W realizacji wielu projektów uczestniczą specjaliści z zewnątrz, np. partnerzy, dostawcy, rzeczoznawcy, prawnicy itd., którzy wspólnie z wewnętrznymi pracownikami pracują nad treściami. Doxis4 iRoom zapewnia bezpieczny, niezależny od lokalizacji i obejmujący wiele przedsiębiorstw dostęp do dokumentów, materiałów, procesów i zadań. Wszystkie istotne dokumenty lub procesy są wyświetlane bezpośrednio bez wcześniejszego wyszukiwania – do wyboru w formie listy (zazwyczaj listy dokumentów) lub ogólnodostępnego wykazu. W ten sposób wszyscy uczestnicy projektu mają dostęp do tych samych informacji.

Mogą wymieniać się dokumentami projektowymi, rejestrami lub całymi dokumentacjami, a także pracować nad nimi. Doxis4 iRoom umożliwia także przypisywanie zadań oraz zarządzanie nimi i ich nadzorowanie. Pozwala to na zarządzanie dokumentacją projektową w sposób ustrukturyzowany i celowy. Opcja kontroli wersji zapewnia przejrzystość i czytelność wszelkich zmian wprowadzanych w dokumentach. Zamiast pobierać załączniki e-mailowe lub korzystać z rozwiązań w zakresie udostępniania plików, i tym samym narażać się na różne rodzaje ryzyka i bałagan związany z różnymi wersjami, Doxis4 iRoom oferuje zespołom rozwiązanie oparte na wspólnej bazie informacji, która jest odpowiednio zabezpieczona i zawsze aktualna.

Opcja kontroli wersji pozwala na bieżące śledzenie, kto kiedy i co dodał lub zmienił. Zapewnia to optymalne spełnienie wymogów w zakresie zgodności. Funkcja przesyłania powiadomień i funkcja abonamentowa służą do informowania uczestników projektu – jeśli jest taka potrzeba, w sposób automatyczny drogą e-mailową – o procesach, nowych lub zmienionych dokumentach, zrealizowanych etapach czy ważnych terminach i datach.