Czym jest archiwizacja cyfrowa?

Archiwizacja ważnych dokumentów i danych od kilku stuleci odgrywa ważną role w naszym społeczeństwie. Archiwizacja jest gwarantem, że informacje są przechowywane i zachowywane – tymczasowo lub na lata, a w razie potrzeby mogą być z łatwością udostępnione. Jednak wraz z rosnącą ilością informacji i danych archiwa z roku na rok zajmują coraz więcej miejsca. Na szczęście, w dzisiejszych czasach archiwizacja cyfrowa stanowi fantastyczne rozwiązanie odwiecznego problemu w tej dziedzinie.

Co to jest archiwizacja dokumentów?

Dokumenty są jednocześnie paliwem napędowym Twojej organizacji jak i jej fundamentem. Aby skutecznie funkcjonować, wiedza i dane w Twojej firmie muszą być łatwo dostępne dla tych, którzy ich potrzebują. Archiwizacja dokumentów odpowiada na tę potrzebę. Dotyczy to zarówno dokumentów fizycznych, jak i cyfrowych, a także archiwizacji danych. Archiwizacja danych obejmuje zazwyczaj różne rodzaje danych: różnicowe kopie bezpieczeństwa oraz dane archiwalne.

Sposoby archiwizacji dokumentów

Istnieje wiele sposobów archiwizacji dokumentów. Przykładami sposobów archiwizacji dokumentów są między innymi:

Przechowywanie papierowych kopii dokumentów

Standardowy sposób, który znamy od stuleci. Faktury, rachunki i inne ważne dokumenty w formie papierowej istnieją fizycznie i są przechowywane w fizycznych teczkach, segregatorach i kartonach. Jest to metoda, które nie tylko zajmuje to cenną przestrzeń, ale nie chroni dokumentów na wypadek potencjalnych uszkodzeń lub innych zagrożeń, a ponadto dokumenty są trudno dostępne i oraz wymagają nakładów pracy w celu ich konserwacji.

Skanowanie na żądanie

Ta hybrydowa metoda archiwizacji polega na przechowywaniu dokumentów fizycznie, na papierze, i wnioskowaniu o zeskanowanie dokumentu, gdy jest on potrzebny w formie cyfrowej.

Metoda ta, choć nieco bardziej praktyczna niż wyłączne przechowywanie ważnych informacji na papierze, nadal wymaga fizycznej przestrzeni do przechowywania, jak również nakładów pracy do rzeczywistego skanowania wymaganych dokumentów.

Archiwizacja cyfrowa / przechowywanie cyfrowe

Wraz z postępującą transformacją cyfrową, firmy coraz częściej przechodzą na systemy archiwizacji dokumentów bez użycia papierowych kopii. Dokumenty są opracowywane i zarządzane elektronicznie, na przykład za pomocą systemów do zarządzania dokumentami (DMS), a pliki i wraz z nimi dokumenty są bezpiecznie przechowywane za pomocą oprogramowania archiwizującego. Właśnie na tej metodzie skupimy się w kolejnej sekcji:

Co to jest archiwizacja cyfrowa?

Archiwizacja elektroniczna (lub cyfrowa) ma wiele zalet. Jest to długoterminowe rozwiązanie oszczędzające miejsce i dające praktycznie nieograniczone możliwości rozbudowy. Jeśli chodzi o zarządzanie dokumentami, archiwizacja cyfrowa oszczędza czas, pieniądze, a nawet przestrzeń fizyczną. Jakie pliki cyfrowe można przechowywać w wirtualnym archiwum lub archiwum online? Może to być dowolny rodzaj plików, w zależności od potrzeb Twojej organizacji - od plików tekstowych po pliki graficzne, od filmów po arkusze kalkulacyjne i wiele innych.

Korzyści wynikające z archiwizacji cyfrowej

Jakie są zatem najważniejsze korzyści płynące z cyfrowej archiwizacji? Poniżej przedstawiamy ich podsumowanie:

Unikanie problemów podatkowych

Wybierając oprogramowanie ECM certyfikowane zgodnie z krajowymi wymogami prawnymi dotyczącymi archiwizacji odpornej na audyt oraz światowymi standardami, takimi jak ISO 16175-2, firmy mogą mieć pewność, że wszystkie istotne dokumenty są archiwizowane zgodnie z wymogami audytu. Wszystkie informacje są nie tylko dostępne w każdej chwili, ale również przechowywane w sposób bezpieczny, kompletny, prawidłowy, niezmienny, odtwarzalny, możliwy do odczytania maszynowego i odporny na ich utratę. Firmy są w stanie bezpośrednio dostarczyć wewnętrznym i zewnętrznym audytorom dokumenty, których potrzebują, unikając w ten sposób problemów podatkowych i konsekwencji prawnych.

Zabezpieczenie wiedzy w firmie

Scentralizowane archiwum cyfrowe jest podstawą do gromadzenia całego know-how firmy. Stanowi ono repozytorium ważnych danych i doświadczeń w firmie i dostarcza pracownikom informacji w niezbędnym czasie i miejscu, w którym są one potrzebne. Elektroniczne pliki charakteryzują się szeregiem użytecznych funkcji. Łączą one informacje w odpowiednim kontekście biznesowym - na przykład na temat konkretnych procesów biznesowych i tematów - aby pomóc pracownikom łatwo znaleźć to, czego potrzebują i przyspieszyć przepływ pracy. Idealnym rozwiązaniem jest uzupełnienie archiwum plikami elektronicznymi za pośrednictwem oprogramowania DMS.

Minimalizacja ryzyka odpowiedzialności

Dzięki elektronicznej archiwizacji firmy mają całodobowy dostęp do wszystkich ważnych dokumentów - np. dotyczących produkcji, testów, kontroli, dostaw, bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodności z normami jakościowymi i innych. Dokumenty te są archiwizowane zgodnie z wymogami audytu, co oznacza, że mogą być rozliczane na wszystkich etapach ich cyklu życia. Wszystko co niezbędne jest rejestrowane elektronicznie, począwszy od danych na temat powstania dokumentu, aż po zmiany w treści pliku na przestrzeni czasu, a także kto i w jaki sposób go zarchiwizował. Zapewnia to kluczową ochronę przed konsekwencjami prawnymi i finansowymi w przypadku nieoczekiwanych problemów prawnych.

Ochrona dokumentów

Przy zastosowaniu odpowiednich środków ostrożności archiwizacja cyfrowa (w tym archiwizacja odporna na audyt) pozwala uchronić informacje przed ich zniszczeniem, utratą, manipulacją i kradzieżą. Kompleksowe rozwiązanie do archiwizacji w firmie rozwiązuje ten problem na wiele sposobów, na przykład poprzez metody autoryzacji dostępu. Firmy mogą określić, kto jest uprawniony do przeglądania, edytowania i usuwania poszczególnych informacji w cyfrowym archiwum.

Dotrzymywanie terminów

Prawne okresy przechowywania różnią się w zależności od rodzajów dokumentów biznesowych i nie są równe: Różne typy i formaty dokumentów podlegają różnym zasadom przechowywania. Automatyczne okresy przechowywania i terminy usuwania są użytecznymi narzędziami, które pomagają firmom zapewnić pełną zgodność ich procesów archiwizacji plików z obowiązującymi przepisami. Zapobiegają one przedwczesnemu lub przypadkowemu usuwaniu dokumentów, a w przypadku konieczności ich usunięcia (np. dokumentów zawierających dane osobowe zgodnie z EU GDPR) generują dowód ich usunięcia.

Najlepsze praktyki archiwizacji cyfrowej z Doxis4

  • Elastyczne scenariusze archiwizacji: bezpieczna, elektroniczna archiwizacja informacji odporna na audyt, tymczasowa lub trwała, centralna lub w razie potrzeby w zapewniona w oddzielnych systemach - np. dla działu kadr w oprogramowaniu eFiles (multitenant architecture)
  • Bezpieczeństwo: Spełnienie wymogów zgodności, np. w zakresie praw dostępu, terminów automatycznego usuwania danych i okresów przechowywania.
  • Możliwość śledzenia zmian: Bezproblemowe dokumentowanie wszystkich zmian wprowadzanych dokumentach i zachodzących w nich procesach.
  • Bezproblemowe przechowywanie danych na wszystkich nośnikach: Archiwizacja i odzyskiwanie obrazów, dokumentów, faktur, obiektów multimedialnych, wiadomości email, nagrań, danych z aplikacji biznesowych i wielu innych, niezależnie od formatu
  • Informacje w odpowiednim kontekście: Archiwizacja, zarządzanie, wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów, danych i kategorii procesów we właściwym kontekście biznesowym dzięki rozwiązaniu eFiles oraz kompleksowym funkcjom przechowywania i wyszukiwania.
  • Wielosystemowa kompatybilność: Cyfrowe archiwum dostępne w systemie Windows, Online w przeglądarce internetowej oraz na urządzeniach mobilnych, jak również intuicyjny dla użytkownika interfejs z możliwością obsługi w wielu językach
  • Nowoczesna technologia: Obsługuje wszystkie popularne funkcje systemów do przechowywania danych, jak i posiada wbudowane mechanizmy prewencyjne przed awarią systemu, utracie danych, nieautoryzowanemu korzystaniu z uprawnień i wielu innym niepożądanym sytuacjom
  • Możliwość skalowania do potrzeb: Umożliwia dodawanie użytkowników, klientów i aplikacji biznesowych w dowolnym momencie oraz pracę z rozbudowaną ilością dokumentów i danych w zależności od potrzeb Twojej firmy.

Dowiedz się więcej o elektronicznej archiwizacji za pomocą Doxis4 »

Odkryj Doxis4

Skontaktuj się z nami! Chętnie odpowiemy na Twoje pytania dotyczące archiwizacji dokumentów i udzielimy informacji na temat oprogramowania Doxis4. Masz ochotę zobaczyć jak działa Doxis4? Z przyjemnością przeprowadzimy demonstrację na żywo! Czekamy na Twoją wiadomość!