częściowa w oparciu o technologię Doxis4 InvoiceMaster Control.
Kontrola faktur
Proces kontroli faktur obejmuje kontrolę rzeczową i cenową, ew. wyjaśnienia np. w razie różnic cen i ilości, dekretację faktur bez odniesienia do zamówień, dopuszczanie lub odrzucanie oraz następującą potem archiwizację w celu spełnienia wymogów prawa podatkowego.
Poniższy proces zatwierdzania dopasowuje się do wytycznych przedsiębiorstwa: sięga on od typowej „zasady czterech oczu” aż do szeroko rozgałęzionych, wielostopniowych struktur zatwierdzania wraz z jednoczesną kontrolą na poziomie pozycji. Rzecz jasna Doxis4 InvoiceMaster Control oferuje regulacje dla zastępców oraz obsługę grupowych skrzynek roboczych.
Księga faktur przychodzących
Jako stały element modułu Doxis4 InvoiceMaster Control księga faktur przychodzących oferuje błyskawiczne zestawienie wszystkich opracowywanych faktur – zarówno tych, które zostały wstępnie wprowadzone jak i tych, które są już poddawane kontroli.
Mobilne zatwierdzanie faktur
Jeszcze większe przyspieszenie procesu jest możliwe dzięki mobilnemu zatwierdzaniu faktur. W tym celu Doxis4 InvoiceMaster Control oferuje internetową aplikację zatwierdzającą, z której można korzystać na smartfonach lub tabletach z systemem Windows, Apple iOS, Blackberry lub Android.
Po zakończeniu kontroli następuje zapis historii opracowywania faktury, która została uprzednio zarchiwizowana w zabezpieczony przed modyfikacją sposób. Dane istotne dla procesu księgowania oraz ID dokumentu są dodatkowo archiwizowane w celu zapewnienia dowodu księgowego. Dzięki temu w każdym momencie możliwe jest prześledzenie procesu kontroli faktury.
Rozszerzenie automatycznego systemu przetwarzania faktur
Doxis4 InvoiceMaster oferuje wszystkie niezbędne do tego celu funkcje w jednym rozwiązaniu. Dzięki ścisłej integracji ze wszystkimi wiodącymi na rynku systemami ERP, takimi jak SAP ERP, Infor ERP, MS Dynamics NAV/AX lub Oracle E-Business Suite użytkownik otrzymuje jednolite rozwiązanie.
Automatyczne przetwarzanie faktur przychodzących tworzy podstawę dla kompleksowego i niezależnego od nośników informacji przetwarzania całości poczty przychodzącej. Gdy dodać do tego jeszcze akta elektroniczne, zarządzanie zadaniami i procesami oraz zarządzaniedokumentami, powstanie działający na skalę firmy system zarządzania treścią w przedsiębiorstwie, dzięki któremu możliwa jest optymalizacja procesów biznesowych wymagających dużej liczby dokumentów.
Zalety
- Szybkie, gwarantujące jakość i niedrogie przetwarzanie faktur przychodzących
- Uwzględnienie wszystkich kanałów odbioru informacji przychodzących: poczty tradycyjnej, wiadomości e-mail, faksu
- Obsługa formatu SEPA i ZUGFeRD
- Przejrzystość dzięki aktualnej księdze faktur przychodzących
- Kontrola wszystkich informacji obowiązkowych wymaganych zgodnie z § 14 niemieckiej ustawy o podatku VAT (UStG)
- Funkcja zatwierdzania mobilnego dostępna dla smartfonów lub tabletów
- Płynna integracja z systemami finansowo-księgowymi lub ERP
Doxis4 InvoiceMaster
Doxis4 InvoiceMaster składa się z trzech modułów głównych, które można stosować oddzielnie lub łącznie:
- Doxis4 InvoiceMaster Read
Wydajna metoda odczytu i walidacji wszystkich danych nagłówków i pozycji (wstępnie skonfigurowana i ucząca się) - Doxis4 InvoiceMaster Control
Niezależna od systemu, działająca w skali przedsiębiorstwa funkcja kontroli i zatwierdzania faktur - Doxis4 InvoiceMaster Control for SAP
Funkcja kontroli i zatwierdzania faktur zintegrowana bezpośrednio z SAP (włącznie z klientem internetowym dla użytkowników spoza SAP)
Możliwości i zalety
-
Typy dokumentów, kanały odbioru informacji przychodzących i języki
Moduł Doxis4 InvoiceMaster służy do przetwarzania faktur kosztowych i faktur dostawców z odniesieniem do zamówienia i bez, faktur częściowych i zbiorczych oraz faktur korekcyjnych. Faktury są dodawane za pośrednictwem wszystkich kanałów odbioru informacji przychodzących w sposób niezależny od nośnika – od poczty papierowej poprzez faks aż do wiadomości e-mail. Doxis4 może również przetwarzać nowy format faktur elektronicznych ZUGFeRD. Rzecz jasna oferujemy też kompatybilność z SEPA! Doxis4 InvoiceMaster jest przeznaczony dla przedsiębiorstw działających na międzynarodową skalę i dostępny w wielu wersjach językowych.
-
Automatyczne przetwarzanie włącznie z w pełni zautomatyzowanym księgowaniem
Cały proces odczytu faktur w Doxis4 InvoiceMaster odbywa się w bardzo zautomatyzowany sposób: od klasyfikacji i rozpoznania języka dokumentu, poprzez ekstrakcję informacji istotnych dla dalszego przetwarzania, po walidację. Połączenie różnych metod analitycznych, metod uczących się oraz możliwości „douczenia” nieznanych faktur stale poprawia wyniki rozpoznawania. Mechanizmy walidacji, takie jak sprawdzanie kompletności informacji obowiązkowych wymaganych zgodnie z § 14 ustawy o podatku VAT, kontrola spójności oraz porównywanie danych podstawowych i danych faktur z systemem ERP umożliwiają odpowiednio wczesne wychwytywanie błędów, zmniejszając tym samym nakłady ponoszone na późniejszą kontrolę i zatwierdzanie faktur. W przypadku zgodności faktury z odniesieniem do zamówienia mogą być przetwarzane całkowicie automatycznie, włącznie z w pełni zautomatyzowanym księgowaniem.
-
Kontrola i zatwierdzanie faktur
Doxis4 InvoiceMaster obsługuje różne metody zatwierdzania, dzięki czemu procesy zatwierdzania mogą być realizowane w sposób dostosowany do każdego przedsiębiorstwa lub struktury organizacyjnej. Sięgają one od typowej „zasady czterech oczu” aż do szeroko rozgałęzionych, wielostopniowych struktur zatwierdzania wraz z jednoczesną kontrolą na poziomie pozycji. W przypadku wyjaśniania sprawy w każdej chwili można doraźnie włączyć w proces kontroli kolejne osoby zajmujące się opracowywaniem. Do zakresu funkcji dostępnych w Doxis4 InvoiceMaster należą rzecz jasna również regulacje dla zastępców oraz obsługa grupowych skrzynek roboczych. Dzięki niezależnej od sprzętu aplikacji internetowej lub bezpośrednio poprzez e-mail moduł Doxis4 InvoiceMaster umożliwia mobilne uczestniczenie w procesie zatwierdzania faktur w dowolnym miejscu i czasie (Doxis4 Mobile Workflow Access).
-
Analizy graficzne
Doxis4 InvoiceMaster pozwala na żądanie generować wstępnie konfigurowane raporty specjalne, które zawierają wykresy słupkowe, kołowe, liniowe lub punktowe, dostarczające aktualnych informacji o procesach związanych z fakturami oraz wskazujące możliwości ulepszeń: jak skutecznie przebiega proces przetwarzania faktur przychodzących? Gdzie występują wąskie gardła? W przypadku jakich faktur istnieje ryzyko utraty skonta? Jak duży jest udział w pełni zautomatyzowanego księgowania w przypadku faktur z odniesieniem do zamówienia? Tym samym dzięki optymalizacji przetwarzania poszczególnych faktur Doxis4 przyczynia się do lepszego kierowania procesem i bardziej wydajnego przetwarzania faktur ogółem.
-
„Ready for E-Invoicing”
Renomowana firma doradcza EBNER STOLZ potwierdziła, że Doxis4 spełnia ustawowe wymogi dla faktur elektronicznych zgodnie z § 14 ust. 1 ustawy o podatku VAT. Audytorzy poświadczają, że sprawdzony produkt oprogramowania Doxis4 „przy odpowiednim stosowaniu oraz w połączeniu z określonymi kontrolami organizacyjnymi przeprowadzanymi u klientów korzystających z Doxis4 pozwala na prawidłowe przetwarzanie i archiwizację elektronicznych faktur przychodzących i wychodzących zgodnie z wymogami § 14 ust. 1 niemieckiej ustawy o podatku VAT (UStG) wg regulacji projektu ustawy upraszczającej prawo podatkowe (StVereinfG 2011) oraz z objaśnieniami uzupełniającymi Federalnego Ministerstwa Finansów (BMF) zawartymi w piśmie z dn. 2 lipca 2012 r.”. Konkluzja EBNER STOLZ: „Sprawdzone moduły oprogramowania pakietu Doxis4 iECM można zatem traktować jako odpowiednie i nadające się do prawidłowego prowadzenia księgowości”.
-
Certyfikowana archiwizacja chroniąca przed modyfikacją
Cały proces automatycznego wprowadzania, przypisywania, sprawdzania i księgowania faktur przychodzących zostaje przejrzyście udokumentowany i poddany archiwizacji chronionej przed modyfikacją. Zastosowanie archiwum Doxis4 umożliwia automatyczne zarządzanie okresami retencji, dzięki czemu wymagające przechowywania dokumenty są bezpiecznie gromadzone w sposób zgodny z ustawowymi, branżowymi i obowiązującymi w przedsiębiorstwie wytycznymi w zakresie zgodności. Gwarancją takiego poziomu bezpieczeństwa jest również certyfikat IDW PS 880 przyznany pakietowi Doxis4 iECM przez cieszącą się światową renomą firmę audytorską Deloitte & Touche. W związku z tym archiwizacja elektroniczna w Doxis4 odbywa się w odpowiednio zabezpieczony przed modyfikacją sposób, zgodnie z zasadami prawidłowego prowadzenia systemów księgowych chronionych przed modyfikacją (GoBS) oraz AO, HGB i GDPdU.
Korzyści z zastosowania automatycznego przetwarzania faktur
Dürr Dental AG
Spółka Dürr Dental AG zautomatyzowała proces przetwarzania dowodów dostaw i faktur przychodzących włącznie z integracją rozwiązania Doxis4 z wiodącym systemem IFS-ERP.
Czytaj więcej »
Związek samorządowy Westfalii-Lippe
LWL wybrał zintegrowany system ECM firmy SER o zasięgu wykraczającym poza granice działów organizacji. W użyciu są akta elektroniczne, archiwizacja, kontrola faktur i księga jakości KTQ.
Czytaj więcej »
DER Touristik
Dzięki rozwiązaniu Doxis4 koncern każdego roku automatycznie przetwarza ponad pół miliona faktur przychodzących i gromadzi wszystkie faktury w archiwum SER w sposób zgodny z wymogami kontrolnymi.
Czytaj więcej »
Ärztliche Verrechnungsstelle Büdingen
PVS Büdingen korzysta z archiwum, systemu DMS, akt elektronicznych, skrzynek roboczych, przepływu prac, funkcji Capture oraz SmartOffice Plus wchodzących w skład pakietu Doxis4 iECM-Suite.
Czytaj więcej »Integracja z automatycznym przetwarzaniem poczty przychodzącej
Proces przetwarzania faktur przychodzących jest predestynowany do włączenia w odbywające się w całym przedsiębiorstwie, zautomatyzowane przetwarzanie poczty przychodzącej. Pod względem technicznym moduł Doxis4 InvoiceMaster jest oparty na uniwersalnym rozwiązaniu Doxis4 Inbound Center.
Moduł Doxis4 Inbound Center pozwala na automatyczne gromadzenie i rozprowadzanie całość odbieranej w przedsiębiorstwie poczty, wiadomości e-mail i faksów. Zeskanowane dokumenty papierowe oraz dokumenty elektroniczne są łączone w obrębie tylko jednego procesu, eliminując tym samym konieczność zmiany nośników danych. W żadnym razie nie chodzi tutaj o rozwiązanie stosowane tylko w dużych przedsiębiorstwach, lecz o takie, które coraz częściej jest wykorzystywane w firmach średniej wielkości.
Zalety są oczywiste: eliminacja czasu przesyłania i przestojów. Bezpośrednio po wpłynięciu wszystkie dokumenty są dostępne do opracowania w kontekście spraw i operacji bez konieczności zmiany nośników danych. Powoduje to znaczne przyspieszenie przetwarzania operacji. Dokumenty są przypisywane do operacji, za pośrednictwem której można wywołać wszystkie pozostałe informacje.
Więcej o kompleksowym przetwarzaniu poczty przychodzącej w Doxis4Zalety
- Przetwarzanie wielokanałowe eliminuje konieczność zmiany nośników danych
- Automatyzacja dzięki klasyfikacji treści
- Szybkie przypisywanie i rozdzielanie przyspiesza opracowywanie spraw i operacji oraz zwiększa dostępność informacji
- Bezpośrednia integracja z procesami biznesowymi
Automatyczne przetwarzanie faktur w Doxis4 – przegląd
Odczyt faktur (Doxis4 InvoiceMaster Read)
- Niezależne od nośników informacji przetwarzanie wszystkich faktur wpływających najróżniejszymi kanałami (korespondencja tradycyjna, faks, wiadomości e-mail, ZUGFeRD)
- Przetwarzanie różnych formatów faktur (faktury z odniesieniem do zamówienia lub bez, faktury częściowe i zbiorcze)
- Obsługa wczesnego i późnego wprowadzania danych
- Rozpoznawanie OCR zeskanowanych dokumentów
- Ekstrakcja wszystkich informacji istotnych dla procesu przetwarzania (jak np. dane dostawców i odbiorców faktur, dane nagłówków i dane podstawowe, pozycje itd.)
- Kontrolowane i w pełni automatyczne poprawianie wyników rozpoznawania
- Pełna integracja SEPA (dodatkowe pola dla kodów IBAN i BIC, sprawdzanie danych bankowych dostawcy także w przypadku IBAN)
- Walidacja i kontrola zgodnie z § 14 ustawy o podatku VAT i innymi przyjętymi wytycznymi
- Wygodna kliencka aplikacja walidacyjna umożliwiająca kontrolę i korektę dokumentów
- Niezależność od używanego systemu archiwizacji i ERP
- Obsługa licznych wersji językowych, walut i stawek podatku
- Porównanie z danymi podstawowym systemów ERP (certyfikowany interfejs SAP, uniwersalny interfejs dla wszystkich innych systemów ERP)
Kontrola faktur (Doxis4 InvoiceMaster Control)
- Faktury z odniesieniem do zamówienia lub bez
- Konfigurowalne strategie zatwierdzania
- jedno- i wielostopniowe
- automatyczne wyszukiwanie osoby opracowującej
- poziomy zatwierdzeń i limity kwot
- identyfikacja i sprawdzanie różnic cen i ilości
- zasada czterech oczu
- Praca z grupowymi i indywidualnymi skrzynkami roboczymi (przypisanie bezpośrednie)
- Ułatwianie dekretacji dzięki podpowiedziom i oknom dialogowym wyszukiwania
- Podzielone listy dekretacji (własne dane dekretacji/inne dane dekretacji)
- Controlling dzięki raportom i historii
- Elastyczne mechanizmy eskalacji
- Indywidualne komentarze dla danego etapu procesu
- Generowanie dokumentów na potrzeby korespondencji z dostawcami
- Zatwierdzanie jednoczesne dzięki dostarczaniu operacji kilku pracownikom
- Regulowanie zastępstw
- Możliwość mobilnego uczestniczenia w procesie dzięki nowoczesnemu interfejsowi internetowemu
- Integracja z klientami Doxis4: Doxis4 winCube i Doxis4 webCube
- Kompatybilność z SEPA: obsługa zarówno kodów IBAN/BIC, jak i numerów kont/kodów banków
Interfejsy
- Certyfikowany interfejs SAP
- Uniwersalny interfejs dla wszystkich innych systemów ERP (Universal ERP Connector)
- Możliwość elastycznego zastosowania – włącznie z archiwami obcymi
- Wygodne przejmowanie danych operacji do SAP GUI za pośrednictwem modułu Doxis4 SAP Remote Control