
Doxis4 iRoom: zarządzanie kompleksowymi projektami
Dzięki Doxis4 iRoom przedsiębiorstwa mogą zapewnić wszystkim uczestnikom projektów – również podmiotom zewnętrznym – poprzez przeglądarkę internetową bezpieczny dostęp do danych projektowych w zabezpieczonym „pokoju projektowym” – bez konieczności instalacji oraz z dowolnego miejsca.
W realizacji wielu projektów uczestniczą specjaliści z zewnątrz, np. partnerzy, dostawcy, rzeczoznawcy, prawnicy itd., którzy wspólnie z wewnętrznymi pracownikami pracują nad treściami. Doxis4 iRoom zapewnia bezpieczny, niezależny od lokalizacji i obejmujący wiele przedsiębiorstw dostęp do dokumentów, materiałów, procesów i zadań. Wszystkie istotne dokumenty lub procesy są wyświetlane bezpośrednio bez wcześniejszego wyszukiwania – do wyboru w formie listy (zazwyczaj listy dokumentów) lub ogólnodostępnego wykazu. W ten sposób wszyscy uczestnicy projektu mają dostęp do tych samych informacji.
Mogą wymieniać się dokumentami projektowymi, rejestrami lub całymi dokumentacjami, a także pracować nad nimi. Doxis4 iRoom umożliwia także przypisywanie zadań oraz zarządzanie nimi i ich nadzorowanie. Pozwala to na zarządzanie dokumentacją projektową w sposób ustrukturyzowany i celowy. Opcja kontroli wersji zapewnia przejrzystość i czytelność wszelkich zmian wprowadzanych w dokumentach. Zamiast pobierać załączniki e-mailowe lub korzystać z rozwiązań w zakresie udostępniania plików, i tym samym narażać się na różne rodzaje ryzyka i bałagan związany z różnymi wersjami, Doxis4 iRoom oferuje zespołom rozwiązanie oparte na wspólnej bazie informacji, która jest odpowiednio zabezpieczona i zawsze aktualna.

Integracja zewnętrznych członków projektów
Doxis4 iRoom umożliwia zapraszanie uczestników projektu oraz udzielanie im stałego lub tymczasowego dostępu do projektu za pomocą e-maila. Uczestnicy otrzymują zabezpieczony dostęp do udostępnionych informacji. Rysunki budowlane można na przykład przekazywać w sposób zabezpieczony uprawnionym inżynierom w celu zatwierdzenia – w sposób doraźny lub w pełni zautomatyzowany.
Dzięki elektronicznemu przepływowi pracy inżynierowie mogą również zatwierdzać dokumenty poprzez Doxis4 iRoom. W ten sposób we własne procesy można z łatwością angażować również zewnętrznych członków projektów.
Zarządzanie zabezpieczeniem dostępu
Selektywny system przydzielania uprawnień zapewnia elastyczne zarządzanie podglądem lub obróbką poszczególnych dokumentów, rejestrów lub materiałów. Opcje dostępu określa kierownik projektu podczas przydziału praw. Może on przypisać uczestnikom projektu konkretne funkcje i prawa, i tym samym udzielić lub pozbawić dostępu do ważnych informacji projektowych. Aby umożliwić różnym podmiotom bieżące śledzenie udostępniania poszczególnych informacji, w ramach ścieżki audytu protokołuje się fakt wysyłki tymczasowego linka. W ten sposób wiadomo, który wewnętrzny użytkownik zaprosił osobę zewnętrzną i udzielił jej dostępu do informacji.

Przejrzysty status realizacji projektów
W Doxis4 iRoom wszyscy członkowie projektu znają aktualny status projektu oraz mają bieżący podgląd wydanych zatwierdzeń, przekazanych informacji i najważniejszych etapów realizacji projektu. Funkcje dodawania wyjaśnień i notowania zapewniają bezpośredni wgląd w komentarze i notatki dodawane do dokumentów i procesów – dodatkowo nie wymaga to oddzielnej komunikacji e-mailowej.
Opcja kontroli wersji pozwala na bieżące śledzenie, kto kiedy i co dodał lub zmienił. Zapewnia to optymalne spełnienie wymogów w zakresie zgodności. Funkcja przesyłania powiadomień i funkcja abonamentowa służą do informowania uczestników projektu – jeśli jest taka potrzeba, w sposób automatyczny drogą e-mailową – o procesach, nowych lub zmienionych dokumentach, zrealizowanych etapach czy ważnych terminach i datach.
Doxis4 iRoom – nowa definicja współpracy
Doxis4 iRoom to nowoczesna platforma współpracy służąca zarządzaniu kompleksowymi projektami, realizowanymi przez różne przedsiębiorstwa – pełni funkcję zarówno wspólnego „pokoju projektowego” przeznaczonego dla podmiotów wewnętrznych i zewnętrznych, jak i zabezpieczonego pokoju roboczego (tzw. deal room) gwarantującego maksymalną poufność.
Zabezpieczony wirtualny pokój roboczy, pokój projektowy i pokój danych
Bezpieczna wymiana dokumentacji projektowej
Zapraszanie wewnętrznych i zewnętrznych partnerów do iRoom za pomocą e-maila
Dokumentacja i
archiwizacja procesu
Funkcja przesyłania powiadomień i funkcja abonamentowa
Przejrzyste zarządzanie zadaniami i terminami